采购管理供应商选择及评估工具

一、工具应用背景与适用情境在采购管理实践中，供应商作为供应链的重要环节，其选择质量与评估效果直接影响采购成本、物料供应稳定性、产品质量及企业运营风险。本工具适用于以下典型场景：新供应商引入场景：企业首次开发某类物料/服务供应商时，需通过系统化流程筛选合格供应商；现有供应商年度审核场景：对合作满1年的供应商进行年度绩效评估，决定是否续约或调整合作等级；项目专项供应商筛选场景：针对特定项目（如新产品开发、大型工程采购）的临时性或高要求供应商，需快速完成资质与能力匹配评估；多供应商比价场景：当某类物料需引入2家以上供应商以分散风险时，通过量化对比选择最优合作方。二、供应商选择与评估操作流程（一）第一步：明确采购需求与评估标准操作内容：需求梳理：根据采购计划明确物料/服务的技术参数（如规格、质量标准）、交付要求（如周期、地点）、数量、预算上限及特殊要求（如环保认证、定制化能力）。制定评估标准：结合采购需求，从“硬性资质”与“软功能力”两个维度设定量化指标，形成《供应商评估指标体系》。硬性资质（一票否决项）：营业执照、行业许可证（如食品供应商需SC认证）、ISO质量体系认证、相关资质证书（如医疗器械需ISO13485）；软功能力（评分项）：价格竞争力（占20%）、交付及时率（占25%）、质量合格率（占30%）、技术支持能力（占15%）、财务状况（占10%）。输出成果：《采购需求说明书》《供应商评估指标体系》。（二）第二步：供应商寻源与初步筛选操作内容：寻源渠道：通过行业展会、企业自建供应商库、第三方平台（如1688）、行业协会推荐等渠道收集潜在供应商名单，初步筛选数量控制在5-8家。信息收集：向潜在供应商发放《供应商基本信息调查表》，内容包括：公司成立时间、主营业务、产能规模、主要客户案例、联系人及联系方式等。初步筛选：剔除不符合硬性资质（如无相关认证、产能不足）或基本信息不全的供应商，剩余3-5家进入下一环节。输出成果》：《潜在供应商名单》《供应商基本信息调查表》。（三）第三步：供应商资格预审操作内容：文件审核：要求供应商提供营业执照副本、资质证书复印件、财务报表（近1年）、产品检测报告、客户推荐函等材料，审核其真实性、有效性及有效期。背景调查：通过行业口碑查询（如是否有重大质量、法律纠纷）、过往合作客户回访（可委托采购部*经理或第三方机构进行），核实供应商的商业信誉与履约能力。预审结论：对通过审核的供应商，标记“合格”；未通过的，书面说明原因并终止流程。输出成果》：《供应商资格预审表》《背景调查记录》。（四）第四步：现场考察与风险核查操作内容：考察准备：制定《供应商现场考察清单》，明确考察内容（生产环境、设备状况、工艺流程、仓储管理、质量控制体系、员工操作规范等）及考察人员（采购部主管、质量部工程师、技术部*专员）。现场实施：实地查看生产车间、质检实验室、仓库等区域，重点核查：设备是否满足产能与精度要求；质检流程是否规范（如关键工序是否有检验记录）；库存管理是否先进先出、账实相符；安全生产与环保措施是否到位。风险识别：记录考察中发觉的问题（如设备老化、质检记录不全），评估其对后续合作的风险等级（高/中/低）。输出成果》：《供应商现场考察记录表》《风险评估报告》。（五）第五步：综合评估与供应商排序操作内容：量化评分：组织评估小组（由采购、质量、技术、财务部门代表组成），根据《供应商评估指标体系》对剩余供应商逐项打分（满分100分），计算加权平均分。示例：A供应商价格得分18分（20分×90%）、交付得分22分（25分×88%）、质量得分28分（30分×93%）、技术得分13分（15分×87%）、财务得分9分（10分×90%），总分90分。综合评议：结合评分结果、现场考察问题、背景调查情况，对供应商进行综合排名，重点关注“高风险否决项”（如质量合格率低于95%）。确定候选供应商：选择排名前2-3家作为候选供应商，提交采购决策委员会审议。输出成果》：《供应商综合评分表》《供应商候选名单》。（六）第六步：确定合作与合同签订操作内容：商务谈判：与候选供应商就价格、付款方式、交付周期、违约责任等条款进行谈判，达成一致后形成《合作意向书》。合同审批：根据企业合同管理流程，组织法务部、财务部审核采购合同，保证条款合规、权责清晰。正式签约：确定最终合作供应商，双方签订正式采购合同，明确合作期限、评估周期（如每季度/年度绩效评估）及改进要求。输出成果》：《合作意向书》《采购合同》。（七）第七步：供应商绩效监控与改进操作内容：数据跟踪：按合同约定定期（如每月/每季度）收集供应商绩效数据，包括交付及时率、质量合格率、价格波动幅度、售后服务响应速度等。绩效评估：每年度对照《供应商评估指标体系》进行全面评估，形成《供应商年度绩效报告》，将供应商分为A（优秀）、B（合格）、C（待改进）、D（淘汰）四级。改进与优化：对B级供应商：提出改进建议，跟踪整改效果；对C级供应商：发出《整改通知书》，设定3个月改进期，未达标则降级或终止合作；对D级供应商：立即终止合作，启动新供应商寻源流程；对A级供应商：优先分配订单，给予付款周期优惠或长期合作协议。输出成果》：《供应商月度/季度绩效数据表》《供应商年度绩效报告》《整改通知书》。三、核心工具模板模板1：供应商基本信息登记表序号供应商名称统一社会信用代码成立时间注册资本主营业务联系人联系方式资质证书（如ISO9001）主要客户案例备注1科技有限公司911101082010年3月5000万元电子元器件研发与生产*经理ISO9001、ISO14001、小米民营企业2YY实业有限公司913101152005年7月8000万元机械零部件加工*总监139IATF16949比亚迪、上汽国有控股模板2：供应商资格预审评分表（满分100分）评估维度评估指标分值评分标准（示例）得分备注硬性资质营业执照与行业许可证20齐全且在有效期内，得20分；缺失一项扣10分20质量体系认证20有ISO9001且认证范围覆盖产品，得20分；无则0分20软功能力价格竞争力（与市场均价比）20低于均价5%以上得20分，持平得10分，高于5%以上0分18交付及时率（近1年）25≥98%得25分，95%-98%得15分，＜95%得0分22质量合格率（近1年）30≥99%得30分，97%-99%得20分，＜97%得0分28总分100108（注：总分可超100分，用于优先级排序）模板3：供应商现场考察记录表考察日期考察人员供应商名称考察地点考察环节记录内容（示例）符合性（是/否/部分）问题说明2023-10-15主管、工程师科技上海市区工厂生产车间设备运行正常，车间整洁，但部分区域物料摆放未标识“待检/合格/不合格”部分物料标识不规范质检实验室检测设备校准证书在有效期内，质检记录完整（近6个月批次合格率98.5%）是仓库实行ABC分类管理，先进先出执行到位，但温湿度记录仪未定期校准部分温湿度记录仪未校准模板4：供应商年度绩效评估表供应商名称评估周期评估维度目标值实际值得分（示例）加权得分备注科技2023年1-12月交付及时率≥95%97.2%25分（满分25）7.5分质量合格率≥98%98.8%30分9分价格稳定性波动≤±3%波动2.1%20分6分售后响应速度24小时内回复平均18小时15分4.5分财务状况无逾期账款无逾期账款10分3分综合得分100分30分评级：A四、关键操作要点与风险提示（一）资质合规是核心前提所有供应商必须通过硬性资质审核（如营业执照、行业认证），对“三无”供应商或资质过期的供应商实行“一票否决”，避免因资质问题导致法律风险或合作中断。（二）评估标准需量化客观避免主观判断，所有评估指标需设定明确量化标准（如“质量合格率≥98%”而非“质量良好”），评分过程需由多部门联合参与，保证结果公平公正。（三）现场考察需全面深入重点核查供应商的实际生产能力与质量管理水平，而非仅依赖提供的资料。例如查看生产设备是否与宣传一致、质检流程是否严格执行，避免“纸上谈兵”。（四）数据记录需完整可追溯从供应商寻源到绩效评估，所有环节的文件（如调查表、考察记录、评分