人力资源管理基础表单与流程

员工入职管理：从录用to融入全流程指引适用场景与触发条件适用于公司新招聘员工（含社会招聘、校园招聘）办理入职手续的全流程管理，从录用通知发出到员工正式融入团队的标准化操作。触发条件：候选人通过面试评估，HR确认录用意向，发放《录用通知书》后，启动入职办理流程。标准化操作流程步骤1：入职准备（HR岗提前3个工作日完成）与候选人确认入职日期、报到时间（建议工作日上午9:00-11:00），发送《入职指引》（含报到地点、所需材料清单、联系人信息）。准备入职材料：《员工信息登记表》《劳动合同》《岗位职责说明书》《保密协议》等，保证一式两份（员工签字留存+HR归档）。协调IT岗开通办公系统权限（邮箱、OA、内部通讯工具等），行政部门准备工位、工牌、办公用品（笔记本、笔、文件夹等）。步骤2：报到办理（员工入职当日）员工抵达后，HR核对身份信息，核验以下材料原件（留存复印件）：证件号码、学历/学位证、职业资格证（岗位相关）；离职证明（应届生提供《就业推荐表》或《毕业生就业协议》）；近期1寸免冠照片2张（底色按公司要求）；银行卡复印件（用于薪资发放，需注明开户行）。引导员工填写《员工信息登记表》，保证个人信息（姓名、联系方式、紧急联系人等）准确无误，员工签字确认。步骤3：合同签订与入职引导（入职当日完成）向员工说明劳动合同条款（合同期限、岗位、薪资、试用期、保密义务等），双方签字盖章，员工留存一份原件。介绍公司组织架构、企业文化、考勤制度、办公区域（会议室、茶水间、卫生间等），引导认识部门同事及直属上级*经理。告知试用期考核标准（如岗位职责完成度、团队协作能力等）及转正流程，发放《员工手册》（员工签字确认已阅读）。步骤4：信息录入与归档（入职后1个工作日内）将员工信息录入HR管理系统（如姓名、工号、部门、岗位、入职日期等），同步更新通讯录。整理入职材料（含登记表、合同复印件、证件复印件等），按“一人一档”原则归档，保存期限不少于员工在职期间+离职后2年。表单模板与填写指引【模板1：员工信息登记表】项目填写内容备注姓名*三与证件号码一致性别男/女出生日期年月日公历日期证件号码号需核对原件联系方式用于紧急联系紧急联系人*四（父亲）关系+电话学历本科/硕士最高学历毕业院校及专业大学人力资源管理专业入职岗位招聘专员与录用通知书一致部门人力资源部入职日期年月日银行卡号6222开户行：银行支行员工签字_______________需手写签字填写日期年月日关键注意事项与风险提示材料真实性：务必核验证件号码、学历证等原件，避免虚假入职风险（如学历造假、未与前单位解除劳动关系）。合同条款：劳动合同需符合《劳动合同法》规定，试用期时长、薪资标准等条款需合法（如试用期不超过6个月，薪资不低于转正后80%）。入职引导：避免“重手续、轻引导”，需让员工快速知晓公司规则，减少入职初期适应不良导致的离职风险。信息保密：员工证件号码号、银行卡号等敏感信息需加密存储，仅HR相关负责人可查阅，防止信息泄露。员工信息变更管理：动态维护员工档案适用场景与触发条件适用于员工在职期间因岗位调整、联系方式更新、紧急联系人变更等原因，需修改档案信息的场景。触发条件：员工提出变更申请（或HR发觉信息不一致），需启动信息更新流程。标准化操作流程步骤1：变更申请（员工/部门发起）员工或部门负责人填写《员工信息变更申请表》，注明变更项目（如“岗位调整”“联系方式更新”）、原信息、变更后信息及变更原因（如“晋升为招聘主管”“手机号丢失”）。若岗位调整，需附《岗位变动审批表》（部门负责人签字+HR审核）。步骤2：审核与确认（HR岗2个工作日内完成）HR核对变更信息是否合规（如岗位调整是否符合晋升标准，联系方式是否为有效号码）。与员工或部门负责人确认变更内容无误后，签字审批。步骤3：信息更新与同步（审批通过后1个工作日内）在HR管理系统更新员工信息，同步修改通讯录、考勤系统、薪资系统等关联数据。若涉及岗位变动，需通知IT岗调整系统权限（如删除原岗位权限、新增新岗位权限），行政部门更新工牌信息。步骤4：归档备案（变更后3个工作日内）将《员工信息变更申请表》《岗位变动审批表》等材料归入员工档案，保证档案信息与系统一致。表单模板与填写指引【模板2：员工信息变更申请表】变更项目原信息变更后信息变更原因申请人签字审批人（HR）签字联系方式1391手机号丢失，已更换新号*三*（HR专员）岗位招聘专员招聘主管晋升考核通过*（部门经理）*（HR经理）紧急联系人*四（父亲）*五（母亲）父亲联系方式变更*三*（HR专员）关键注意事项与风险提示变更及时性：员工信息变更后需3个工作日内完成系统更新，避免因信息滞后导致薪资发放错误、考勤统计异常等问题。权限管理：岗位调整后，务必同步更新系统权限（如财务岗需开通报销系统权限，技术岗需开通代码库权限），防止权限滥用或缺失。档案一致性：纸质档案与电子档案需同步更新，保证两者信息一致，避免审计时出现档案不符风险。员工离职管理：规范交接与关系解除适用场景与触发条件适用于员工主动辞职、公司解除劳动合同或劳动合同到期未续签等场景。触发条件：员工提交离职申请（或HR启动解除流程），需办理工作交接、薪资结算等手续。标准化操作流程步骤1：离职申请（员工主动离职）员工填写《离职申请表》，注明离职类型（主动/被动）、离职日期、离职原因（如“个人发展”“家庭原因”），部门负责人签字确认（需提前30天提交，试用期提前3天）。若公司解除劳动合同，HR需填写《解除劳动合同通知书》，说明解除原因（如“试用期不符合录用条件”“严重违反公司制度”），并加盖公司公章。步骤2：工作交接（离职前7-15个工作日）员工与直属上级*经理制定《工作交接清单》，列明交接内容（工作文件、客户资料、系统账号、办公用品等）、交接时间、交接人（员工）及接收人（部门同事/上级）。交接完成后，接收人签字确认，部门负责人审核交接完整性，保证工作无遗漏。步骤3：离职审批（HR岗3个工作日内完成）HR审核离职申请材料（含《离职申请表》《工作交接清单》），确认离职日期、薪资结算标准（如未休年假折算、绩效奖金发放规则），签字审批。若涉及经济补偿金（如公司解除劳动合同需支付N+1），需计算补偿金额并经HR经理确认。步骤4：物品归还与薪资结算（离职当日）员工归还公司物品（工牌、笔记本电脑、门禁卡、文件资料等），行政部门核对无误后签字确认。HR核算最终薪资（含基本工资、绩效奖金、未休年假工资、经济补偿金等），扣除代扣代缴个税后，于离职次月通过银行发放。步骤5：关系解除与档案转出（离职后15个工作日内）HR办理社保、公积金停缴手续，确认账户状态（如封存或转移）。向员工出具《离职证明》（注明入职日期、离职日期、岗位名称，不包含薪资、离职原因等敏感信息），加盖公司公章。若员工要求，可在离职后1个月内将档案转至人才市场或新单位，需提供《档案转递函》。表单模板与填写指引【模板3：离职申请表】项目填写内容备注姓名*三与档案一致工号2023001部门人力资源部岗位招聘专员入职日期年月日离职日期年月日需符合提前通知期要求离职类型□主动辞职□公司解除□合同到期勾选一项离职原因个人职业发展规划调整简述原因，避免负面表述工作交接人*（部门经理）部门负责人签字_______________HR签字_______________填写日期年月日关键注意事项与风险提示离职面谈：主动离职员工建议由HR进行离职面谈，知晓离职真实原因，优化管理；被动离职需避免激化矛盾，保证解除程序合法。工作交接：交接清单需详细具体，避免因交接不清导致工作延误或公司资产损失（如客户资料丢失、设备未归还）。薪资结算：未休年假需按300%支付工资，经济补偿金按“N+1”计算（N为工作年限，每满1年支付1个月工资，6个月以上按1年算，不足6个月按0.5年算），避免劳动纠纷。档案管理：《离职证明》需加盖公司公章，避免因未出具证明导致员工无法办理失业登记或新入职手续。考勤管理：规范员工出勤与假期申请适用场景与触发条件适用于员工日常考勤打卡、请假（事假、病假、年假、婚假等）、加班记录的统计与管理。触发条件：员工每日上下班需打卡，请假/加班需提前申请，HR每月汇总考勤数据。标准化操作流程步骤1：日常考勤（员工每日完成）员工通过指纹/人脸识别/办公系统打卡（上班前30分钟至9:00，下班后17:30后，具体时间按公司规定），迟到/早退/缺勤需在考勤系统标注原因。部门负责人监督员工出勤情况，发觉异常（如未打卡）及时提醒员工补卡（需提交《考勤补卡申请表》，说明原因并附证明材料）。步骤2：假期申请（员工提前1-3天提交）员工根据假期类型填写《请假申请表》，注明请假日期、时长、事由（如“病假：需提供医院证明”“年假：已累计5天”），部门负责人审批（年假需先查考勤系统累计天数）。紧急情况（如突发疾病）需在请假后2个工作日内补交材料，否则按旷工处理。步骤3：加班管理（加班前申请）员工因工作需要加班时，需提前1天填写《加班申请表》，注明加班日期、时长、工作内容（如“项目需求评审”），部门负责人审批（加班时长需合理，避免过度加班）。加班可安排调休（1个月内有效）或发放加班费（工作日加班按1.5倍，休息日按2倍，法定节假日按3倍），HR每月统计加班数据并计入薪资核算。步骤4：考勤统计与核对（每月5日前完成）HR导出考勤系统数据，核对员工打卡记录、请假/加班申请表，《月度考勤汇总表》（含出勤天数、请假类型、加班时长、异常记录等）。部门负责人确认考勤数据无误后签字，HR公示3天，员工有异议需在公示期内反馈，逾期视为确认。表单模板与填写指引【模板4：月度考勤汇总表】姓名工号部门出勤天数事假（天）病假（天）年假（天）加班时长（小时）异常记录（如迟到3次）签字（员工）*三2023001人力资源部220125无*三*六2023002市场部211018早退1次（9:30打卡）*六关键注意事项与风险提示考勤规则明确：需在《员工手册》中明确打卡时间、请假流程、加班审批标准，避免因规则模糊导致争议。假期合规性：病假需提供医院诊断证明（急诊可后补），年假需提前申请且累计不超过15天/年，避免违规休假。加班审批：禁止“先加班后审批”，未经审批的加班不计入加班时长，避免员工虚报加班。数据准确性：考勤统计需双人核对（HR+部门负责人），保证与系统记录一致，避免薪资计算错误引发劳动纠纷。绩效考核管理：科学评估与持续改进适用场景与触发条件适用于员工月度/季度/年度绩效评估，用于衡量工作业绩、能力提升及发展需求。触发条件：考核周期开始（如月初/季度初），HR制定考核计划并启动评估流程。标准化操作流程步骤1：目标设定（考核周期开始前5个工作日）HR与部门负责人根据公司战略目标，制定《绩效考核指标表》，明确考核维度（如“工作任务完成度”“团队协作”“创新能力”）、指标权重（如工作任务60%、团队协作20%、创新20%）、目标值（如“招聘完成率100%”）。员工与直属上级*经理确认考核指标，双方签字确认，保证目标可量化、可实现（如“招聘周期≤30天”）。步骤2：过程跟踪（考核周期内）上级定期（如每周/每两周）与员工沟通工作进展，记录关键事件（如“完成项目招聘，到岗率95%”），作为绩效评估依据。员工若遇目标调整（如工作任务变化），需填写《绩效目标调整申请表》，经上级审批后更新考核指标。步骤3：绩效评估（考核周期结束后3个工作日内）员工填写《绩效考核自评表》，对照考核指标自评得分（1-5分，5分为优秀）并说明理由。直属上级根据员工自评、工作记录及日常表现，填写《绩效考核上级评估表》，给出评分及评语（如“招聘完成率达标，但候选人质量需提升”）。部门负责人审核评估结果，保证评分客观公正，避免主观偏差。步骤4：结果反馈与应用（评估后5个工作日内）HR组织绩效面谈，上级向员工反馈评估结果，肯定成绩、指出不足，共同制定《绩效改进计划》（如“参加招聘技巧培训，提升候选人筛选能力”）。根据考核结果应用：优秀（前10%）可获绩效奖金+晋升机会；合格（70%）维持现状；不合格（后20%）需参加培训或调岗/解除劳动合同。表单模板与填写指引【模板5：绩效考核指标表】考核维度指标名称权重目标值实际值自评得分上级评分工作任务完成度招聘完成率60%≥95%（月度计划10人）98%5分5分团队协作跨部门配合满意度20%≥4.5分（5分