企业采购申请与审批流程模板

企业采购申请与审批流程通用模板一、适用业务场景二、全流程操作步骤第一步：采购需求发起与申请表填写操作主体：需求部门申请人（如部门专员某）操作内容：申请人明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途及紧急程度，核对是否在部门预算范围内。登录企业采购管理系统（或填写纸质《采购申请表》），完整填写以下信息：基本信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、期望到货日期；采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价（总价=数量×预估单价）；需求说明：详细描述采购原因、用途（如“替换报废办公电脑”“生产A项目急需原材料”）；预算信息：对应预算科目、年度预算金额、本次申请金额；附件：如技术参数要求、比价记录（若为3万元以上采购）、previousapproval文件（如项目立项批复）。确认信息无误后，提交申请至部门负责人审核。第二步：部门负责人审核操作主体：需求部门负责人（如部门经理某）审核要点：核实采购需求的必要性：是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如复用闲置设备）。审核预算匹配度：申请金额是否不超过部门剩余预算，超预算需说明理由并附额外审批材料。确认采购明细合理性：数量、规格是否符合实际工作需求，避免过度采购。操作结果：审核通过，提交至财务部门；驳回需注明原因并退回申请人修改。第三步：财务部门预算与合规性审核操作主体：财务部专员某、财务经理某审核要点：预算核查：对照企业年度预算表，确认申请金额在对应科目预算内，跨部门预算需协调归口管理部门确认。合规性检查：采购项目是否符合企业采购制度（如是否需公开招标、是否涉及限制类采购），附件是否齐全（如大额采购需提供至少3家供应商比价单）。资金安排：评估企业当前资金状况，确认采购支付可行性。操作结果：审核通过，提交至对应审批层级；驳回需明确财务合规问题（如“超预算未附说明”“比价附件缺失”）。第四步：分级审批决策根据采购金额与类型，启动差异化审批流程（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：小额采购（≤5000元）：审批人：分管副总某操作：审批系统查看申请信息，确认无误后“批准”；若存疑，可要求补充材料或驳回。中额采购（5000元-5万元）：审批人：分管副总某+总经理某操作：分管副总审批通过后，自动流转至总经理，总经理重点审核需求重要性与预算合理性。大额采购（＞5万元）：审批人：分管副总某+总经理某+董事长某操作：增加董事长审批环节，必要时召开采购评审会（技术、财务、需求部门共同参与），评估采购性价比与战略匹配度。第五步：采购执行与结果反馈操作主体：采购部门（采购专员某）操作内容：接收审批通过的《采购申请表》，1个工作日内联系申请人确认采购细节（如交货地址、特殊要求）。按企业采购方式执行（如定点供应商采购、招标采购、询价采购），保证“质优价廉、及时交付”。采购完成后，将供应商名称、合同号、实际金额、到货日期录入系统，并更新采购台账。通知申请人验收，验收合格后，申请人需在系统中确认“到货满意”，采购流程闭环。三、标准化申请表单企业采购申请表基本信息内容申请单号系统自动（如CG-2024-001）申请部门申请人联系方式申请日期年月日期望到货日期年月日采购明细||

物品/服务名称|规格/型号|单位|数量|预估单价（元）|预估总价（元）|用途说明||—————————–|———————————————————————-|——|——|—————-|—————-|—————-|

|示例：A4打印纸|80g|箱|10|25.00|250.00|行政部日常使用|

|示例：生产设备|-型|台|1|48000.00|48000.00|B项目生产线使用|预算信息||

预算科目|示例：“行政费用-办公耗材”“制造费用-设备购置”|

年度预算金额（元）||

本次申请金额（元）||

是否超预算|□是□否（若“是”，需说明原因：________________________）|审批意见||

部门负责人审核|□同意□不同意（原因：________________________）签字：__________日期：______|

财务部审核|□同意□不同意（原因：________________________）签字：__________日期：______|

分管副总审批|□同意□不同意（原因：________________________）签字：__________日期：______|

总经理审批|□同意□不同意（原因：________________________）签字：__________日期：______|

董事长审批（如需）|□同意□不同意（原因：________________________）签字：__________日期：______|备注|1.附件清单：□比价记录□技术参数□项目批复□其他________________2.特殊要求：______________________________________|四、使用要点提示信息真实性与完整性：申请人需保证所有填写信息真实、准确，采购明细不得漏填或虚报；附件材料需与申请内容一致，避免因信息不全导致审批延误。审批时效管理：各审批节点需在1-2个工作日内完成审核，紧急采购（如生产停工待料）需在申请表上标注“紧急”，并同步电话告知审批人加急处理。预算刚性约束：严格执行预算管理，无预算或超预算未获特殊批准的采购申请，财务部有权驳回；年度预算节余需按企业规定统筹使用，不得擅自挪用。采购方式合规：5000元以上采购原则上需提供至少3家供应商比价记录，10万元以上采购需公开招标（特殊情况需附说明并经总经理特批），保证采购过程透明。履约与验收：采购