工艺美术协会会议管理实施办法

工艺美术协会会议管理实施办法第一章总则第一条为规范工艺美术协会（以下简称“协会”）会议管理，提高会议质量和决策效率，保障各项工作有序推进，根据《社会团体登记管理条例》《工艺美术协会章程》（以下简称《章程》）及相关规定，结合协会实际，制定本办法。第二条本办法适用于协会组织召开的所有会议，包括会员代表大会、理事会、常务理事会、会长办公会、专题工作会及其他临时会议。第三条会议管理遵循“规范程序、精简高效、民主决策、落实到位”原则，聚焦服务会员、推动行业发展目标，确保会议内容务实、决议可行、执行有力。第二章会议分类与职责第四条会员代表大会（一）性质：协会最高权力机构，行使《章程》规定的重大事项决策权。（二）召开频率：每届至少召开1次，必要时可召开临时会议；届中因特殊情况需提前或延期换届的，需报业务主管单位批准。（三）参会人员：全体会员代表（代表产生方式按《章程》执行）。（四）主要职责：审议理事会工作报告、财务报告；修改《章程》；选举和罢免理事；决定协会终止等重大事项。第五条理事会（一）性质：会员代表大会闭会期间的执行机构，对会员代表大会负责。（二）召开频率：每年至少召开2次，由会长或会长委托的副会长召集。（三）参会人员：全体理事，必要时可邀请监事、特邀专家或会员代表列席。（四）主要职责：执行会员代表大会决议；选举和罢免常务理事、会长、副会长、秘书长；审议年度工作计划、财务预算；决定会员吸收或除名等事项。第六条常务理事会（一）性质：理事会闭会期间行使部分理事会职权的常设机构。（二）召开频率：每季度至少召开1次，由会长或会长委托的副会长召集。（三）参会人员：全体常务理事，必要时可邀请相关部门负责人列席。（四）主要职责：落实理事会决议；审议行业发展重大政策建议；审核协会重要活动方案；监督协会日常运营。第七条会长办公会（一）性质：处理协会日常重要事务的决策性会议。（二）召开频率：每月至少召开1次，遇紧急事项可临时召开，由会长召集并主持。（三）参会人员：会长、副会长、秘书长，办公室、财务部等部门负责人可列席。（四）主要职责：研究落实会员代表大会、理事会、常务理事会决议的具体措施；审议协会月度重点工作安排；协调解决日常运营中的突发问题；审核单项经费支出（额度按《协会财务管理制度》执行）。第八条专题工作会（一）性质：针对特定工作任务或专项活动召开的研讨、部署会议。（二）召开频率：根据工作需要不定期召开，由分管副会长或部门负责人提议，秘书长统筹安排。（三）参会人员：相关领域会员代表、专家、协会部门负责人及工作人员，具体范围由提议部门确定。（四）主要职责：研究工艺美术传承创新、展览赛事、人才培养等专项工作方案；协调跨部门协作事项；推进重点项目落地实施。第三章会议组织流程第九条会前准备（一）议题征集与审批1.会员代表大会、理事会、常务理事会的议题由理事会或常务理事会提出，经会长办公会审议后确定；2.会长办公会议题由各部门于会前5个工作日提交议题申请（附背景材料），经秘书长汇总审核，报会长批准；3.专题工作会议题由主办部门提前3个工作日提交申请（附初步方案），经分管副会长审核，报秘书长批准；4.临时会议议题需经会长或秘书长同意，紧急情况下可口头报批，会后补书面记录。（二）材料准备与分发1.主办部门需在会前3个工作日（会员代表大会、理事会需提前7个工作日）完成会议材料（包括议程、报告、方案等）编制，经分管领导审核后，通过协会官网、邮件或纸质版送达参会人员；2.涉密材料需标注密级，严格按《协会保密工作制度》管理，会后收回。（三）会议通知与确认1.主办部门需在会前3个工作日（会员代表大会、理事会需提前10个工作日）发送会议通知，明确时间、地点、议程、参会要求等；2.参会人员需在会前1个工作日确认是否出席，因故无法参会的需提交书面请假申请（理事、常务理事请假需经会长批准），未请假或未批准缺席的计入考勤记录。（四）会场布置与设备调试1.办公室负责会场布置，需悬挂协会会标，摆放座位牌（重要会议需设置主会场、分会场或线上参会通道）；2.技术部门提前1小时调试音响、投影、网络等设备，确保会议正常进行；3.重要会议需安排签到台、茶歇区，提供纸笔、饮用水等物资。第十条会中管理（一）签到与考勤1.会议开始前30分钟启动签到，参会人员需现场签到（线上会议通过指定平台签到）；2.办公室负责记录出席情况，形成《会议考勤表》，与会议纪要一并归档。（二）会议主持与议程执行1.会员代表大会由理事会推举主持人；理事会、常务理事会由会长主持，会长缺席时由副会长主持；会长办公会由会长主持；专题工作会由提议部门负责人或分管副会长主持；2.主持人需严格把控会议时间，按议程推进，引导参会人员围绕议题讨论，避免偏离主题；3.讨论环节需充分发扬民主，鼓励会员代表、理事等发表意见，记录关键观点。（三）会议记录与表决1.办公室安排专人担任会议记录员，使用统一格式的《会议记录表》，记录内容包括时间、地点、参会人员、讨论要点、决议事项及表决结果（需注明赞成、反对、弃权票数）；2.需表决事项应符合《章程》规定的有效票数（如会员代表大会决议需经半数以上代表通过），未达有效票数的事项需重新审议或提交上级会议决策；3.重要会议（如会员代表大会、理事会）需全程录音录像，录像资料保存期限不少于3年。第十一条会后落实（一）会议纪要编制与印发1.记录员需在会后2个工作日内整理会议纪要（专题工作会可缩短至1个工作日），经主持人审核、分管领导签发后，通过协会内部系统或纸质版发送参会人员及相关部门；2.会议纪要应明确决议事项、责任部门、完成时限及考核标准，避免模糊表述。（二）决议执行与督办1.责任部门需在收到会议纪要后3个工作日内制定执行方案，报分管领导批准；2.办公室负责跟踪督办，每半月（或根据事项紧急程度）向会长办公会汇报进展，对延迟或未达标的事项需说明原因并提出改进措施；3.因客观情况需调整决议的，责任部门需提交书面申请，经原决策会议或授权领导批准后执行。（三）材料归档与保密1.会议材料（通知、签到表、记录稿、纪要、影像资料等）需在会后5个工作日内移交档案室，按年度分类编号保存，保存期限不少于5年（重要会议资料永久保存）；2.涉密材料需单独存放，查阅需经秘书长批准，严禁外传。第四章会议纪律与监督第十二条参会人员应遵守以下纪律：（一）准时到会，不得无故迟到、早退或缺席；（二）维护会场秩序，关闭手机或调至静音，不得交头接耳、随意走动；（三）尊重他人发言，不得打断正常讨论或进行人身攻击；（四）严守保密规定，未公开的会议内容及决议不得擅自传播；（五）线上参会人员需选择安静、无干扰的环境，保持摄像头开启（特殊情况需提前说明）。第十三条监督机制（一）监事会负责对会议程序、决议执行情况进行监督，可列席重要会议并提出意见；（二）办公室每季度汇总会议考勤、决议落实情况，形成《会议管理评估报告》，提交常务理事会审议；（三）对违反会议纪律的人员，视情节轻重给予提醒、通报批评或按《章程》规定处理