文书模板-钉钉平台上的离职人员管理制度

会计实操文库1/1文书模板-钉钉平台上的离职人员管理制度一、账号权限管理及时冻结账号：一旦员工提交离职申请或确定离职日期，人力资源部门应立即在钉钉管理后台冻结该员工的账号。冻结后，该账号将无法登录钉钉，无法查看企业内部的聊天记录、文件资料、审批流程等信息，防止企业信息泄露。例如，在员工离职手续办理的当天上午，即可完成账号冻结操作。权限回收：在冻结账号之前，仔细检查并回收该员工所拥有的特殊权限。如某些员工可能具有文件上传下载的高级权限、审批流程的特殊节点权限等，这些权限在员工离职后应及时收回，分配给在职的相关负责人。通过权限回收，确保企业数据和业务流程的安全性和可控性。离职账号备份（可选）：对于一些重要的工作沟通记录、项目文档等与离职员工账号相关的数据，可在征得相关部门同意后，进行备份操作。备份的数据存储在企业专门的服务器或数据存储区域，按照规定的存储期限进行保存，以备后续可能的查询和审计需求。例如，对于涉及重大项目的离职员工账号，可将其近半年的聊天记录和相关项目文档进行备份。二、数据与信息管理聊天记录处理：在钉钉管理后台设置，使离职员工自动退出所有企业内部群聊。对于群聊中的聊天记录，企业可根据自身的保密政策和法律法规要求，决定是否保留或删除。若保留，应确保聊天记录存储在安全的环境中，只有经过授权的人员才能访问。例如，对于涉及商业机密的群聊记录，在离职员工退出后，可将聊天记录导出并加密存储，设置只有企业高层管理人员和法务部门有权限查看。文件管理：检查离职员工在钉钉云盘中存储的文件，将与工作相关的重要文件转移至企业指定的公共文件夹或由相关负责人接收。对于无用的文件或个人文件，在确认后可进行删除操作。同时，设置云盘权限，确保离职员工无法再访问企业云盘文件。比如，将离职员工负责的项目文件转移至项目组的公共文件夹，由项目负责人重新分配权限。审批流程清理：对于离职员工发起但尚未完成的审批流程，在钉钉系统中进行相应处理。若审批流程可由其他在职员工继续跟进，将审批流程转移至合适的人员；若审批流程已无继续执行的必要，可在系统中终止该流程，避免流程积压和混乱。三、离职人员沟通管理离职面谈记录留存：在进行离职面谈时，可使用钉钉的录音功能（需提前告知员工并获得同意），将面谈过程进行记录。面谈记录应包括员工离职原因、对企业的意见和建议、工作交接情况等重要信息。将面谈记录整理成电子文档，保存在企业的人力资源管理文件夹中，以便后续分析和参考。后续沟通规范：若企业需要与离职员工进行后续沟通，如了解工作交接的遗留问题、进行客户回访等，应通过企业指定的沟通渠道（如企业邮箱）进行，避免使用钉钉进行私人性质的频繁沟通，以免造成信息混淆和管理混乱。同时，明确沟通的负责人和沟通内容范围，确保沟通的有效性和规范性。四、系统功能利用与优化利用钉钉智能人事功能：钉钉智能人事系统提供了人员入离职管理模块，企业应充分利用该功能，确保员工离职信息的准确录入和及时更新。通过该模块，可自动生成离职人员报表，方便人力资源部门进行数据分析和统计，如离职率分析、离职原因统计等，为企业的人才管理和运营决策提供数据支持。安全插件应用：考虑安装如安恒密盾等第三方安全插件，进一步增强钉钉平台的安全性。这些插件可以对企业数据进行加密保护，防止离职人员通过非法手段获取企业信息。同时，安全插件还可对离职人员账号进行更严格的管控，如禁止其在离职后一段时间内尝试登录钉钉等，有效降低信息泄露风险。定期系统评估与优化：定期对钉钉平台的离职人员管理功能进行评估，收集各部门在管理过程中