行政管理规章制度

行政管理规章制度第一章总则第一条为建立规范、高效、透明的行政管理体系，保障组织战略落地，依据国家现行法律法规及公司章程，特制定本制度。第二条本制度所称“行政管理”涵盖办公秩序、公文流转、会议管理、印章证照、档案、资产、采购、后勤、接待、差旅、车辆、信息化、安全、应急、督查、考核、奖惩、培训、保密、廉洁、环境、能源、公益、外包、合同、知识产权、数据治理、风险内控、持续改进等全链路事项。第三条行政管理坚持“统一领导、分级负责、流程闭环、数字赋能、持续改进”二十字方针，任何部门与个人均须无条件执行，不得另行制定与本制度冲突的内部规定。第二章组织与职责第四条设立行政中心，作为行政管理归口部门，设主任一名，直接向总裁汇报；下设文秘部、综合部、资产部、后勤部、安保部、信息部、督查部七个二级部，每部设经理一名，专员若干。第五条行政中心职责：（一）制定、解释、修订本制度及配套细则；（二）搭建并维护行政共享服务平台，实现流程线上化、数据可视化；（三）编制年度行政预算，执行滚动预测与动态调整；（四）组织行政类供应商招标、评价与退出；（五）牵头重大活动、重要会议、应急事件处置；（六）对各部门行政工作实施月度抽查、季度审计、年度考评，结果纳入组织绩效。第六条各部门须设行政对接人，接受行政中心业务领导，参与培训并通过年度认证；未通过认证的，所在部门扣减绩效2%。第七条行政中心建立“AB角”机制，任何岗位须至少配备两名胜任人员，确保业务不间断。第三章公文与印章管理第八条公文种类分为决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要、简报、制度十类，统一使用公司VI模板，正文采用仿宋_GB2312三号，行距28磅，页边距上下2.6cm、左右3cm。第九条发文流程：起草人→部门负责人核稿→法务合规审查→行政中心文秘部复审→分管领导签发→文秘部编号、排版、盖章、分发、归档，全程在OA系统留痕，电子印章与实体印章同步启用。第十条收文流程：文秘部统一收取，邮件、快递、传真、政府平台来文均在2小时内拆封、登记、扫描、上传；紧急文件立即电话报告行政中心主任，30分钟内拟办意见报公司领导。第十一条印章分公章、合同章、财务章、法人章、业务章、电子章六类，实行“双人双锁、专柜存放、用印留痕、月度盘点”；用印须线上申请，上传盖章文件PDF版，经部门经理、法务、行政中心主任三级审批；印章外借须总裁书面批准，借出时间不得超过48小时，归还时当场销毁多余件。第十二条印章遗失须在30分钟内向公安机关报案、登报声明，并在24小时内书面报告董事会；相关责任人停职调查，损失由责任人先行垫付。第四章会议管理第十三条会议按层级分为股东会、董事会、总裁办公会、专题会、部门例会、项目晨会六类，实行“年度统筹、月度计划、周度更新”机制，任何会议须提前48小时在“会议管理平台”预约，未预约的，行政中心有权拒绝提供场地与设备。第十四条会议资料须提前24小时上传共享空间，参会人员须提前阅读并在线确认；会议开始10分钟内未确认的，视为缺席，计入月度考核。第十五条会议纪要须在会议结束后4小时内由记录人完成初稿，24小时内经主持人签发，48小时内分发至责任部门；涉及决策事项须同步生成任务清单，明确责任人、完成时间、验收标准，行政中心督查部每周通报进度。第十六条会议纪律：手机静音、禁止随意走动、发言限时、控制时间；违反三次以上者，行政中心予以通报批评并取消当年评优资格。第五章档案管理第十七条档案分文书、科技、财务、人事、声像、实物、电子七大门类，实行“统一领导、分级管理、集中保管、信息共享”原则。第十八条档案库房须达到“八防”标准：防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防有害生物、防污染；温度控制在14℃—24℃，湿度45%—60%，每日两次记录，异常30分钟内启动应急预案。第十九条档案借阅：内部员工线上申请，部门负责人审批，档案管理员核对身份后现场借阅，借阅时间不超过10个工作日；外单位人员须持介绍信，经行政中心主任、分管领导、总裁三级审批，全程在监控室阅览，禁止拍照、复制。第二十条档案销毁：保管期满的档案由档案部提出销毁清单，行政中心、法务、审计三方联合鉴定，报总裁批准后，在指定场所集中销毁，全程录像并留存光盘20年。第六章资产管理第二十一条资产分固定资产、低值易耗品、无形资产三类，实行“一物一码一责任人”制度，二维码标签含资产名称、编号、规格、责任人、启用日期、折旧年限、残值率。第二十二条资产采购：需求部门在预算额度内提交申请，资产部进行“三比一算”（比质量、比价格、比服务、算成本），金额5万元以上须公开招标；采购合同须法务审核、财务备案、行政中心归档。第二十三条资产验收：由使用部门、资产部、财务部三方现场开箱、拍照、核对配置，填写《资产验收单》，48小时内完成系统入账；未经验收的，财务拒绝付款。第二十四条资产调拨：跨部门调拨须线上发起，调出、调入、资产部三方确认，物流过程须购买保险，运输损耗由责任方承担；私自调拨的，按资产原值2倍处罚。第二十五条资产报废：使用年限已满且无法维修或维修费高于净值50%的，由使用部门提出，资产部组织技术鉴定，财务核定净值，行政中心公示5个工作日无异议后，总裁批准报废；报废资产处置采用竞价拍卖，收入上缴财务。第七章采购与供应商管理第二十六条采购分战略采购、集中采购、分散采购三种模式，行政中心建立合格供应商库，每年复评一次，评分维度：质量30%、价格25%、交付20%、服务15%、合规10%，低于80分的强制退出，三年内不得参与投标。第二十七条供应商入库须提交营业执照、近三年审计报告、社保缴纳证明、信用中国查询截图、无行贿犯罪记录承诺；行政中心组织现场考察，抽样访谈其客户，形成考察报告，经总裁办公会审议通过后入库。第二十八条采购合同须包含：标的、数量、质量、价款、履约期限、地点、方式、验收标准、违约责任、知识产权、保密、不可抗力、争议解决、廉洁条款；合同签订前须进行合规审查，金额100万元以上须外聘律师复核。第二十九条采购付款：预付款比例不得超过合同金额30%，质保金不少于10%，质保期不少于12个月；付款前须由使用部门、资产部、财务部分别确认到货、验收、发票无误，OA系统生成付款单，财务复核后付款。第八章后勤与接待管理第三十条办公环境实行“5S+”标准：整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约、环保；每周三下午为“卫生日”，各部门轮值，行政中心打分并公示，连续两次排名末位的，部门负责人扣减绩效5%。第三十一条员工餐厅采用“自助+称重”模式，食材采购须索证索票，48小时留样，每月邀请第三方机构抽检，结果向全员公示；员工满意度低于85%的，餐饮承包商限期整改，连续两次低于80%的，终止合同。第三十二条宿舍管理：统一配备床、衣柜、空调、热水器，实行“实名制、门禁制、查房制”，禁止留宿异性，违规者罚款500元并取消住宿资格；宿舍区域禁止吸烟，每发现一次，当事人及宿舍长各罚款200元。第三十三条商务接待：按“对等、节俭、周到”原则，分一级（政府副厅级以上、战略客户）、二级（政府处级、重要客户）、三级（一般客户）三档，对应接待标准：人均餐标300元、200元、100元，酒水自带，禁止赠送现金、购物卡、奢侈品；接待审批须提前24小时线上提交，附来访函、行程单、接待方案，行政中心统一安排车辆、酒店、会议室。第九章差旅与车辆管理第三十四条差旅实行“预算包干、超标自理、节约归己”机制，国内差旅分一线城市、二线城市、三线城市三档，住宿限额分别为800元、500元、350元，伙食补助150元/天，市内交通80元/天，往返大交通按实际发生额报销，超标部分须书面说明，未经批准的，财务拒绝报销。第三十五条出差须提前48小时在OA提交《出差申请单》，注明目的、行程、预算、客户信息，部门负责人、财务、行政中心三级审批；出差结束后5个工作日内提交《差旅报销单》，附发票、行程单、客户拜访记录，逾期报销的，每逾期1天扣减报销金额1%。第三十六条公司车辆分公务车、生产车、接待车三类，实行“集中调度、定点维修、定点加油、定点保险”制度；驾驶员须持有效驾照，三年以上驾龄，入职前须通过背景调查、体检、技能测试；车辆外出须填写《派车单》，注明事由、路线、预计里程，行政中心统一调度，未经派车私自出车的，按每公里5元罚款，发生交通事故由驾驶员承担保险外全部责任。第十章信息化与数据治理第三十七条行政中心信息部负责搭建“行政云”平台，集成OA、HR、财务、资产、档案、后勤、督查、考核八大模块，实现单点登录、移动审批、数据可视化；系统可用性须达到99.9%，故障响应时间不超过15分钟，重大故障须在2小时内恢复。第三十八条数据分公开、内部、秘密、机密、绝密五级，实行“分类分级、最小权限、加密传输、日志审计”原则；员工离职须提交《数据清理确认单》，信息部在24小时内禁用账号、备份数据、清理权限，未完成的，人力资源部不予办理离职手续。第三十九条员工须使用公司统一配发的安全终端，禁止私自安装软件；发现病毒、木马、勒索软件须立即断网并报告信息部，隐瞒不报造成损失的，按损失金额1—3倍处罚。第十一章安全与应急管理第四十条建立“公司—部门—班组”三级安全管理网络，行政中心安保部设安全主管一名，专职安全员三名，各部门设兼职安全员若干；每月组织一次综合检查，每季度组织一次应急演练，每年组织一次第三方安全评估。第四十一条消防管理：消防控制室实行24小时双人持证值班，每2小时巡查一次，消防泵房、配电室、厨房等重点区域每日巡查；灭火器实行“定位图、责任人、检查卡”制度，每月检查一次，压力不足、铅封脱落、软管老化的，24小时内更换。第四十二条应急物资：建立应急仓库，储备饮用水、食品、药品、发电机、照明、对讲机、沙袋、防疫用品，每季度盘点一次，临期物资提前3个月更换；应急物资未经行政中心主任批准不得挪用。第四十三条事故发生安全事故，现场人员须立即启动“135”原则：1分钟初期处置、3分钟报告直接上级、5分钟报告行政中心；重大事故须在1小时内向政府主管部门报告，任何单位和个人不得迟报、漏报、谎报。第十二章督查与考核第四十四条行政中心督查部建立“红黄牌”制度，对违反本制度的行为当场拍照、录像、取证，24小时内发出《整改通知书》，限期3—5个工作日整改；整改不到位的，给予黄牌警告，累计两张黄牌转为一张红牌，红牌结果在全公司通报，并扣减部门绩效10%。第四十五条建立行政指数考核模型，从流程合规、资产完好、档案完整、费用节约、满意度、整改关闭率六个维度量化评分，每月自动生成排行榜，连续三个月排名末位的部门，行政中心约谈主要负责人，必要时启动组织调整。第十三章奖惩与申诉第四十六条对主动优化流程、节约成本、避免重大损失的员工，行政中心可给予“行政之星”称号，奖金1000—10000元，并优先推荐晋升。第四十七条对违反本制度的员工，视情节轻重给予口头警告、书面警告、通报批评、降薪、降职、解除劳动合同、移送司法机关等处理；给公司造成损失的，须全额赔偿。第四十八条员工对处理结果有异议，可在收到通知3个工作日内向行政中心提交《申诉表》，行政中心组织由法务、工会、审计、员工代表组成的五人申诉委员会，7个工作日内给出终局结论，结论具有不可撤销性质。第十四章培训与持续改进第四十九条行政中心每年发布《行政培训大纲》，涵盖制度宣贯、流程操作、系统使用、安全应急、廉洁从业、数据治理六大模块；新员工入职一周内须通过线上考试，满分100分，80分合格，不合格者补考一次，仍不合格的，暂停转正。第五十条建立“啄木鸟”建议通道，员工可通过匿名二维码提交流程缺陷、浪费点、风险点，行政中心每月评选“金点子”，一经采纳奖励500—5000元，并在月度例会分享。第五十一条行政中心每半年组织一次制度复审，依据法律法规变化、审计结果、业务需求、技术升级进行修订，修订稿公示5个工作日征求意见，总裁办公会最终批准后发布，旧制度同步废止。第十五章廉洁与保密第五十二条行政管理全流程嵌入廉洁风险点，重点聚焦采购、基建、接待、维修、报废、招聘、培训、数据八个环节，实行“双人操作、三方比价、四方验收、全程留痕”。第五十三条员工须签署《廉洁自律承诺书》，禁止接受供应商、服务商、利益相关方任何形式的回扣、佣金、礼品、宴请、旅游、股权、干股；违反者一经查实，没收全部非法所得，并处以同等金额罚款，情节严重的解除劳动合同并移送司法机关。第五十四条保密管理实行“先审后用、先训后岗、先签后做”原则，员工入职须签署《保密与竞业限制协议》，离职须签署《保密义务提醒书》，保密期限无限期；对外披露信息须履行审批程序，未经批准擅自接受媒体采访、发布内部信息的，给予解除劳动合同处理。第十六章环境与能源管理第五十五条行政中心后勤部负责建立能源基准线，每年设定万元营收能耗下降2%目标，重点监控空调、照明、电梯、锅炉、数据中心五大系统；每月召开一次能源分析会，对超标部门下发《能源预警单》。第五十六条推行“无纸化办公”，除对外公文、财务凭证、法律档案外，内部流转一律使用电子签章；打印实行“刷卡输出”，每季度公布各部门纸张使用量，连续两个季度增长的，部门负责人书