行政单位档案管理与利用办法

行政单位档案管理与利用办法一、总则为规范行政单位档案管理工作，提升档案资源利用效能，更好服务政务运行与社会发展，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合行政单位工作实际，制定本办法。本办法适用于各级行政机关、具有行政管理职能的事业单位（以下简称“行政单位”）的档案管理与利用活动。本办法所称档案，是指行政单位在公务活动中形成的，对国家、社会及本单位具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。二、管理职责（一）档案管理部门职责行政单位应明确专门的档案管理部门（或指定综合办公室等内设机构）统筹档案管理工作：结合单位业务特点，制定档案管理制度、工作流程及分类方案，经单位领导审定后组织实施；指导、监督各业务部门的档案形成、积累与移交工作，定期开展业务培训；负责档案的接收、整理、保管、鉴定、统计及利用服务，保障档案安全完整；组织档案数字化建设，推动档案资源共享与开发利用。（二）业务部门职责各业务部门是档案形成的责任主体，需履行以下职责：指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理，按规定期限向档案管理部门移交；确保业务活动中产生的文件材料（如会议记录、审批文件、业务报表等）真实、完整、准确，做到“办文必归档、事事留痕迹”；配合档案管理部门开展档案利用、编研及专项检查，及时提供业务相关的档案说明或佐证材料。（三）档案管理人员职责档案管理人员（含专职、兼职）应：熟悉档案管理规范与本单位业务流程，具备档案或相关专业知识，定期参加业务培训；严格执行档案管理制度，做好档案的安全保管、利用服务及统计分析；发现档案损毁、丢失或利用违规等问题，及时报告并采取补救措施，确保档案安全。三、档案收集与整理（一）收集范围行政单位档案收集应涵盖以下类型（具体范围可结合单位职能细化）：1.文书档案：包括党组（党委）会议、行政办公会议记录（纪要），政策制定、行政审批、督查督办、人事管理、财务管理等环节产生的文件材料；2.科技档案：涉及基建项目、设备仪器的设计图纸、技术说明、验收报告、维修记录等；3.会计档案：会计凭证、账簿、报表及其他会计资料（按《会计档案管理办法》执行保管期限与整理要求）；4.音像档案：公务活动中形成的照片、录音、录像、视频等，需标注时间、地点、人物、事由，电子音像文件还应留存元数据；5.电子档案：通过计算机系统生成、传输、存储的文件（如电子公文、电子报表、数据库文件等），应同步收集其元数据与背景信息。（二）整理要求1.分类与组卷：采用“年度—机构（或问题）—保管期限”或“年度—保管期限—机构（或问题）”的方式分类，同一事由的文件材料组成一卷（件），确保档案内容的关联性；2.编号与编目：对案卷（件）进行唯一性编号，编制《案卷目录》或《归档文件目录》，注明文号、题名、日期、页数、保管期限等核心要素，便于检索利用；3.装订与装盒：纸质档案优先采用线装或胶装（避免金属装订物损伤档案），电子档案刻录光盘或存储至专用服务器，音像档案标注说明后装盒归档，确保载体安全。四、档案保管与保护（一）保管条件1.档案库房应独立设置，远离潮湿、高温、易燃、易爆场所，配备防盗、防火、防潮、防虫、防光、防尘设施（如智能温湿度记录仪、除湿机、防虫药、遮光窗帘、防磁柜等）；2.库房温湿度应控制在：温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，定期监测并记录，发现异常及时处置；3.档案柜架应符合承重要求，档案存放遵循“上轻下重、分类有序”原则，预留通风空间，避免挤压变形。（二）鉴定与销毁1.档案管理部门每5—10年组织一次档案鉴定，成立由单位领导、业务骨干、档案人员组成的鉴定小组，逐卷（件）审核档案的保存价值；2.对超过保管期限且确无保存必要的档案，编制《档案销毁清册》，经单位负责人批准后，由两人以上监销，监销人在清册上签字确认；3.涉密档案的销毁应严格执行保密规定，使用专用销毁设备，禁止擅自销毁或移交无关单位。（三）信息化管理1.建立电子档案管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索与利用，系统应具备权限管理、备份恢复、日志审计等功能；2.纸质档案应逐步数字化，扫描分辨率不低于300dpi，确保图像清晰、元数据完整，数字化成果与纸质档案同步归档；3.电子档案与纸质档案实行“双套制”管理，定期备份数据（至少保存两份，异地存放一份），防止数据丢失或损坏。五、档案利用与开发（一）利用方式1.内部利用：本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅档案（借阅需填写《档案借阅登记表》，限期归还，涉密档案仅限在指定场所查阅）；2.外部利用：公民、法人或其他组织需利用档案的，应持有效证件，说明利用目的，按规定办理审批手续（涉密档案、未开放档案除外）；（二）利用要求1.利用档案时应爱护档案原件，禁止涂改、圈划、折叠、拆卷，如需复制档案，需经档案管理部门批准，复制件加盖“档案复制件”印章；2.涉密档案的利用严格执行保密制度，严禁泄露国家秘密、工作秘密或个人隐私；3.档案管理部门应建立利用台账，记录利用人、利用内容、利用目的等信息，定期分析利用需求，优化服务方式。（三）开发与服务1.档案管理部门应结合工作需求，开展档案编研，如编制《大事记》《文件汇编》《专题资料集》等，为决策咨询提供支撑；2.为审计检查、信访复查、历史考证等工作提供专题档案服务，分析档案数据，形成研究报告或可视化成果；3.利用档案资源开展宣传教育，通过展览、讲座、新媒体等形式，讲好行政单位历史故事，发挥档案的文化价值。六、监督与考核1.行政单位应建立档案管理监督机制，每年至少开展一次自查，重点检查档案收集的完整性、保管的安全性、利用的合规性，发现问题及时整改；2.上级主管部门或档案行政管理部门对所属单位档案管理工作进行抽查，将档案管理纳入绩效考核体系，考核结果与评优评先、经费拨付挂钩；3.对在档