公文写作规范详解及常用格式模板

公文写作规范详解及常用格式模板公文作为党政机关、企事业单位开展公务活动的核心载体，其写作规范直接关系到信息传递的准确性、工作部署的执行力。掌握系统的公文写作规范与实用模板，既是职场人员的核心技能，也是保障行政效能的基础要求。本文结合《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T____）等权威规范，从格式要求、模板应用、实操技巧三个维度，对公文写作进行系统性解析，助力读者快速掌握公文写作的核心要领。一、公文写作的基础认知（一）公文的定义与分类公文是法定机关与组织在公务活动中，按照特定格式、程序制发的具有法定效力和规范体式的文书。根据《党政机关公文处理工作条例》，公文分为法定公文（决议、决定、命令〈令〉、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要）和事务性公文（如计划、总结、简报、讲话稿、调研报告等）。法定公文具有严格的格式规范和行文规则，事务性公文则可根据实际需求灵活调整，但需保持庄重、规范的风格。（二）公文的核心特征1.法定性：制发主体、内容效力、行文程序均受法律法规或组织章程约束。2.规范性：格式、用语、结构需符合《党政机关公文格式》等标准。3.实用性：以解决实际公务问题为目标，内容需明确、具体、可执行。4.时效性：需在规定时间内传递、办理，紧急公文还需标注“特急”“加急”。二、公文格式的规范要求公文格式由版头、主体、版记三部分组成，其中版头占首页1/3篇幅，用红色分隔线与主体分隔；主体为公文核心内容；版记位于公文最后一页，用分隔线与主体分隔。（一）版头部分规范1.份号：涉密公文需标注份号（6位阿拉伯数字，不足补零），顶格编排在版心左上角第一行。2.密级和保密期限：涉密公文标注“绝密”“机密”“秘密”及期限（如“机密★1年”），顶格编排在份号下方。3.紧急程度：标注“特急”“加急”，顶格编排在密级下方（无密级时编排在份号下方）。4.发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（如“XX市人民政府文件”），居中排布，推荐使用小标宋体字、红色。5.发文字号：由机关代字、年份、发文顺序号组成（如“X政发〔2024〕5号”），年份用六角括号“〔〕”，顺序号不加“第”字、不编虚位。联合行文时，主办机关发文字号在前。6.签发人：上行文（如请示、报告）需标注签发人姓名，居右空一字，编排在发文字号右侧。（二）主体部分规范1.标题：由发文机关名称、事由、文种组成（如“XX公司关于开展安全生产检查的通知”），一般用2号小标宋体字、居中排布。事由需简洁明确，文种需准确（如“请示”不可与“报告”混用）。2.主送机关：公文的受理机关，顶格编排在标题下空一行位置，回行时仍顶格。上行文主送一个机关，下行文可主送多个机关或单位。3.正文：公文核心内容，用3号仿宋体字，一般每面排22行、每行排28字。结构需层次清晰，常用“一、”“（一）”“1.”“（1）”层级标注（注意：“一、”后加顿号，“（一）”后不加标点，“1.”后加小圆点）。4.附件说明：标注公文附件的顺序号和名称（如“附件：1.XX办法2.XX细则”），居左空二字，编排在正文下空一行位置。附件名称后不加标点。5.发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称，居右空四字（加盖印章时，署名需与印章内容一致）。6.成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年5月10日”），居右空四字，一般右空四字编排，印章下压发文机关署名和成文日期。7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖印章。联合行文时，所有联署机关均需加盖印章，印章排列整齐、互不相交或相切。8.附注：标注公文的印发传达范围或请示性公文的联系人、联系方式（如“（此件公开发布）”“联系人：XXX联系电话：XXX”），居左空二字加圆括号，编排在成文日期下一行。9.附件：公文正文的说明、补充或参考资料，另面编排，“附件”二字及顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排，格式同正文。（三）版记部分规范1.抄送机关：除主送机关外需要执行或知晓公文内容的机关，用4号仿宋体字，居左空一字，“抄送”二字后加全角冒号，回行时与冒号后的首字对齐。2.印发机关和印发日期：印发机关为公文的印制主管部门，印发日期为公文的印制完成日期（用阿拉伯数字），编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字。3.分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条和末条用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的用细线（推荐高度为0.25mm），分隔线自上而下依次编排。三、常用公文类型及格式模板（一）通知（下行文/平行文）适用场景：发布规章、转发文件、部署工作、告知事项等。格式模板：XX（发文机关）关于XX（事由）的通知主送机关：XX单位/部门为XX（目的，如“贯彻落实上级要求”“规范XX工作”），现就XX事项通知如下：一、XX（工作要求/具体事项1）（一）XX（细化内容）1.XX（操作步骤/标准）……二、XX（工作要求/具体事项2）……请各单位/部门XX（执行要求，如“认真贯彻落实”“于X月X日前反馈情况”）。XX（发文机关署名）2024年X月X日注意：转发类通知需标注“转发自XX《关于XX的XX》（X发〔2024〕X号）”，被转发文件标题加书名号。（二）请示（上行文）适用场景：向上级机关请求指示、批准事项，需一文一事、主送一个机关。格式模板：XX（发文机关）关于XX（事由）的请示主送机关：XX上级机关XX（请示缘由，如“因XX工作需要”“根据XX要求”），现请示如下：一、XX（请示事项，需具体明确，如“申请XX经费”“请求批准XX方案”）（一）XX（事项依据/必要性）（二）XX（具体内容/方案）以上请示，妥否，请批示。XX（发文机关署名）2024年X月X日注意：结语需用“妥否，请批示”“以上请示，如无不妥，请批准”等，不可用“请尽快批复”等催促性语言。（三）报告（上行文）适用场景：向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问，可一文多事。格式模板：XX（发文机关）关于XX（事由）的报告主送机关：XX上级机关现将XX情况（工作）报告如下：一、XX（工作开展情况）（一）XX（进展/成果）（二）XX（存在问题）二、XX（下一步计划/改进措施）……特此报告。XX（发文机关署名）2024年X月X日注意：报告不得夹带请示事项，结尾用“特此报告”“以上报告，请审阅”等。（四）函（平行文/不相隶属机关间行文）适用场景：商洽工作、询问答复问题、请求批准等（不相隶属机关间用函，隶属机关间请求批准用请示）。格式模板：XX（发文机关）关于XX（事由）的函主送机关：XX单位为XX（目的，如“商洽XX合作”“询问XX事项”），现函告如下：一、XX（商洽/询问/请求事项）（一）XX（具体内容）……请贵单位XX（回复要求，如“研究后函复”“予以支持为盼”）。XX（发文机关署名）2024年X月X日注意：函的语言需谦和得体，结尾可用“盼复”“望予支持为荷”等礼貌用语。（五）纪要（记录会议情况）适用场景：记载会议主要情况和议定事项，可作为工作依据。格式模板：XX会议纪要（2024年X月X日XX会议通过）会议时间：2024年X月X日会议地点：XX会议室主持人：XX参会人员：XX、XX……一、会议主要内容（一）XX（议题1）：会议听取了XX汇报，研究决定XX（议定事项）。（二）XX（议题2）：会议要求XX（工作部署），由XX牵头落实。二、下一步工作安排1.XX（任务1）：责任单位XX，完成时限X月X日。2.XX（任务2）：……XX（纪要印发机关）2024年X月X日注意：纪要需客观准确反映会议决议，议定事项需明确责任主体和时限。四、公文写作的实操要点与常见误区（一）实操要点1.语言风格：庄重得体，避免口语化（如“能不能”改为“是否”）、夸张性表述；准确规范，多用书面语（如“开会”改为“召开会议”），数字、术语需准确（如“截止”与“截至”的区别）。2.逻辑结构：采用“总-分-总”或“背景-问题-措施”结构，正文先概述目的/背景，再分点阐述内容，最后总结要求/展望。3.格式细节：发文字号年份用六角括号，成文日期用阿拉伯数字，附件说明与附件标题一致，印章需下压署名和日期。（二）常见误区1.文种混用：如“请示”与“报告”混淆（请示需批复，报告无需批复；请示一文一事，报告可多事），“函”与“请示”混淆（隶属机关间请求批准用请示，不相隶属用函）。2.格式错误：发文字号用圆括号（如“[2024]”），成文日期用汉字（如“二〇二四年五月十日”），附件说明标注“附件：XX”后加句号，这些均不符合规范。3.内容空洞：正文缺乏具体措施（如“加强管理”未说明如何加强），或过度赘述（如背景介绍冗长，核心事项不突出）。（三）提升建议1.对标学习：研读《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》，分析优秀公文案例（如政府公报、上级来文）。2.模拟