采购申请及审批标准化流程资产购买标准操作

资产采购标准化操作指南一、资产采购需求触发场景本流程适用于公司及各部门因业务发展、设备更新、新增岗位等需要采购各类资产（包括但不限于办公设备、生产工具、IT设备、家具用具等）时的标准化操作。具体触发场景包括：新项目启动需配置基础资产；现有资产老化、损坏无法修复需替换；部门扩编或职能调整需新增资产；为提升工作效率需升级现有资产；其他符合公司资产管理规定的采购需求。二、标准化操作流程详解（一）需求发起与部门初审需求提出：申请人根据实际需求，填写《资产采购申请表》（见模板1），明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、使用部门及期望到货时间等信息，并附必要的《资产采购需求说明》（如项目背景、配置理由等）。部门审核：部门负责人*对申请需求的合理性、必要性进行审核，重点确认资产用途与部门职能匹配度、数量是否满足实际工作需要，审核通过后在《资产采购申请表》中签署意见并提交至资产管理部。（二）需求评估与预算匹配需求复核：资产管理部收到申请后，对资产规格型号、技术参数的合规性（是否符合公司资产标准配置目录）、数量合理性进行复核，必要时组织技术部门对资产技术需求进行评估。预算核查：财务部*根据申请表中的预算金额，对照公司年度预算方案，核查采购项目是否在预算额度内。若超出预算，需由申请人补充说明并提交《预算调整申请》，按预算审批流程报批。（三）采购方案制定与审批采购方式确定：根据资产金额、采购类型及公司采购管理规定，资产管理部会同采购部确定采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购等）。方案审批：采购部*制定《资产采购实施方案》（含供应商选择标准、价格控制范围、交付时间要求等），按审批权限逐级报批：金额在[具体金额区间，如5000元以下]：由采购部负责人*审批；金额在[具体金额区间，如5000-50000元]：由分管副总*审批；金额在[具体金额区间，如50000元以上]：由总经理*审批。（四）供应商选择与合同签订供应商寻源：采购部*根据采购实施方案，通过公司合格供应商库或公开渠道筛选至少3家供应商，进行询价或招标，收集报价单、产品资质证明（如营业执照、3C认证、质量检测报告等）。供应商确定：成立评审小组（由使用部门、资产管理部、财务部、采购部人员组成），从价格、质量、服务、资质等方面综合评审，确定最终供应商，形成《供应商评审报告》。合同签订：采购部与供应商签订《资产采购合同》，明确资产名称、规格型号、数量、单价、总价、交付时间、验收标准、质保期、付款方式及违约责任等条款，合同需经法务部（或指定法务人员）审核及授权领导签署后生效。（五）资产交付与验收资产交付：供应商按合同约定时间将资产运送至指定地点，采购部与资产管理部共同核对资产数量、外观及随货资料（如说明书、保修卡、合格证等），确认无误后签署《资产交付单》。质量验收：使用部门、资产管理部及技术部门（如需）共同对资产功能、参数是否符合采购要求进行测试验收，填写《资产验收单》（见模板2），验收合格后由三方签字确认；若验收不合格，需及时通知采购部联系供应商处理（退换货或整改）。（六）资产登记与后续管理资产入库：资产管理部*根据《资产验收单》《资产交付单》等信息，在资产管理系统中建立资产台账，唯一资产编号，粘贴资产标签（含编号、名称、使用部门等信息），并更新《资产登记台账》。领用与分发：使用部门凭《资产验收单》到资产管理部办理领用手续，签署《资产领用单》，明保证管人及责任。档案归集：采购部*将《资产采购申请表》《采购实施方案》《供应商评审报告》《采购合同》《资产验收单》等资料整理归档，保存期限不少于[具体年限，如5年]。三、相关模板表格模板1：资产采购申请表申请单号：日期：年月日申请部门资产名称数量预算金额（元）用途说明（可附页）期望到货时间年月日部门负责人意见签字：日期：财务部预算审核意见签字：日期：分管领导审批意见签字：日期：模板2：资产验收单验收单号：日期：年月日资产名称数量供应商名称交付日期年月日验收项目验收标准外观检查无破损、划痕，标识清晰数量核对与合同数量一致功能测试符合技术参数要求（如：开机正常、运行稳定等）资料完整性含说明书、保修卡、合格证等使用部门验收意见签字：日期：技术部门验收意见（如需）签字：日期：四、操作关键要点提示需求真实性：申请人需保证采购需求真实、必要，不得虚报、瞒报资产信息，避免资源浪费。预算控制：严格执行预算管理，超预算采购需提前履行预算调整审批流程，严禁无预算采购。资产标准：优先选择公司标准化配置目录内的资产，非标资产需提供充分的技术论证说明。审批时效：各环节审批人需在收到申请后[具体时限，如3个工作日]内完成审核，避免流程延误。供应商管理：优先从合格供应商库中选择供应商，对供应商履约情况（质量、交付时效、服务）进行记