行业采购申请与审批标准模板

行业通用采购申请与审批标准模板一、适用范围二、操作流程详解（一）采购申请发起填写申请单：申请人根据实际需求，完整填写《采购申请单》（详见模板表格），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明及紧急程度等信息。注意：预估单价需参考历史采购价、市场询价或供应商报价，保证预算合理性；用途说明需简明扼要，体现采购与业务的相关性（如“生产车间A设备零部件更换”“行政部日常办公耗材补充”）。附件材料准备：根据采购类型补充必要附件，例如：大额采购（如单笔金额超5万元）：需提供至少3家供应商的比价报价单、技术参数对比表；固定资产采购：需提供设备可行性说明（如产能提升数据、旧设备报废证明）；服务类采购：需提供服务方案框架、服务范围及预期成果说明。提交申请：申请人将填写完整的《采购申请单》及附件提交至部门负责人审核，通过OA系统或纸质流程流转（具体方式以企业内部规定为准）。（二）部门负责人审核审核重点：部门负责人需从“必要性”和“合理性”两方面审核：必要性：确认采购需求是否符合部门年度工作计划、预算安排，是否存在替代方案（如内部调配、租赁代替购买）；合理性：核对采购数量、规格是否与实际需求匹配，预算金额是否在部门可控范围内，附件材料是否完整。审核结果处理：通过：在申请单“部门审核意见”栏签字确认，流转至下一审批环节；不通过：注明驳回理由（如“预算超支，建议优化规格”“需求描述不清晰，需补充技术参数”），退回申请人修改后重新提交。（三）采购部门复核复核内容：采购部门收到申请后，重点审核以下事项：流程合规性：申请单填写是否完整、附件是否齐全，是否符合企业采购管理制度；市场行情：对预估单价进行市场调研，必要时发起询价（小额采购可参考历史价格库），保证价格公允；供应商资质：若为新供应商或涉及特殊资质要求的采购（如特种设备、危险化学品），需提前核查供应商营业执照、相关许可证件等资质证明。复核结果处理：复核通过：在“采购部门意见”栏签字，并根据采购金额提交对应层级审批；复核不通过：与申请人沟通调整需求（如降低采购成本、更换供应商），或补充材料后重新审核。（四）分级审批执行根据采购金额及重要性，实行分级审批制度（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：小额采购（单笔金额≤2万元）：由采购部门负责人审批；中额采购（2万元＜单笔金额≤10万元）：由分管副总审批；大额采购（单笔金额＞10万元）：由总经理审批，必要时提交总经理办公会集体决策。（五）合同签订与订单下达供应商确定：审批通过后，采购部门根据“比价优先、质优价廉”原则确定供应商（小额采购可从合格供应商库选择，大额采购需签订框架协议或通过招标确定）；合同拟定：采购部门与供应商对接，拟定采购合同，明确标的物名称、规格、数量、单价、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，法务部门（或指定专人）审核合同合规性；订单下达：合同签订后，采购部门向供应商下达正式采购订单，同步将合同扫描件、订单号反馈至申请人及财务部门。（六）验收与付款货物/服务验收：到货后，由申请人所在部门组织验收（可邀请采购部门、使用部门共同参与），对照订单核对数量、规格、质量，填写《验收单》；服务类采购需根据合同约定的服务成果进行验收（如咨询项目需提交成果报告，维修服务需确认故障修复情况），验收合格双方签字确认。财务付款：验收合格后，采购部门将《采购申请单》《合同》《验收单》《发票》等材料提交财务部门，财务部门审核无误后按合同约定支付款项（如预付款、进度款、尾款）。三、采购申请单模板采购申请单申请单号：[系统自动]日期：年月日申请人信息姓名：*部门：联系方式：[内部分机号]岗位：采购基本信息采购类别：□物资□设备□服务□其他紧急程度：□普通□紧急□特急采购用途：预算归属部门：采购明细序号物品/服务名称12…合计金额大写：小写：附件清单□比价报价单□技术参数表□供应商资质证明□可行性说明□其他：审批流程部门负责人审核意见：签字：__________日期：__________采购部门复核意见：签字：__________日期：__________分级审批意见：小额采购：采购负责人签字：__________日期：__________中额采购：分管副总签字：__________日期：__________大额采购：总经理签字：__________日期：__________验收确认验收结果：□合格□不合格（不合格原因：__________）验收人：__________日期：__________备注四、重要提示信息真实性：申请人需对《采购申请单》及附件信息的真实性、准确性负责，严禁虚报、瞒报采购需求或伪造报价材料。预算管控：所有采购需在年度预算范围内执行，超预算采购需提交《预算调整申请》，经财务部门及分管领导审批后方可发起。审批时效：各环节审批人需在收到申请后1-3个工作日内完成审核（紧急采购可加急处理，但需注明“特急”标识并同步通知审批人），避免因流程延误影响业务开展。紧急采购处理：因生产、应急维修等特殊情况需紧急采购的，可先通过电话/口头方式向部门负责人及采购部门报备，启动紧急采购流程，事后2个工作日内补全书面申请及