标准化行政公文写作格式与规范

标准化行政公文写作格式与规范工具模板一、适用范围与典型应用场景本工具模板适用于各级机关、企事业单位、社会团体等组织开展行政公文写作，涵盖通知、报告、请示、函、纪要等常用公文类型。典型应用场景包括：单位内部传达重要决策与工作部署、向上级汇报工作进展与成果、跨部门沟通协调事项、对外正式函询与答复、会议记录与决议整理等。通过标准化格式规范，保证公文的严肃性、权威性与可执行性，提升行政效率与沟通质量。二、标准化公文拟写全流程操作指南（一）明确发文目的与核心要素确定发文事由：清晰阐述公文要解决的核心问题或传达的核心信息，如“关于2024年春节放假安排的通知”“关于申请办公经费的请示”。明确主送与抄送对象：主送机关为公文的主要受理单位（如上级部门、平行部门、下级单位），抄送机关为需要知晓内容的单位（如相关协作部门）。主送机关应顶格书写，多个机关间用顿号分隔，最后一个机关后用冒号。（二）选择公文类型并匹配格式根据发文目的选择合适的公文类型，不同类型的公文结构差异显著：通知：适用于发布规章、转发文件、部署工作、告知事项等，结构为“标题+主送机关+（发文事由+具体事项+执行要求）+发文机关+成文日期”。报告：适用于向上级汇报工作、反映情况、答复询问，结构为“标题+主送机关+（概况+主要成绩/问题+下一步措施）+发文机关+成文日期”。请示：适用于向上级请求指示、批准，需一事一请，结构为“标题+主送机关+（请示缘由+请示事项+请示要求）+发文机关+成文日期”。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，结构为“标题+主送机关+（事由+具体意见+希望回复）+发文机关+成文日期”。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项，结构为“标题（会议名称+纪要）+会议基本情况（时间、地点、参会人员、主持人、议题）+会议主要内容+决议事项+落款（发文机关+日期）”。（三）规范格式排版与内容撰写由“发文机关+事由+文种”组成，如“XX公司关于开展2024年度安全生产大检查的通知”；标题居中，字体用二号小标宋简体，一般不加书名号。开头：简明扼要说明发文依据或目的，如“根据年度工作安排，为保障员工生命财产安全，现就有关事项通知”。主体：分条列项阐述具体内容，逻辑清晰，条理分明（如“一、”“二、”“（一）”“（二）”等序号）；语言庄重、准确、简洁，避免口语化与歧义。结尾：根据公文类型提出要求或总结，如通知常用“特此通知”，请示常用“妥否，请批示”。附件说明：如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；附件名称后不加标点，附件顺序用阿拉伯数字标注（如“附件：1.XXX材料”）。发文机关与成文日期：发文机关：一般署单位全称或规范化简称，字体用三号仿宋体，居右排布，后加冒号。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称（如“2024年3月15日”），字体用三号仿宋体，右空四字编排；联合行文时，将各发文机关名称按照发文机关顺序整齐排列，并将相应印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名和成文日期。（四）审核与签发流程拟稿人自查：检查内容是否完整、格式是否规范、有无错别字与逻辑漏洞。部门初审：由部门负责人审核公文内容是否符合部门职责与工作实际，数据、事例是否准确。复核与签发：根据公文重要程度，提交单位分管领导或主要领导签发；涉及重大事项或跨部门协调的，需经相关会签部门确认。编号与印发：公文签发后，由办公室统一登记编号，按规范格式排版印刷，加盖单位公章后分发。三、通用公文要素规范模板表要素规范要求示例标题居中，二号小标宋简体；“发文机关+事由+文种”完整表述XX市人民关于开展全市春季植树造林活动的通知主送机关顶格书写，三号仿宋体；多个机关间用顿号分隔，最后用冒号各县（市、区）人民，市各部门、各直属机构：三号仿宋体，首行缩进两字符，行距28磅；分条列项时，一级标题用“一、”黑体，二级用“（一）”楷体一、活动时间2024年3月15日至3月25日。二、参与范围全市机关、企事业单位及全体公民。附件说明下空一行，左空二字编排“附件：”，后标全角冒号和附件名称；附件名称不加标点附件：1.2024年春季植树造林活动实施方案2.参与单位任务分解表发文机关署名成文日期上一行，三号仿宋体，居右排布；联合行文时主办机关在前XX市人民（印章）成文日期三号仿宋体，右空四字编排；年份标全称，月、日不编虚位（如“1”不写“01”）2024年3月10日页码四号半角阿拉伯数字，页脚居中，如“-1-”-1-四、公文拟写常见问题与规避要点（一）格式规范类标题冗长或缺要素：避免标题中堆砌无关信息（如“关于……的紧急通知的通知”），保证包含发文机关、事由、文种三要素。主送机关混乱：不得将主送机关与抄送机关混淆，不得使用“各有关单位”“相关部门”等模糊表述，需明确具体单位名称。成文日期错误：禁止使用“二〇二四年”等汉字数字，不得年份或写“24年”；成文日期以领导签发日期为准，而非印发日期。（二）内容表达类逻辑不清：内容应遵循“总-分-总”结构，避免事由与事项脱节；分条列项时，同一层级序号格式统一（如全用“一、（1）”或“1.①”）。用语不当：禁用“大概”“可能”等模糊词汇，避免口语化表达（如“搞定”“麻烦”）；请示类公文不得夹带报告内容，不得同时请示多件事。数据与事实错误：涉及时间、数量、金额等关键信息时，需经复核确认；引用文件或政策时，需注明文件名称、文号及条款。（三）审核与印发类未经签发即印发：所有公文必须经领导签发后，方可加盖公章印发；联合行文需所有会签单位确认无误。附件与不符：附件名称需与实际附件一致