采购订单管理与审批流程标准模板

采购订单管理与审批流程标准模板一、适用业务场景二、全流程操作指引（一）采购需求提出与确认需求发起：由需求部门（如生产部根据生产计划、行政部根据办公需求）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等信息，经部门负责人*审核后提交至采购部。需求复核：采购部收到需求后，对以下内容进行复核：需求描述是否清晰、规格参数是否明确；预算金额是否符合部门年度预算及公司采购政策；是否存在可替代的现有资源或更优采购方案。复核通过后，需求进入采购寻源环节；若需调整，反馈至需求部门修改后重新提交。（二）供应商选择与订单创建供应商寻源：采购部根据需求类型，通过合格供应商名录、公开招标、询价比价（至少3家供应商报价）等方式确定供应商。若涉及新供应商，需完成供应商资质审核（如营业执照、相关行业资质等），保证供应商具备合法经营能力。价格与条款确认：与供应商确认采购价格、交付周期、付款方式、质量标准、售后服务等条款，保证符合公司采购政策及成本控制要求。采购订单创建：采购部基于确认的供应商信息及采购条款，在系统中创建《采购订单》（或填写纸质订单模板），订单内容需包含：订单编号、供应商全称及联系方式、采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交付地址、期望交付日期、付款条件、订单备注等信息，经采购部负责人*审核后进入审批流程。（三）审批流程执行采购订单根据金额、采购类型等触发不同审批权限，审批流程如下（示例）：部门级审批：需求部门负责人*确认采购需求的必要性及与业务匹配性，审批通过后流转至下一级。财务审批：财务部审核订单金额是否在预算范围内、付款条款是否符合财务制度，重点核对价格合理性及成本效益，审批通过后流转至管理层。管理层审批：根据订单金额分级审批（如金额≤5万元由采购总监审批；5万元＜金额≤20万元由分管副总审批；金额＞20万元由总经理*审批），管理层重点审批采购策略合规性、大额支出的风险控制等。审批完成：所有审批节点通过后，订单状态更新为“已批准”，采购部将正式订单盖章后发送至供应商，同时同步至需求部门、财务部备案。（四）订单执行与跟踪订单交付：供应商根据订单约定时间交付货物/服务，需求部门负责接收并核对：数量是否与订单一致；规格型号、质量是否符合订单要求；外观是否完好、包装是否合规。核对无误后，需求部门在《到货验收单》上签字确认；若存在差异，需在24小时内反馈至采购部协调处理（如退换货、补发等）。付款申请：采购部收到验收合格单后，连同订单、发票（若已到票）提交财务部，财务部审核无误后安排付款。异常处理：若出现延迟交付、质量不合格等问题，采购部需第一时间与供应商沟通，明确责任及解决方案（如违约金、赔偿、重新交付等），并更新订单状态为“异常处理中”，处理完成后恢复正常流程。（五）订单归档与复盘资料归档：订单执行完成后，采购部负责收集整理全套资料，包括：采购需求申请表、供应商报价单、采购订单、审批记录、到货验收单、付款凭证等，按订单编号分类存档（电子档+纸质档），保存期限不少于3年。流程复盘：每季度/年度，采购部联合财务部、需求部门对订单执行情况进行分析复盘，重点关注：供应商交付及时率、合格率；采购成本控制效果；审批流程效率及优化点。根据复盘结果持续优化采购流程及供应商管理策略。三、核心表格模板（一）采购需求申请表申请部门申请日期订单编号（预填）需求描述（物品/服务名称、规格型号、数量、用途）期望到货日期预算金额需求部门负责人审核意见：签字：日期：采购部复核意见：签字：日期：（二）采购订单审批表订单编号创建日期供应商名称采购明细（名称、规格、数量、单价、金额）总金额交付地址期望交付日期付款方式采购部负责人意见：签字：日期：需求部门意见：签字：日期：财务部意见：签字：日期：管理层审批（根据金额填写相应层级）：签字：日期：（三）到货验收单订单编号验收日期验收部门供应商名称到货数量验收项目（规格、质量、包装等）验收结果（合格/不合格）备注验收人签字：需求部门负责人签字：日期：四、关键注意事项信息准确性：采购需求、订单信息（如规格、数量、供应商信息）需保证真实、准确、完整，避免因信息错误导致交付延误或成本增加。审批时效：各审批节点需在1-3个工作日内完成（紧急采购可缩短至24小时），避免因审批延迟影响业务进度；若需补充材料，需及时通知发起人。供应商管理：优先从合格供应商名录中选择供应商，新供应商引入前必须完成资质审核；定期对供应商绩效进行评估，淘汰不合格供应商。风险控制：大额采购或关键物料采购需签订正式采购合