采购与供应商管理标准化工具

采购与供应商管理标准化工具一、适用业务范围本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购与供应商管理全流程，覆盖供应商生命周期管理（准入、评估、优化、淘汰）、采购执行（需求提报、询比价、合同签订、订单跟踪、交付验收）及供应商关系维护等核心场景。特别适用于需规范采购行为、降低采购成本、提升供应链稳定性的企业，可支持企业内部采购部门、财务部门、使用部门及供应商协同工作。二、标准化操作流程（一）供应商准入管理目的：规范供应商引入标准，保证合作供应商具备履约能力，从源头控制采购风险。操作步骤：供应商信息收集：采购部门通过公开渠道（行业展会、招标平台、主动寻源等）收集潜在供应商信息，初步筛选符合基本资质（如经营范围、生产规模、行业口碑）的供应商名单。资质文件审核：向供应商发送《供应商准入申请表》（含附件：营业执照、相关资质证书、质量体系认证、生产许可证、过往合作案例等），采购部门联合质量、技术部门审核文件真实性、有效性，重点核查资质是否在有效期内、经营范围与采购需求是否匹配。现场考察（必要时）：对关键物料或高价值采购品类供应商，组织跨部门（采购、质量、技术）现场考察，评估其生产环境、工艺流程、质量控制体系、产能及交付能力，填写《供应商现场考察记录表》。样品测试（必要时）：需提供样品的品类，由质量部门组织样品测试，出具《样品测试报告》，确认产品是否符合技术要求。准入评审决议：采购部门汇总审核结果、考察记录、测试报告，组织供应商评审会议（参会人员：采购经理、质量经理、技术负责人、使用部门代表），形成《供应商准入评审决议》，明确“通过”“暂缓通过”（需整改）或“不通过”结论。供应商信息建档：对准入通过的供应商，纳入《合格供应商名录》，在ERP系统中创建供应商档案，记录基本信息、资质文件、评估结果等，并分配唯一供应商编码。（二）采购需求提报与审批目的：规范采购需求提报流程，保证采购内容合理、预算可控，避免盲目采购。操作步骤：需求发起：使用部门根据生产/运营计划，填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望交付日期、预算金额（如有），部门负责人审核需求必要性。技术参数确认：技术部门对需求中的技术参数（如质量标准、功能指标）进行审核，保证参数清晰、可执行，避免后续争议。预算审核：财务部门审核采购预算是否在部门预算范围内，超预算需求需提交分管领导审批。采购方式确定：采购部门根据采购金额、品类特性（如是否为独家物料）、市场供应情况，确定采购方式（公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等），并按权限审批（如金额≥10万元需总经理审批）。需求下达：审批通过后，采购部门在ERP系统中创建采购申请，转至采购执行环节。（三）询比价与供应商选择目的：通过公平竞争获取最优采购价格与条件，保证采购性价比。操作步骤：编制询价文件：采购部门根据采购需求，编制《询价单》（含物料规格、数量、交付要求、付款条件、报价截止时间等），明确供应商需提供报价单（含单价、总价、报价有效期）、产品样本（如有）、资质证明（如需）。供应商邀请：从《合格供应商名录》中筛选至少3家符合资质的供应商发出询价单（特殊情况下可邀请名录外供应商，但需完成临时准入流程）。报价收集与整理：在截止时间前收集供应商报价，填写《询比价记录表》，对比不同供应商的价格、质量承诺、交付周期、付款条件、售后保障等维度，形成《询比价分析报告》。供应商选择与审批：根据“性价比最优”原则（综合评估价格、质量、服务等，非单纯最低价），确定候选供应商，按采购金额权限审批（如5万-20万元由采购经理审批，≥20万元由总经理审批）。结果通知：向中选供应商发出《成交通知书》，向未中选供应商发送《结果告知书》（说明未中选原因，如需）。（四）合同签订与执行目的：明确双方权利义务，规避合同风险，保障采购顺利执行。操作步骤：合同起草：采购部门根据《成交通知书》及谈判结果，起草《采购合同》，重点约定标的物（名称、规格、数量、质量标准）、价格与支付方式（如预付款比例、到货款、质保金比例）、交付（时间、地点、运输方式）、验收（标准、流程、异议处理）、违约责任、争议解决条款等，保证条款清晰、无歧义。合同评审：法务部门审核合同合法性、合规性，财务部门审核付款条款，质量/技术部门审核质量标准条款，使用部门确认需求匹配性，形成《合同评审记录表》。合同审批与签订：按合同金额权限逐级审批（如10万元以下由采购经理审批，10万-50万元由分管领导审批，≥50万元由总经理审批），审批通过后，双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同生效。订单下达：采购部门根据合同在ERP系统中创建采购订单，发送给供应商，明确交货批次、时间、地点。（五）交付验收与结算目的：保证采购物料/服务符合约定要求，规范验收流程，及时完成结算。操作步骤：交付跟踪：供应商按订单交付前，提前通知采购部门，采购部门协调使用部门/仓库做好收货准备；跟踪物流信息，保证按时交付。初步验收：仓库对到货物料进行数量清点、外包装检查，核对送货单与采购订单信息（物料名称、规格、数量），填写《到货验收记录表》，数量不符或包装破损需当场记录并反馈供应商。质量检验：质量部门对物料进行质量检验（如抽检、全检），依据合同约定的质量标准（如国标、行标、企标）出具《质量检验报告》，合格物料办理入库手续，不合格物料按《不合格品控制程序》处理（如退货、换货、让步接收）。入库与确认：仓库对合格物料办理入库，入库单，采购部门在ERP系统中确认收货，更新订单状态。发票与结算：供应商根据交付情况开具合规发票（注明采购订单号），采购部门核对发票信息（与订单、入库单一致），提交财务部门；财务部门审核无误后，按合同约定支付货款（如到货后30天内支付），完成结算。（六）供应商绩效评估与优化目的：动态监控供应商表现，激励优秀供应商，淘汰不合格供应商，持续提升供应链质量。操作步骤：评估周期与范围：定期开展评估，月度评估适用于关键物料供应商，季度评估适用于一般物料供应商，年度综合评估覆盖所有合作供应商；评估范围包括质量、交付、价格、服务、合作配合度等维度。数据收集：采购部门从ERP系统、质量部门、使用部门收集供应商绩效数据，如：质量合格率（检验合格批次数/总交付批次数×100%）、交付准时率（按时交付批次数/总交付批次数×100%）、价格竞争力（对比市场平均价或历史采购价）、服务响应速度（问题解决及时率）、配合度（如文档提交及时性、变更响应速度）。评分与评级：采用《供应商绩效评估表》量化评分（各维度权重示例：质量40%、交付30%、价格15%、服务10%、配合度5%），总分100分，划分为优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）四级。评估结果应用：优秀供应商：增加订单份额、优先参与新项目采购、颁发“优秀供应商”证书；良好供应商：维持合作，针对弱项提出改进建议；合格供应商：发出《改进通知书》，要求30日内提交整改计划，跟踪整改效果；不合格供应商：启动淘汰流程，停止新订单合作，纳入《不合格供应商名录》。供应商优化：每年度结合评估结果，对《合格供应商名录》进行更新，引入新供应商，淘汰长期表现不佳的供应商，保证供应商队伍活力。三、标准化工具模板（一）《供应商准入申请表》供应商名称统一社会信用代码注册地址联系人职务联系方式主营业务成立时间注册资本供应品类（可多选）□原材料□零部件□服务□设备□其他资质文件清单□营业执照□ISO认证□行业许可证□3C认证□其他（请注明）过往合作案例（3项以内）项目名称、合作时间、合作金额供应商自述（优势说明）采购部门初审意见经理签字：日期：质量部门审核意见经理签字：日期：技术部门审核意见经理签字：日期：（二）《询比价记录表》采购申请单号物料名称规格型号需求数量询价截止时间供应商数量（家）供应商信息及报价供应商A名称：单价：总价：报价有效期：供应商B名称：单价：总价：报价有效期：供应商C名称：单价：总价：报价有效期：价格对比分析最低价：次低价：平均价：综合评估（质量、交付、服务等）中选供应商审批人：日期：（三）《采购合同关键条款表》合同编号签订日期甲方（采购方）乙方（供应商）标的物信息名称：规格：数量：单价：总价：质量标准（如：符合GB/T19001-2016标准，提供出厂检验报告）交付条款时间：地点：运输方式：费用承担：付款方式（如：预30%，到货60%，质保10%）验收标准与流程（如：到货后3个工作日内验收，异议期7天）违约责任（如：逾期交付按日万分之三违约金；质量不符无条件退换）争议解决（如：协商不成，提交甲方所在地人民法院诉讼）（四）《供应商绩效评估表》供应商名称评估周期供应商编码评估维度评分标准权重（%）得分质量（40%）合格率≥99%得40分，95%-98%得30分，90%-94%得20分，＜90%得0分40交付（30%）准时率≥98%得30分，95%-97%得20分，90%-94%得10分，＜90%得0分30价格（15%）低于市场均价5%以上得15分，持平得10分，高5%以内得5分，高5%以上得0分15服务（10%）响应及时率100%得10分，90%-99%得7分，＜90%得0分10配合度（5%）文档提交及时、配合度高得5分，一般得3分，差得0分5总分100评级□优秀□良好□合格□不合格改进建议（针对合格/不合格供应商）采购部门意见经理签字：日期：四、关键管理要点（一）合规性优先严格遵守《_________招标投标法》《_________采购法》（如适用）及企业内部采购管理制度，保证采购流程公开、公平、公正，避免“暗箱操作”。禁止设置排他性条款，杜绝商业贿赂，所有采购决策需留存书面记录（如评审决议、审批单）备查。（二）数据动态管理供应商档案、采购订单、合同、绩效评估数据需在ERP系统中实时更新，保证信息准确、可追溯。定期（如每季度）对供应商信息进行复核，更新资质文件（如营业执照到期前3个月提醒供应商换证），避免因信息失效导致合作风险。（三）跨部门协同采购、质量、技术、财务、使用部门需明确职责边界，建立“需求-采购-验收-评估”闭环管理机制。例如：质量部门负责检验标准制定与执行，使用部门参与需求确认与验收，财务部门监控预算与结算，保证各环节