工艺美术协会档案归档管理实施办法

工艺美术协会档案归档管理实施办法第一章总则第一条为规范工艺美术协会档案管理工作，保障档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在协会决策、会员服务及行业发展中的支撑作用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》及相关行业规范，结合本协会实际，制定本实施办法。第二条本办法所称档案，是指协会在日常运营、业务活动、会员服务、行业交流等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，包括纸质档案、电子档案及特殊载体档案（如照片、录音、录像、实物等）。第三条本办法适用于协会总部各部门、分支机构及会员单位（以下简称“各单位”）在履职过程中形成的需归档保存的各类档案资料管理。第四条档案管理遵循“统一领导、分级负责、集中管理、安全利用”原则，确保档案资源完整归集、规范整理、有效利用，为推动工艺美术行业高质量发展提供历史依据和信息支持。第二章管理机构与职责第五条协会综合办公室为档案管理职能部门（以下简称“档案管理部门”），负责统筹协会档案管理工作，履行以下职责：（一）制定并完善协会档案管理规章制度，指导各单位档案收集、整理、归档工作；（二）集中保管协会总部及分支机构档案，建立档案目录数据库，推进档案数字化建设；（三）监督检查各单位档案管理情况，组织档案业务培训；（四）负责档案利用服务、鉴定销毁及统计工作；（五）其他与档案管理相关的职责。第六条各单位应指定1名兼职档案管理员（以下简称“兼职管理员”），负责本单位档案的日常收集、整理及移交工作，具体职责包括：（一）按本办法要求，及时收集本单位形成的各类档案资料；（二）对收集的档案进行初步分类、整理，确保材料齐全、手续完备；（三）按规定时间向档案管理部门移交归档，配合完成档案验收；（四）协助档案管理部门开展档案利用、统计等工作。第七条协会主要负责人对档案管理工作负领导责任，分管综合办公室的负责人对档案管理工作负直接领导责任，档案管理部门负责人及兼职管理员对档案管理工作负直接责任。第三章档案分类与归档范围第八条结合协会工作实际，档案分为以下六类：（一）文书档案包括协会章程、管理制度、会议文件（党组会、理事会、常务理事会、会长办公会等会议记录、纪要、决议）、请示与批复、通知、函件、总结与计划、表彰奖励文件、人事任免文件、党建工作资料（党组织活动记录、党员档案等）等。（二）业务档案1.会员管理类：会员入会申请、审批材料、会员信息登记表、会费缴纳记录、会员年度考核材料等；2.行业服务类：行业调研报吿、政策建议、标准制定材料、工艺美术大师评审资料、非遗传承人认定材料等；3.活动赛事类：展览展会（筹备方案、合作协议、参展作品清单、现场照片/视频、总结报吿）、技能大赛（竞赛规则、参赛作品、评审记录、获奖名单）、学术交流（论坛方案、嘉宾讲稿、会议记录）等材料；4.对外合作类：与政府部门、兄弟协会、企业等签订的合作协议、备忘录、往来函件等。（三）人事档案1.协会专职工作人员档案（入职登记表、劳动合同、学历证书复印件、职称/资格证书复印件、考核表、奖惩材料等）；2.兼职人员（顾问、专家、志愿者等）服务协议、履职记录等。（四）财务档案包括会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料、固定资产登记册等。（五）电子档案1.数字化的文书、业务、人事、财务档案；2.电子公文（OA系统收发文、电子邮件等）；3.音视频资料（活动现场录像、访谈录音、短视频素材等）；4.其他具有保存价值的电子数据（如会员管理系统数据备份、网站内容备份等）。（六）特殊载体档案包括获奖证书、荣誉奖牌、捐赠实物（会员或合作单位赠送的工艺美术作品）、活动纪念品、重要照片（含底片）、录音带、录像带等。第九条归档范围以“应归尽归”为原则，具体包括：（一）反映协会职能活动、重大事件、重要成果的文件材料；（二）对历史研究、行业发展、会员权益有参考价值的文件材料；（三）法律、法规及协会制度规定需归档的文件材料。第四章归档流程与要求第十条归档时间要求：（一）文书档案：一般应在次年3月底前完成归档（跨年度会议文件归入会议结束年度）；（二）业务档案：按项目或活动周期归档，项目/活动结束后1个月内完成归档；跨年度项目按阶段归档，整体结束后补充完善；（三）人事档案：专职工作人员档案随人员入职、调动、离职等动态更新，兼职人员档案在服务期结束后1个月内归档；（四）财务档案：会计年度结束后，由财务部门暂存1年，期满后次年3月底前移交归档；（五）电子档案：实时或定期（每月）归档，重要电子数据需同步备份；（六）特殊载体档案：形成后1周内移交归档。第十一条归档质量要求：（一）纸质档案：材料应齐全完整、字迹清晰、签署完备（需签字、盖章的文件须手续齐全），破损或易褪色材料需复制并备注说明；（二）电子档案：需与纸质档案内容一致（无纸质版本的除外），存储格式应通用（如PDF、JPG、MP4等），元数据（文件名称、形成时间、责任人等）应完整；（三）声像档案：需附文字说明（时间、地点、事件、主要人物、拍摄者等）；（四）实物档案：需登记名称、来源、形成时间、尺寸/规格等信息，重要实物需拍摄高清照片并附文字说明。第十二条归档移交手续：（一）各单位兼职管理员需填写《档案移交清册》（一式两份），列明档案名称、数量、载体形式、保管期限等信息；（二）档案管理部门接收时需核对移交清册与实物（或电子数据），验收合格后双方签字确认，一份由移交单位留存，一份由档案管理部门存档；（三）电子档案移交需通过专用存储介质或安全传输渠道，移交后删除移交方临时存储设备中的档案（重要数据除外）。第五章档案保管与安全第十三条档案保管设施要求：（一）设立专用档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等设施（如灭火器、除湿机、防虫剂、监控设备、遮光窗帘、防磁柜等）；（二）档案装具采用标准档案盒（柜），按类别、年度、保管期限有序排列；（三）电子档案存储介质（硬盘、光盘等）需专柜存放，定期检测读取性能（每年至少1次），重要数据需异地备份（如云端存储或协会其他办公场所备份）。第十四条档案保管期限分为永久、定期（一般为10年、30年），具体按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及行业特殊要求执行。档案管理部门需在归档时标注保管期限。第十五条档案管理部门应建立《档案保管台账》，定期（每季度）检查档案保管情况，记录温湿度、设施运行、档案损毁等信息，发现问题及时处理并报告分管负责人。第六章档案利用与借阅第十六条档案利用遵循“便利服务、严格审批”原则，优先满足协会内部工作需求，适当向会员单位、行业研究机构开放，涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案需严格限制利用范围。第十七条内部利用流程：（一）协会工作人员查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门登记查阅；（二）查阅电子档案可通过协会档案管理系统申请，经审批后在线查看（敏感信息需物理隔离）；（三）查阅特殊载体档案（如实物、声像档案）需由档案管理员现场陪同，禁止外带或私自复制。第十八条外部利用流程：（一）会员单位、行业研究机构等查阅档案，需提交书面申请（说明查阅目的、范围），经档案管理部门初审、分管负责人审批后，方可查阅；（二）涉及重大行业事件或敏感信息的档案，需经会长办公会批准；（三）外部单位复制档案需签订《档案利用保密协议》，复制件需标注“复制件，与原件核对无误”及档案管理部门公章。第十九条档案借阅仅限协会内部，需填写《档案借阅登记表》，经档案管理部门负责人审批，借阅期限一般不超过7个工作日（特殊情况可延长至15个工作日），到期需及时归还并办理注销手续。第二十条档案利用过程中严禁拆封、涂改、圈划、损毁档案，违者按协会制度追究责任；造成档案丢失或严重损毁的，依法依规赔偿并追责。第七章档案鉴定与销毁第二十一条成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、法律顾问组成，负责对到期档案的保存价值进行鉴定。第二十二条鉴定程序：（一）档案管理部门每年初提出需鉴定的档案清单（保管期限到期的档案），提交鉴定小组；（二）鉴定小组通过查阅目录、抽查档案内容等方式，确定继续保存或销毁的档案；（三）鉴定结果形成书面报告，经会长办公会批准后执行。第二十三条销毁流程：（一）需销毁的档案需填写《档案销毁清册》（列明档案名称、数量、载体形式、鉴定意见等），经分管负责人审批；（二）纸质档案采用粉碎或焚烧方式销毁（需现场监督），电子档案通过专业软件彻底删除并格式化存储介质；（三）特殊载体档案（如实物、声像档案）需登记后按规定处理，重要实物可移交