跨部门协作工作协调会议记录模板

适用情境说明会议记录全流程操作指南一、会前准备阶段明确会议目标与议题根据协作需求确定核心目标（如“明确Q3产品上线分工”“解决客户投诉跨部门响应流程卡点”），梳理需讨论的具体议题（建议不超过5个，避免发散），按优先级排序。示例议题：①研发部与市场部关于产品功能优先级分歧；②客服部与技术部客户问题响应时效优化；③跨部门数据共享权限调整。确定参会人员与分工邀请与议题直接相关的部门负责人及执行人（如涉及决策需包含部门主管），提前3天发送会议邀请（注明目标、议题、预计时长）。指定会议记录人（建议由协作牵头部门或综合部人员担任），提前准备会议签到表、议题讨论框架、过往相关资料（如项目进度表、问题清单）。准备会议材料与环境提前1天将议题背景、数据资料、待讨论问题清单发给参会人，保证各方提前熟悉内容。预定会议室（保证设备可用：投影仪、白板、录音设备需提前测试），准备会议物资（签到表、笔、议程打印件）。二、会中记录阶段会议开场与信息确认主持人宣布会议开始，重申会议目标及议程，确认参会人员（记录人签到），明确会议纪律（如“每人发言限时3分钟”“聚焦议题避免跑题”）。逐项议题讨论与记录按议题顺序，由牵头部门简要说明背景（1-2分钟），各方依次发言，记录人需重点记录：核心观点：各部门的关键意见（如“市场部建议优先开发A功能，因用户调研需求占比60%”）；分歧点：未达成一致的争议（如“研发部认为A功能开发周期需2周，市场部希望压缩至1周”）；共识点：各方认可的内容（如“同意优先开发A功能，B功能延后至下季度”）。使用白板或投影实时记录讨论要点，避免遗漏关键信息。形成决议与行动项每个议题讨论结束后，主持人引导总结决议（明确“做什么”），并细化行动项：行动内容：具体任务（如“研发部完成A功能原型设计”）；负责人：明确到部门及个人（如“研发部”）；完成时限：精确到日期（如“2023-10-20前”）；所需支持：如需其他部门配合（如“市场部需提供用户调研原始数据”）。行动项需经全体参会人确认，避免责任模糊。会议总结与后续安排主持人总结本次会议成果（决议、行动项），明确下次沟通时间（如“行动项执行中每周五同步进度，10月25日召开复盘会”），记录人整理会议记录初稿。三、会后跟进阶段整理与分发会议记录会议结束后2个工作日内，记录人整理正式会议记录（包含基本信息、议程、讨论要点、决议、行动项），经主持人审核无误后，发送至所有参会人及相关部门抄送人（如项目组全体成员、上级领导）。行动项跟踪与反馈建立《行动项跟踪表》（见模板表格），由记录人/协作牵头部门每日/每周跟踪进度，对逾期未完成的提前提醒负责人，并记录延迟原因（如“资源不足”“需求变更”）。每次行动项完成后，负责人需在跟踪表中更新状态，并附相关成果（如“原型设计文档已至共享文件夹”）。归档与复盘会议记录及行动项跟踪表在项目结束后统一归档（按“年份+项目名称+会议日期”命名），便于后续查阅。对跨部门协作中的共性问题（如响应时效、沟通机制）进行复盘，优化协作流程。标准化会议记录模板跨部门协作工作协调会议记录基本信息内容会议名称[示例：Q3产品上线跨部门协调会]会议时间[示例：2023年10月10日14:00-16:00]会议地点[示例：总部3楼会议室A]主持人[示例：产品管理部]记录人[示例：综合管理部]参会部门及人员产品管理部（、赵六）、研发部（、周七）、市场部（吴八、郑九）、客服部（*冯十）缺席人员及原因研发部钱一（出差，已提前提交书面意见）会议目标明确Q3产品上线功能优先级，解决跨部门协作卡点，确定时间节点与责任分工会议议程与讨论记录序号议题名称——————————1产品功能优先级确定2客户问题响应流程优化3跨部门数据共享权限调整会议总结1.共形成3项决议，明确5个行动项，责任到人、时限清晰；2.下次会议时间：2023年10月25日14:00，同步行动项进展；3.跨部门协作需加强日常沟通，避免信息滞后。附件1.用户调研报告；2.客户问题投诉清单；3.行动项跟踪表（详见共享文件夹“2023-Q3产品会议”）关键注意事项与风险提示记录客观性与准确性记录需忠实还原讨论内容，避免主观臆断，对分歧点准确标注各方意见（如“研发部认为：开发周期需2周；市场部建议：压缩至1周，可调配临时资源支持”）。涉及数据、时间节点等信息需与发言人确认，避免记录误差。行动项可执行性行动项需符合“SMART原则”（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性），避免模糊表述（如“尽快完成”“优化流程”），明确“做什么、谁来做、何时做完”。若行动项需跨部门协作，需明确“牵头方”与“配合方”，避免责任推诿。信息及时同步会议记录需在24-48小时内分发至所有相关方，保证缺席人员同步知晓决议；行动项进展需定期通报（如每周五进度更新），避免信息孤岛。会前会后衔接复杂议题可提前召开“预备会”统一意见，缩短正式会议时