公司人事档案管理细则

公司人事档案管理细则为规范公司人事档案管理工作，保障人事档案的真实性、完整性与安全性，维护员工合法权益，同时为公司人力资源管理决策提供可靠依据，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规，结合公司实际运营情况，制定本管理细则。本细则适用于公司全体员工（含正式员工、试用期员工、劳务派遣人员）的人事档案管理工作。一、管理职责分工人事档案管理工作实行“统一领导、分级负责、专人管理”的原则，明确各主体职责如下：（一）人事部职责人事部作为人事档案管理的主管部门，统筹规划档案管理工作，制定并完善档案管理制度与操作流程；监督档案管理工作的合规性，定期检查档案的收集、整理、保管及利用情况；协调解决档案管理中的疑难问题，如跨部门材料对接、档案转递争议等；负责档案管理相关的对外沟通，如与政府部门、合作单位的档案事务对接。（二）档案管理员职责档案管理员由人事部指定专人担任，需具备较强的责任心与保密意识，熟悉档案管理规范。其主要职责为：具体承担档案的收集、整理、装订、保管、借阅登记等日常操作；定期对档案进行清查核对，确保纸质档案与电子档案信息一致；及时更新档案管理系统数据，维护档案信息的准确性；在员工信息变更、岗位调整、离职等环节，同步更新档案内容；参与档案安全与保密工作，落实各项防护措施。（三）各部门职责各部门需指定专人负责本部门员工档案材料的收集与提交，在员工发生绩效考核、奖惩、培训、岗位变动等事项后，按规定时间将相关材料报送至人事部；配合人事部开展档案审核工作，对本部门提交的材料真实性负责；在员工入职、离职时，协助人事部完成材料的交接与确认。（四）员工本人职责员工需对提交的个人档案材料（如简历、学历证明、离职证明等）的真实性、完整性负责，如有信息变更（如学历提升、职称变动、联系方式变更等），应在规定时间内告知人事部并提交更新材料；不得伪造、篡改档案材料，否则将承担相应的法律责任与纪律处分。二、档案内容构成人事档案以“一人一档”为原则，涵盖员工从入职到离职（或在职期间）的全周期材料，具体分为以下类别：（一）入职类档案员工个人简历（含工作经历、教育经历等信息）；入职登记表（需填写完整的个人信息、家庭情况、紧急联系人等）；学历及学位证书复印件（需与原件核对一致）、职业资格证书复印件（如执业资格、技能等级证书等）；身份证明复印件（有效期内的身份证或其他有效证件）；原单位离职证明（适用于有工作经验的员工）；背景调查材料（如学历验证报告、工作经历背调记录等，如有）；入职体检报告（符合公司入职体检要求的报告）。（二）在职类档案年度绩效考核表（含自评、上级评价、绩效结果等）；奖惩材料（包括奖励通知、荣誉证书复印件、处罚决定书等）；培训记录（内部培训签到表、外部培训结业证书、培训总结等）；岗位调整通知（含调岗文件、岗位说明书变更记录等）；薪资调整审批表（记录薪资变动原因、调整幅度等）；劳动合同及续签协议（含劳动合同书、补充协议、竞业限制协议等）；其他与在职期间相关的材料（如出差报告、项目成果证明等，经部门认定需归档的材料）。（三）离职类档案离职申请表（员工本人填写的离职申请及日期）；解除（终止）劳动合同协议书（双方签字盖章的协议）；离职面谈记录（如有，需记录员工离职原因、对公司的建议等）；离职证明（公司出具的离职证明文件）；工作交接清单（含工作内容、物品、文档等交接情况）。（四）其他类档案职称评审材料（职称申报书、评审结果通知等）；党团组织关系材料（入党/团志愿书、组织关系转移证明等）；外部荣誉证书复印件（如行业奖项、社会荣誉等，需与原件核对）；其他特殊材料（如工伤认定材料、医疗期证明等与员工权益相关的材料）。三、档案管理流程（一）材料收集1.日常收集：各部门在员工发生绩效考核、奖惩、培训、岗位变动等事项后，应在规定时间内将相关材料提交至人事部，确保材料及时归档。2.入职收集：新员工入职时，需在入职手续办理期间提交完整的入职类材料，档案管理员应逐项核对材料的完整性与合规性，对缺失或不符合要求的材料，及时通知员工补充。3.离职收集：员工离职时，人事部应在离职手续办理完毕后规定时间内，完成离职类材料的整理与归档，确保离职档案完整反映员工在职期间的最后状态。（二）材料整理档案管理员按照“分类清晰、顺序合理、装订规范”的原则整理档案：按档案类别（入职、在职、离职、其他）对材料进行分类，同一类别内按时间先后顺序排列；对纸质材料进行装订，去除金属物（如订书钉），采用线装或胶装方式，确保材料不易脱落；电子档案需按统一命名规则（如“姓名-材料类别-日期”）整理，建立电子档案索引，方便查询。（三）材料审核1.初审：档案管理员对收集的材料进行初审，重点核查材料的真实性（如学历证明与学信网信息是否一致）、完整性（是否缺失关键材料）、合规性（是否符合公司制度要求），对存在问题的材料，及时退回相关部门或员工补充完善。2.复审：初审通过的材料提交人事部负责人复审，复审内容包括材料的逻辑合理性（如岗位变动与薪资调整是否匹配）、手续完备性（如奖惩材料是否有审批签字），复审通过后方可归档。（四）档案归档1.纸质档案：审核通过的纸质材料存入员工个人档案盒，档案盒标注员工姓名、部门、档案编号及存放位置，档案柜需按部门或档案编号顺序排列，便于查找。2.电子档案：将审核通过的材料扫描或拍照（确保清晰可辨），录入公司档案管理系统，建立电子档案与纸质档案的对应关系，电子档案需定期进行异地备份（如存储至公司云服务器或外部存储设备），防止数据丢失。（五）档案转递1.内部转递：员工因内部调岗至其他子公司或部门的，由人事部按规定办理档案转递手续，通过内部公文流转或专人送取的方式移交档案，确保档案安全。2.外部转递：员工离职后需将档案转递至新单位或人才市场的，由人事部通过机要交通（涉密档案须专人送取）方式转递，严禁个人自带档案；转递时需填写《档案转递通知单》，注明档案内材料清单，接收单位需在回执上签字盖章后退回人事部存档。（六）档案销毁对超过保管期限（参照国家档案保管期限规定）且无保存价值的档案，按以下流程销毁：1.档案管理员提出销毁申请，列明需销毁的档案编号、内容、保管期限等信息；2.申请经人事部负责人审核、公司分管领导审批后，方可实施销毁；3.销毁过程需有两人以上监销，监销人员需在《档案销毁清册》上签字确认，销毁记录长期保存。四、档案的保管与利用（一）档案保管1.纸质档案：存放于专用档案室，档案室需具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫条件，配备温湿度计、消防器材（如灭火器、烟雾报警器）、防盗门窗及防磁档案柜；档案管理员需定期检查档案，发现霉变、虫蛀、破损等情况及时处理。2.电子档案：存储于公司专用服务器，设置访问密码与权限（如只读、修改、删除权限），定期进行病毒查杀与数据备份，备份数据存放于安全场所（如异地服务器或加密U盘），防止数据泄露或丢失。（二）档案借阅1.内部借阅：公司内部因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、档案编号、借阅期限，经部门负责人及人事部负责人审批后，到档案管理员处办理借阅手续；借阅的档案需妥善保管，不得涂改、拆页、转借，限期归还（一般不超过规定天数），如需续借需重新申请。2.外部借阅：外部单位（如政府部门、公证机构）因公务需要查阅员工档案的，需出具正式公函及经办人身份证明，经公司分管领导审批后，由档案管理员陪同查阅，查阅内容仅限公函注明的范围，严禁复制无关材料；如需复制档案材料，需经审批后加盖档案专用章。3.员工本人借阅：员工本人一般不得借阅本人档案，确因特殊情况（如办理公证、职称评审需本人提供材料）需要查阅的，需填写申请，经人事部负责人审批后，在档案管理员陪同下查阅，严禁篡改或抽取档案材料。（三）档案利用1.员工服务：为员工办理职称评定、社保待遇申领、公证证明、学历认证等事项时，档案管理员需根据申请提供档案材料的复印件（加盖档案专用章），并登记利用记录。2.公司决策支持：人事部可根据档案信息进行人力数据分析，如员工学历分布、年龄结构、离职原因统计等，为公司人才规划、绩效考核优化、薪酬体系调整等提供参考依据。五、安全与保密要求（一）保密制度建立严格的档案保密制度，档案管理员须签订《保密协议书》，承诺对档案内容严格保密，严禁向无关人员透露档案信息（如员工薪资、奖惩记录、个人隐私等）；严禁在公共场合（如电梯、餐厅）讨论档案内容，不得将档案材料带离工作场所（经审批的借阅除外）。（二）权限管理电子档案管理系统设置多级访问权限：普通员工仅可查询本人基本信息（如入职时间、岗位信息）；人事部人员按职责权限查询相关档案（如招聘专员可查询入职材料，薪酬专员可查询薪资调整材料）；公司领导可根据需要查阅权限范围内的档案，查阅需登记事由。（三）安全防护1.定期对档案管理区域进行安全检查，排查火灾、漏水、虫害、电路故障等隐患，每月至少检查一次；2.制定应急预案，如遇火灾、洪