土建工程文档管理规范模板

土建工程文档管理规范模板一、目的与适用范围1.目的：为规范土建工程项目从立项、设计、施工至竣工交付及后期运维全过程的文档管理工作，确保工程文档完整、准确、系统、安全，满足工程建设、质量追溯、运维管理及审计监察等工作需求，特制定本规范。2.适用范围：本规范适用于公司投资建设的各类新建、扩建、改建土建工程项目（涵盖房屋建筑、市政道路、桥梁、地下管廊等类型），涉及项目各参建单位（建设、设计、施工、监理、勘察等）的文档管理活动。二、工程文档分类（一）按工程阶段划分立项决策阶段：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、环境影响评价报告、建设用地规划许可证等。勘察设计阶段：地质勘察报告、地形测绘图、方案设计文件、初步设计（含概算）、施工图（含图纸、设计说明、计算书）、设计交底记录、图纸会审纪要等。施工准备阶段：施工许可证、施工组织设计（含专项方案）、监理规划及细则、图纸会审记录、工程开工报告、材料设备进场检验报告等。施工阶段：施工日志、隐蔽工程验收记录、分部分项工程检验批资料、工程变更单（含设计变更、洽商记录）、材料构配件报验单、监理通知单及回复单、进度款支付申请、工程会议纪要、安全检查记录等。竣工交付阶段：竣工图（含建筑、结构、水电等专业）、竣工验收报告、质量评估报告、质量保修书、竣工结算文件、档案验收意见书等。运维阶段：设施维护手册、运维记录、改造维修方案及实施资料、物业产权资料等。（二）按文档类型划分技术类：工程图纸（含电子图）、勘察报告、设计文件、施工方案、技术交底记录、检测试验报告（如混凝土强度、桩基检测）、变更技术说明等。管理类：项目管理策划书、工程合同（含补充协议）、会议纪要、工作联系单、工程签证单、监理月报、工程暂停/复工令、验收申请表等。经济类：工程概/预/结算文件、工程量清单、材料设备询价单、工程款支付凭证、索赔文件及审批资料等。三、文档编制与形成要求（一）内容完整性工程文档应如实反映建设全过程实际情况，做到“事毕文存、文实相符”。例如：隐蔽工程验收记录需包含部位、工艺、材料、验收结论及人员签字，必要时附影像资料；施工日志应记录每日天气、施工内容、人员机械投入、质量安全问题及处理措施。（二）格式规范性纸质文档采用A4幅面（图纸除外），字迹清晰、书写工整，禁用铅笔、圆珠笔（归档文件除外），签字盖章手续完备。电子文档格式：图纸类为CAD（dwg/dxf）、PDF；文本类为DOC、DOCX、PDF；影像类为JPG、MP4（分辨率不低于1080P，重要影像附文字说明）。文档编号唯一，可采用“项目代号-阶段代码-类型代码-顺序号”规则（如“TJGJ-01-JS-001”），避免重复混乱。（三）签署与审批技术类文档（如施工方案、图纸会审纪要）需经编制人、审核人签字，设计变更需设计单位签字盖章；重大方案（如深基坑、高支模）需专家论证签字。管理类文档（如工程签证、会议纪要）需经建设、施工、监理代表签字，合同变更需加盖公章。经济类文档（如结算文件）需经造价人员编制、复核，建设单位审核，必要时第三方审计确认。（四）版本管理文档变更时明确版本状态（如“初稿V1.0”“修订版V2.0”），标注版本号、修订日期、内容摘要。电子文档保留历史版本，通过文件夹分类或版本管理软件（如SVN）实现追溯。四、文档审批流程（一）内部审批施工单位文档（如施工方案、进度计划）：项目部技术负责人审核→监理单位审批；重大变更报建设单位复核。监理单位文档（如监理月报、质量评估报告）：总监理工程师审核→建设单位备案。建设单位文档（如项目策划书、变更指令）：项目负责人审核→公司工程管理部门/分管领导审批。（二）外部审批设计变更文件：设计单位负责人签字、加盖出图章→建设单位转发施工、监理。专项施工方案（如危大工程）：专家论证通过→形成报告并签字→实施。竣工结算文件：施工单位编制→监理初审→建设单位复审（或第三方审计）→双方签字盖章确认。五、文档归档管理（一）归档时间分阶段归档：立项、设计、施工准备阶段文档，阶段完成后15个工作日内归档；施工阶段文档按月/分部分项完成后7个工作日内归档；竣工交付阶段文档竣工验收合格后30个工作日内归档。一次性归档：小型项目可在竣工结算、档案验收通过后一次性归档。（二）归档范围与要求归档文档含纸质版和电子版（双套制），纸质版字迹清晰、无涂改，电子版与纸质版内容一致、无病毒。图纸类折叠整齐（图标栏外露）、装订成册；文本类按类别/阶段排序、胶装/线装，封面标注项目名称、类别、阶段、编制单位、日期。电子文档建立目录索引，存储于专用硬盘或服务器，重要文档异地备份（如公司云平台）。（三）档案编号与存放档案编号采用“项目代号-年份-阶段-类型-序号”（如“TJGJ-2024-SG-JL-001”），便于检索。纸质档案存放于专用柜，环境防潮、防火、防虫、防光（温度14-24℃，湿度45%-60%）；电子档案定期检测存储设备。六、文档借阅与使用（一）借阅流程内部人员：填写《借阅申请表》（注明文档名称、用途、期限）→部门负责人审批→档案管理部门办理手续。外部单位：出具介绍信及经办人身份证复印件→建设单位项目负责人审批→档案管理人员陪同查阅（或提供复印件，注明用途）。（二）使用要求借阅人妥善保管文档，不得涂改、转借；如需复制，经档案管理部门审批，复制件加盖“复制件”章并注明用途。归还时档案管理人员检查完整性，核对无误后注销记录；逾期未还的发函催还，情节严重的纳入信用考核。七、安全与保密管理（一）涉密文档管理涉及国家秘密、商业秘密的文档（如涉密勘察报告、造价数据），标注密级（秘密、机密），单独存放于密码柜，借阅经保密委员会审批，严禁互联网传输或存储。（二）电子文档安全电子文档设置访问权限（只读、编辑、管理员），普通人员仅可查看只读文档，编辑权限仅限编制人或授权人员。存储设备安装杀毒软件，定期更新病毒库；重要文档加密（如VeraCrypt），密钥专人保管。（三）保密责任参建单位与涉密人员签订《保密协议》，明确义务与违约责任；泄密事件立即启动应急预案，追究相关人员责任。八、检查与考核（一）定期检查建设单位每月检查施工、监理单位文档管理（完整性、规范性、及时性）。公司工程管理部门每季度抽查项目档案（电子备份、涉密管理、借阅登记），形成报告并通报。（二）考核与奖惩文档管理规范的单位/个人给予表彰或绩效加分；混乱、缺失的责令整改，整改不力的扣减绩效，情节严重的暂停工程款或取消合作。竣工档案验收不合格的，不予结算；因文档