企业运营标准操作手册

企业日常运营标准操作手册——以部门周例会管理为例一、适用场景与价值本手册适用于企业各部门（如市场部、运营部、人力资源部等）定期召开的周例会管理场景。通过标准化流程，可保证会议高效聚焦、信息同步及时、问题闭环解决，同时沉淀会议记录形成部门工作档案，为后续复盘、决策提供依据，避免因流程混乱导致的沟通低效或事项遗漏。二、操作流程与执行步骤（一）会前筹备：明确目标与准备步骤1：确定会议核心目标与议题责任人：部门负责人（*经理）操作说明：每周五下班前，*经理结合本周部门工作重点（如项目进度、目标达成情况、跨部门协作需求）及下周工作计划，梳理出2-4个核心议题（优先级排序）；若遇紧急事项或临时需集体决策的问题，可增补议题，但需提前说明必要性。步骤2：发布会议通知责任人：部门助理（*助理）操作说明：收到经理确认的议题后，助理需在每周一上午10:00前通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发布会议通知；通知内容需包含：会议主题（如“市场部第X周工作例会”）、时间（固定每周三下午15:00-16:30，遇节假日顺延至下一工作日同一时段）、地点（如“301会议室”或线上会议）、参会人员（部门全体成员，必要时邀请跨部门协作人）、会议议程（含各议题预计时长）、需提前准备的材料（如本周工作小结PPT、数据报表等）。步骤3：准备会议材料与设备调试责任人：*助理操作说明：提前1天收集参会人员提交的会议材料（如工作小结），整理后统一命名为“市场部X月X日周例会材料-姓名”，至共享文件夹；检查会议室设备（投影仪、麦克风、会议系统）是否正常，若为线上会议，提前测试会议软件功能并告知参会人员登录方式。（二）会中组织：聚焦议题与高效决策步骤1：会议签到与开场责任人：*助理操作说明：会议开始前5分钟，助理在会议室签到表（见附件1）或线上会议签到页引导参会人员签到，记录迟到/缺席人员（需提前向经理报备原因）；15:00准时由*经理开场，明确会议目标（如“同步本周项目进度，解决客户反馈问题，明确下周重点任务”）及纪律（如手机静音、围绕议题发言、避免讨论无关话题）。步骤2：议题讨论与决策责任人：*经理（主导）、参会人员（参与）操作说明：按*经理预先设定的议程顺序逐项讨论，每个议题由负责人简要汇报（如“本周项目已完成80%，遇到的问题是，需协调资源”）；参会人员围绕议题提出建议或疑问，*经理需控制讨论节奏，避免偏离主题（单个议题讨论时长不超过预设时间的1.5倍）；对需决策的事项，由经理汇总意见后当场明确结论（如“同意方案，由负责执行，周五前提交结果”），对暂无法决策的事项，明确下一步调研人和时间节点。步骤3：会议总结与下次安排责任人：*经理操作说明：所有议题讨论完毕后，*经理用3-5分钟总结会议核心结论（如“本周完成上线，下周重点推进客户签约”）、待办事项（含责任人、完成时间）；提醒下次会议时间及需提前提交的材料（如“下周例会需提交本月工作总结”），宣布散会。（三）会后跟进：闭环落实与记录存档步骤1：整理会议纪要责任人：*助理操作说明：会议结束后2个工作日内，*助理根据会议记录（含发言要点、决策结论、待办事项）整理会议纪要（见附件2），内容需准确、简洁，重点突出“决议事项”和“行动项”；纪要整理完成后，先提交*经理审核确认，保证无遗漏或表述偏差。步骤2：分发纪要与任务跟踪责任人：*助理操作说明：纪要经*经理确认后，会议结束后第3个工作日12:00前通过企业内部通讯工具分发至所有参会人员及相关部门负责人；在部门任务管理表格（见附件3）中同步更新待办事项（含任务名称、责任人、截止日期、当前状态），每周五更新任务进度，对逾期未完成的及时提醒责任人并上报*经理。步骤3：资料归档责任人：*助理操作说明：每月最后一个工作日，将当月所有周例会的会议通知、签到表、会议纪要、相关材料整理归档，命名格式为“202X年X月市场部周例会档案”，存储至部门共享文件夹的“会议记录”子目录，保留期限不少于1年。三、工具模板附件1：部门周例会签到表序号姓名部门/岗位签到时间备注（如迟到/请假原因）1*经理市场部/负责人14:55-2*助理市场部/助理14:58-3*专员市场部/专员15:05路上堵车……………附件2：部门周例会纪要模板会议基本信息会议主题：市场部第X周工作例会会议时间：202X年X月X日15:00-16:30会议地点：301会议室主持人：*经理记录人：*助理参会人员：经理、助理、专员、专员（共X人）缺席人员：*（原因：病假）一、议题讨论情况议题一：本周项目进度汇报负责人：*专员汇报内容：项目已完成80%，核心功能已上线，测试阶段发觉3个bug（已修复2个，剩余1个预计周三前完成）。讨论建议：*经理建议增加一次用户小范围体验，周四收集反馈。决策结论：按原计划推进，*专员负责周三前完成bug修复，周四提交用户体验报告。议题二：客户投诉问题处理负责人：*专员汇报内容：客户反馈产品交付延迟2天，原因是供应链临时缺货。讨论建议：助理需与供应链部门对接，明确后续供货周期；专员负责向客户致歉并解释原因。决策结论：今日内由助理完成供应链对接，专员同步与客户沟通，保证客户接受新交付时间（下周一）。二、待办事项清单序号任务名称责任人截止日期备注1修复项目剩余bug*专员202X–提交测试报告2收集项目用户体验反馈*专员202X–整理成PPT提交*经理3对接供应链部门确认供货周期*助理202X–抄送*经理4向客户解释交付延迟并协商*专员202X–记录沟通结果三、下次会议安排时间：202X年X月X日15:00-16:30地点：301会议室议题（暂定）：本月工作总结、下周工作计划、项目复盘附件3：部门周例会任务跟踪表任务名称责任人截止日期当前状态（未开始/进行中/已完成/逾期）更新时间备注修复项目剩余bug*专员202X–进行中202X–预计周三下午完成收集项目用户体验反馈*专员202X–未开始-周三启动收集对接供应链部门确认供货周期*助理202X–进行中202X–已联系供应链负责人向客户解释交付延迟并协商*专员202X–未开始-需先获取供应链最新周期四、关键控制点时间管理：严格控制会议时长，单个议题讨论超时需由主持人及时提醒，避免整体会议拖延；记录准确性：会议纪要中的“决议事项”和“待办事项”需经主持人审核，保证责任人和截止日期明确无误，避免模糊表述（如