2026年体育用品公司五险一金合规缴纳管理制度

2026年体育用品公司五险一金合规缴纳管理制度第一章总则第一条为规范公司五险一金（养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险及住房公积金）的缴纳管理工作，确保缴费行为符合国家及地方相关法律法规要求，保障员工合法权益，规避用工合规风险，依据《中华人民共和国社会保险法》《住房公积金管理条例》《工伤保险条例》等相关法规，结合公司体育用品生产、研发、销售的经营实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司全体在职员工，包括正式员工、试用期员工、劳务派遣员工（按派遣协议约定执行），覆盖公司总部及各分支机构的五险一金缴纳管理工作，分支机构需按所在地社保、公积金管理规定执行，接受总公司统一监督。第三条五险一金缴纳管理遵循三大原则：一是合规性原则，严格按照国家及地方社保、公积金管理部门的规定核定缴费基数、缴纳比例，按时足额完成缴纳；二是及时性原则，在法定时限内完成员工参保、停保、基数调整等操作，不拖延、不遗漏；三是透明性原则，及时向员工公示缴费相关信息，解答员工关于五险一金的咨询，保障员工知情权。第四条各部门职责划分：人力资源部门为核心责任部门，负责员工参保信息收集、缴费基数核定、参保停保手续办理、员工权益咨询解答；财务部门负责五险一金费用的核算、计提、缴纳及票据管理，配合人力资源部门完成费用核对；法务部门负责缴费行为的合规性审核，处理因缴费问题引发的劳动争议及合规风险；各业务部门配合人力资源部门收集本部门员工的参保信息，及时反馈员工异动情况。第二章缴纳范围与标准管理第五条参保范围核定：公司自与员工建立劳动关系之日起，为符合参保条件的员工办理五险一金参保手续，试用期员工与正式员工同等享受参保权益，不得因试用期身份拒绝参保；员工因户籍、异地参保等特殊情况无法在公司所在地参保的，需提供有效证明材料，经人力资源部门审核、管理层审批后，按协商方案执行，并留存书面记录。第六条缴费基数核定：缴费基数按员工上一年度月平均工资确定，工资总额按国家统计局《关于工资总额组成的规定》执行，包括基本工资、绩效工资、奖金、津贴补贴等全部劳动报酬；缴费基数不得低于当地社保、公积金管理部门公布的最低缴费基数，不得高于最高缴费基数，超出上下限的，按上下限标准核定；新入职员工首月缴费基数按其入职约定的月工资标准核定，无约定或约定不明确的，按当地最低工资标准核定，待满一个工资支付周期后，按实际工资调整。第七条缴费比例执行：公司及员工的五险一金缴费比例严格按照公司所在地社保经办机构、住房公积金管理中心公布的当期标准执行，人力资源部门需及时关注比例调整政策，在政策变动后15个工作日内完成缴费比例更新，并通知财务部门及全体员工；公司不得擅自降低缴费比例，不得要求员工承担应由公司缴纳的部分。第八条基数调整管理：每年当地社保、公积金管理部门公布基数调整窗口期后，人力资源部门需在窗口期内完成全体员工缴费基数的重新核定，收集员工上一年度工资证明材料，核对基数准确性，调整结果需书面告知员工，员工对基数有异议的，可在7个工作日内提出复核申请，人力资源部门需在5个工作日内完成复核并反馈结果。第三章参保与停保流程管理第九条入职参保办理：新入职员工需在入职3个工作日内，向人力资源部门提交身份证复印件、户口本复印件（如需）、社保/公积金转移接续证明（如有）等参保所需材料；人力资源部门在收到材料后，于员工入职30日内完成社保、公积金的参保登记手续，确保参保时间不晚于劳动关系建立后的法定时限，参保完成后及时将参保信息告知员工。第十条异动调整办理：员工发生岗位调整、工资调整、异地调动等异动情况，导致缴费基数或参保地需调整的，人力资源部门需在异动发生后10个工作日内完成信息变更申请，财务部门同步调整费用计提标准；员工异地调动的，按调入地社保、公积金管理规定办理转移接续手续，转移过程中需跟踪进度，确保员工社保、公积金权益不中断。第十一条离职停保办理：员工离职的，人力资源部门需在员工离职后15日内完成社保、公积金的停保/封存手续，停保时间按劳动合同解除/终止日期核定；离职员工需办理社保、公积金转移的，人力资源部门需配合提供相关证明材料，不得无故拖延或拒绝，转移材料需在员工提出申请后7个工作日内出具。第十二条特殊情况处理：员工因病假、产假、停工留薪等特殊情形离岗的，公司按国家规定继续为其缴纳五险一金，缴费基数按离岗前的工资标准核定，员工个人应承担的部分，可从其工资中代扣或协商补缴；员工达到法定退休年龄的，人力资源部门及时为其办理社保停保及退休待遇申领协助手续，公积金按规定办理提取或封存手续。第四章缴费执行与票据管理第十三条费用核算：财务部门每月5日前，根据人力资源部门提供的员工参保清单、缴费基数及比例，核算当月公司及员工应承担的五险一金费用总额，生成费用核算表，经人力资源部门核对确认后，作为费用计提和缴纳的依据。第十四条费用代扣：员工个人应承担的五险一金费用，由财务部门从员工当月工资中代扣代缴，代扣金额需在工资条中明确列明，员工可查询代扣明细，人力资源部门需解答员工关于代扣金额的咨询。第十五条足额缴纳：财务部门在每月社保、公积金管理部门规定的缴费截止日前，完成费用足额缴纳，不得拖欠、欠缴；因银行系统故障、政策调整等不可抗力导致无法按时缴纳的，需及时向相关管理部门报备，并在故障排除后24小时内完成补缴，同时将情况告知全体员工。第十六条票据管理：财务部门在完成缴费后，及时取回社保缴费凭证、公积金缴存凭证，按会计档案管理要求归档保存，保存期限不少于10年；人力资源部门需将缴费凭证复印件按员工分类留存，以备员工查询或权益申领时使用。第五章信息核对与权益保障第十七条信息公示：人力资源部门每季度在公司内部公示一次五险一金缴纳情况，公示内容包括缴费人数、缴费基数范围、缴纳总额、缴费比例等（不含员工个人隐私信息），公示期不少于5个工作日，接受员工监督。第十八条个人核对：人力资源部门为员工提供五险一金缴费明细查询渠道，员工可每月查询个人缴费记录，发现缴费金额、缴费月份有误的，可向人力资源部门提出核对申请，人力资源部门需在3个工作日内与社保、公积金管理部门核实，并将结果反馈给员工。第十九条权益协助：员工需办理医保报销、工伤认定、养老金申领、公积金提取等业务的，人力资源部门需协助准备相关证明材料，指导办理流程，不得推诿；因公司缴费失误导致员工权益受损的，公司需承担相应责任，及时纠正并弥补员工损失。第二十条异议处理：员工对五险一金缴纳有异议的，可向人力资源部门提交书面异议申请，列明异议事项及理由，人力资源部门需在5个工作日内调查核实，形成书面处理意见，反馈给员工；异议成立的，及时纠正错误，如补缴费用、调整基数等；异议不成立的，向员工说明具体依据。第六章监督管理与责任追究第二十一条内部监督：管理层每半年组织一次五险一金缴纳合规性自查，重点核查缴费基数核定准确性、缴费比例合规性、参保停保及时性、费用缴纳足额性，自查结果形成报告，针对问题制定整改措施，限期整改。第二十二条外部合规：法务部门定期关注国家及地方五险一金政策变动，及时向人力资源、财务部门传达新规要求，确保公司缴费行为始终符合最新法规；配合社保、公积金管理部门的稽核检查，提供真实、完整的缴费资料，不得隐瞒、伪造。第二十三条责任追究：对未按规定为员工办理参保手续、拖欠欠缴五险一金费用、擅自降低缴费基数或比例的，追究人力资源部门及财务部门相关责任人责任；因责任人失误导致公司被社保、公积金管理部门处罚的，由责任人承担相应赔偿责任；对泄露员工五险一金隐私信息的，给予通报批评、绩效扣减等处理，情节严重的