2026年橡胶制品公司办公设备全生命周期管理制度

2026年橡胶制品公司办公设备全生命周期管理制度第一章总则第一条为规范公司办公设备全生命周期管理，提高设备使用效率，降低运营成本，保障办公活动有序开展，依据《中华人民共和国节约能源法》《废弃电器电子产品回收处理管理条例》等相关法律法规，结合公司橡胶制品生产经营过程中办公设备（电脑、打印机、复印机、传真机、办公桌椅、实验检测辅助办公设备等）的使用特点，制定本制度。第二条本制度所指办公设备全生命周期，是指设备从采购申请、选型采购、验收入库、登记领用、日常使用、维护保养、故障维修到报废处置、回收利用的全过程；全生命周期管理是指对上述各环节进行标准化、规范化管控，实现设备高效利用、成本可控、环保处置。第三条本制度适用于公司各职能部门（行政、生产、销售、财务、研发等）及所有使用办公设备的岗位人员，覆盖公司所有在册办公设备，无特殊情况不得豁免。第四条办公设备全生命周期管理遵循“统一采购、规范使用、定期维护、按需报废、环保处置”的原则，兼顾设备使用效率、成本控制与环境保护要求。第五条公司成立办公设备管理小组，由行政部门负责人担任组长，财务部门负责人、各部门设备联络人代表为成员，负责办公设备采购审批、使用监督、报废审核等工作，小组办公室设在行政部。第二章职责分工第六条办公设备管理小组职责：（一）制定办公设备采购标准、使用规范、维护周期及报废判定标准，报公司管理层审批后执行；（二）审核各部门办公设备采购申请，评估采购必要性，统筹年度办公设备采购预算；（三）每季度抽查办公设备使用、维护情况，核查设备台账与实际使用状态是否一致；（四）审核办公设备报废申请，监督报废设备的处置流程，确保合规环保。第七条行政部门职责：（一）作为办公设备归口管理部门，建立全公司办公设备台账，记录设备型号、采购时间、使用部门、责任人、维修记录、报废状态等信息，台账实时更新；（二）负责办公设备的统一采购，筛选合规供应商，签订采购合同，确保设备质量符合国家相关标准；（三）组织办公设备验收、入库、领用登记，指导使用部门正确操作设备；（四）制定设备维护计划，联系专业维保人员定期对设备进行保养，建立设备维修档案；（五）负责报废设备的统一处置，对接有资质的回收机构，做好处置记录留存。第八条各使用部门职责：（一）指定专人作为设备联络人，对接行政部门办理设备领用、归还、报修等手续；（二）督促本部门人员按规范使用办公设备，避免人为损坏、违规操作；（三）发现设备故障及时向行政部门报修，不得私自拆卸、维修设备；（四）配合行政部门完成设备盘点、维护、报废等工作，确保本部门设备账实相符。第九条财务部门职责：（一）审核办公设备采购预算，把控采购成本，按规定完成设备入账、折旧计提等财务处理；（二）参与办公设备报废审核，核实设备残值，完成报废设备的财务核销；（三）监督办公设备采购、维修、处置过程中的费用支出，确保合规使用资金。第三章设备采购与验收第十条采购申请：各部门因工作需要新增办公设备的，需提交《办公设备采购申请表》，说明采购理由、设备规格、预计使用年限、预算金额等，经部门负责人签字后报办公设备管理小组审核，审核通过后由行政部门统一采购。第十一条采购标准：办公设备采购需优先选择节能、环保、性价比高的型号，符合公司办公场景使用需求；批量采购（单次采购金额超5000元）需通过至少两家供应商比价，确保采购价格合理。第十二条验收入库：设备到货后，行政部门联合使用部门、财务部门共同验收，核对设备型号、数量、配件是否与采购合同一致，通电测试设备功能是否正常，验收合格后办理入库手续，录入设备台账；验收不合格的，由行政部门联系供应商退换货。第十三条领用登记：使用部门领取设备时，需填写《办公设备领用单》，明确设备责任人，行政部门在台账中记录领用信息，设备责任人对设备使用期间的完好性负责。第四章设备使用与维护第十四条使用规范：（一）设备使用人员需遵守操作手册要求，不得违规操作（如私自改装电脑系统、超负荷使用打印机等）；（二）办公设备仅限公司办公使用，不得用于私人用途，不得外接无关设备，避免设备损坏或信息泄露；（三）人员离职或调岗时，需办理设备交接手续，由行政部门更新设备台账中的责任人信息。第十五条日常维护：（一）电脑、打印机等电子设备，行政部门每季度组织一次除尘、系统优化、耗材检查等基础维护；（二）办公桌椅、文件柜等家具类设备，使用部门定期清洁保养，发现松动、损坏及时报修；（三）实验检测辅助办公设备，需按专业要求定期校准、保养，维护记录留存不少于3年。第十六条故障维修：设备出现故障的，使用部门联络人需及时向行政部门报修，行政部门接到报修后1个工作日内响应，能现场维修的当日处理，无法现场维修的联系专业维保人员，维修完成后告知使用部门并记录维修情况。第十七条耗材管理：行政部门统一采购办公设备耗材（如打印纸、墨盒、硒鼓等），建立耗材领用台账，按需发放；鼓励重复利用、节约使用耗材，减少浪费。第五章设备报废与处置第十八条报废判定条件：（一）设备使用年限超过规定使用周期（电脑5年、打印机/复印机3年、办公家具8年），且维修成本超过设备残值50%的；（二）设备出现无法修复的故障，或因技术迭代无法满足办公需求的；（三）设备存在安全隐患，继续使用可能造成人员伤害或财产损失的。第十九条报废流程：使用部门提交《办公设备报废申请表》，说明报废原因，行政部门核实设备状态，办公设备管理小组审核，财务部门核实残值后，报公司管理层审批；审批通过后，行政部门标记设备台账状态为“报废”。第二十条报废处置：（一）电子类报废设备，需对接有资质的废弃电器电子产品回收机构处置，确保数据彻底清除，避免信息泄露，留存处置凭证；（二）家具类报废设备，可维修利用的统一翻新后调配使用，无法利用的按环保要求处置；（三）报废设备处置所得残值，由财务部门按规定入账。第六章监督考核与责任追究第二十一条定期盘点：行政部门每半年组织一次办公设备全面盘点，核对台账与实际设备数量、状态，形成盘点报告，报办公设备管理小组。第二十二条考核应用：设备管理情况纳入各部门年度绩效考核，设备账实相符率≥98%的部门，绩效考核加2分；账实不符率超5%的，扣减部门绩效2-5分。第二十三条责任追究：（一）因违规操作导致设备损坏的，责任人承担维修费用，情节严重的给予警告处分；（二）私自报废、处置办公设备的，给予记过处分，扣减绩效奖金；（三）行政部门未按规定建立台账、维护设备，导致设备管理混乱的，部门负责人提交书面检讨，扣减个人绩效奖金；（四）泄露报废电子设备数据信息的，追究相关人员责任，情节严重的解除劳动合同。第七章附则