影视协会办公用品采购实施办法

影视协会办公用品采购实施办法第一章总则第一条为规范影视协会办公用品采购行为，提高资金使用效率，保障协会日常运转需求，维护采购工作的公开、公平、公正，结合协会实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于协会总部各部门、分支机构及专职工作人员（以下简称“各部门”）因日常办公、会议组织、会员服务等工作需要，采购消耗类、低值耐用品类办公用品的全流程管理。第三条办公用品采购遵循以下原则：（一）预算约束原则。严格以年度预算为依据，无预算或超预算不得采购；（二）按需采购原则。以实际需求为导向，避免过度采购与资源浪费；（三）集中管理原则。由协会行政部统一负责采购实施，各部门不得自行采购；（四）公开透明原则。采购过程接受监督，确保程序规范、结果可追溯。第二章采购计划管理第四条办公用品采购实行“年度计划为主、月度调整为辅”的计划管理制度。第五条年度采购计划编制：（一）每年12月10日前，各部门根据下一年度工作安排，填报《办公用品年度采购需求表》，列明物品名称、规格型号、预估数量、预算单价及总金额等信息；（二）行政部汇总各部门需求，结合库存情况、历史消耗数据及年度预算，于12月20日前编制《年度办公用品采购计划草案》；（三）计划草案经财务部审核预算合规性后，提交秘书长办公会审议，12月31日前由会长审批通过并执行。第六条月度采购计划调整：（一）各部门因临时工作需求（如大型会议、会员活动等）需追加采购的，应于每月25日前填报《办公用品月度追加采购申请表》，说明追加原因、物品明细及金额；（二）行政部汇总月度追加需求，结合库存动态，于每月28日前编制《月度办公用品采购调整计划》，经财务部审核、分管副会长审批后执行；（三）单次追加采购金额超过年度预算10%的，需提交会长办公会审议。第七条严禁无计划采购或拆分采购规避审批。确因紧急情况（如设备突发故障需替换耗材）需临时采购的，由使用部门负责人书面说明情况，经行政部负责人、分管副会长审批后执行，并于5个工作日内补办计划备案手续。第三章采购实施流程第八条行政部为协会办公用品采购执行部门，负责供应商管理、比价谈判、合同签订及款项支付等工作。第九条采购方式分类及执行标准：（一）小额采购（单项或批量金额≤500元）：由行政部采购专员在协会合格供应商名录中选择1-2家供应商，通过电话或线上比价后直接采购；（二）中额采购（500元＜单项或批量金额≤5000元）：行政部需至少选择3家合格供应商进行书面比价，填写《比价记录表》，经行政部负责人审批后确定供应商；（三）大额采购（单项或批量金额＞5000元）：采用竞争性谈判或询价采购方式，由行政部牵头成立3人以上采购小组（含财务部、使用部门代表），制定采购文件，组织供应商报价、现场比价，形成《采购评审报告》，经秘书长办公会审议后确定供应商；（四）特殊物品采购（如专业打印设备、高值耗材等）：需提前征求使用部门专业意见，必要时邀请行业专家参与评审。第十条供应商管理：（一）行政部建立《合格供应商名录》，纳入信用良好、资质齐全（营业执照、税务登记证、产品质检报告等）、服务响应及时的供应商；（二）新供应商需提交资质文件及3份以上同类客户合作证明，经行政部初审、财务部复核、分管副会长审批后录入名录；（三）每年12月对供应商进行年度评价，从价格合理性、交货及时率、产品质量、售后服务等维度打分，淘汰评分低于80分的供应商；（四）优先选择本地供应商或提供“送货到府”服务的供应商，降低物流成本。第十一条合同签订：（一）单次采购金额≥2000元的，需与供应商签订书面采购合同；（二）合同需明确物品名称、规格、数量、单价、总金额、交货时间及地点、质量标准、验收方式、付款方式（原则上货到验收合格后付款）、违约责任等条款；（三）合同由行政部起草，经法务顾问审核、分管副会长审批后签署；（四）合同原件由行政部存档，复印件抄送财务部备案。第四章验收与入库管理第十二条办公用品到货后，行政部应在2个工作日内组织验收，验收人员包括采购专员、使用部门代表（或仓库管理员）、财务部监督人员（可选）。第十三条验收内容：（一）核对数量：按合同或送货单逐一清点，记录实际收货数量；（二）查验规格：检查物品型号、颜色、尺寸等是否与采购需求一致；（三）检测质量：对耗材类（如打印纸、墨盒）进行试用测试，对耐用品类（如计算器、文件夹）检查外观及功能；（四）审核单据：确认供应商提供的发票、质检报告、保修卡等文件齐全。第十四条验收结果处理：（一）验收合格的，由验收人员共同签署《办公用品验收单》，一联交供应商作为结算依据，一联由行政部存档，一联随货移交仓库；（二）验收不合格的，应立即通知供应商退换或补货，因质量问题造成的延误损失由供应商承担；（三）对验收争议事项，由行政部牵头组织复检验收，必要时邀请第三方专业机构鉴定。第十五条入库管理：（一）仓库管理员根据《办公用品验收单》办理入库登记，录入《办公用品库存台账》，注明物品名称、规格、数量、入库日期、存放位置等信息；（二）库存台账需定期与财务账目核对，每季度末进行全面盘点，确保账物一致；（三）易损、易挥发物品（如胶水、墨水）需单独存放并标注有效期，临近过期时及时预警。第五章领用与使用管理第十六条办公用品领用实行“按需申请、限额发放、登记备案”制度。第十七条领用流程：（一）使用人填写《办公用品领用单》，注明物品名称、规格、数量及用途；（二）部门负责人审核签字（领用高值物品或批量消耗品需分管副会长审批）；（三）仓库管理员核对领用单与库存，按审批数量发放，并登记《办公用品领用台账》；（四）使用人签字确认领用，严禁代领或超量领用。第十八条领用限额标准：（一）日常消耗品（如中性笔、回形针、便签纸）：每人每月领用限额50元，特殊岗位（如文案组、会议组）可放宽至80元；（二）低值耐用品（如计算器、U盘、文件盒）：实行“以旧换新”，旧物需经仓库管理员确认无法使用后方可领用新物；（三）高值办公用品（如便携式打印机、碎纸机）：由部门指定专人保管，领用需签订《物品保管责任书》，离职时需办理归还手续。第十九条使用管理要求：（一）各部门应加强办公用品使用监管，杜绝私用、浪费现象；（二）仓库管理员每月统计各部门领用数据，形成《办公用品消耗分析报告》，提交行政部及财务部；（三）对连续3个月超限额领用的部门，行政部应发函提醒并协助制定节约方案；（四）因保管不当造成物品丢失或损坏的，由责任人按原价赔偿。第六章监督与责任第二十条协会监事会、财务部负责对办公用品采购全流程进行监督，重点检查以下内容：（一）采购计划的编制与执行是否符合预算管理要求；（二）采购方式选择、供应商确定是否符合规定程序；（三）验收、入库、领用环节是否规范，台账记录是否完整；（四）资金支付是否与合同、验收单、发票一致。第二十一条监督方式包括定期检查（每季度一次）、随机抽查（每月不少于1次）及受理投诉举报。第二十二条对违反本办法的行为，按以下规定处理：（一）未按规定编制采购计划或拆分采购的，对部门负责人及直接责任人进行通报批评，扣减部门年度考核分数；（二）采购过程中存在弄虚作假、收受回扣等违规行为的，追回损失并给予纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理；（三）因验收失职导致不合格物品入库的，对验收人员进行经济处罚（按损失金额的20%扣罚）；（四）因保管不善