合同信息审核标准统一化模板

合同信息审核标准统一化模板工具手册一、模板应用背景与适用范围在企业经营活动中，合同作为明确双方权利义务的核心文件，其审核质量直接关系到企业合法权益的保障与经营风险的控制。为解决传统合同审核中存在的标准不统一、流程不规范、漏审风险高等问题，本模板工具旨在通过标准化审核流程、明确审核要点、固化审核记录，实现合同审核工作的系统化、规范化与高效化。本工具适用于企业内部各类经营合同的审核场景，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、劳动合同、保密协议等，涵盖法务部门、业务部门、财务部门等多角色的协同审核工作，保证合同条款合法合规、权责清晰、风险可控。二、合同审核标准化操作流程（一）合同资料接收与前置准备资料接收登记业务部门提交审核时，需提供完整的合同资料包，包括：合同文本（最终版，含修订记录）、对方主体资质文件（营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书等）、合同背景说明（如项目立项文件、合作意向书）、相关附件（如技术协议、验收标准、报价单等）。法务部门指定专人负责接收，填写《合同资料接收登记表》（模板详见第三章），记录合同名称、提交部门、提交人、提交日期、资料完整性情况，并分配唯一合同编号（编号规则：年份-部门-合同类型-序号，如“2024-采-购-001”）。前置条件核查核查合同是否具备审核前置条件：如涉及重大项目的合同，需附经审批的立项文件；涉及金额超过一定标准的（如人民币50万元），需附财务部门的预算审批表；特殊行业合同（如建筑施工、医疗器械），需附行业主管部门的许可文件。若前置资料不全，法务部门需在2个工作日内通知业务部门补充，资料齐全后启动审核流程。（二）形式审核：合规性与完整性检查形式审核主要对合同的外在形式与基础要素进行规范性核查，保证合同文本符合基本法律要求与企业管理规定。合同要素完整性核查检查合同是否包含核心要素：合同双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人信息、合同签订日期、合同标的、数量、质量标准、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、签字盖章页等。核对合同文本页码是否连续，有无缺页、漏页，修订处是否经双方签字确认（如为纸质合同）或标注修订说明（如为电子合同）。格式规范性审核检查合同条款编号是否逻辑清晰（如“第一章总则，第一条合同主体”），术语使用是否统一（如“违约金”与“赔偿金”混用需规范），字体、格式是否符合企业合同管理规范（如标题黑体三号，宋体小四，1.5倍行距）。审核附件是否与主文引用一致（如主文提及“附件一：技术服务规格”，需检查附件是否完整提交且内容无冲突）。审核输出形式审核通过后，进入实质条款审核；若存在形式缺陷（如缺少签字盖章页、条款编号混乱），法务部门需出具《形式审核意见单》，明确问题点并要求业务部门在1个工作日内整改，整改后重新提交审核。（三）实质条款审核：核心内容逐项核查实质条款审核是合同审核的核心环节，需围绕“合法性、合规性、公平性、可执行性”四大原则，对合同核心条款进行深度分析。主体资格条款审核核查对方主体资质：营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的（如销售合同需核查对方是否具备销售许可），法定代表人身份证明与授权委托书是否真实（可通过“国家企业信用信息公示系统”初步核验，核验记录需存档）。审核合同签署人权限：若为授权代表签署，需核查授权委托书是否明确授权范围、授权期限，是否有超越代理权限的风险（如法定代表人未签字但仅凭授权代表签署，需确认授权范围是否包含签约权限）。标的与履行条款审核标的条款：检查标的描述是否清晰、具体（如采购合同需明确产品名称、型号、规格、技术参数，避免使用“同类产品”“优质产品”等模糊表述），标的物是否符合法律法规禁止性规定（如不得买卖违禁品）。履行条款：审核履行期限是否明确（如“收到预付款后30日内交付”，避免“尽快合理期限内”等模糊约定），履行地点是否具体（如“甲方工厂所在地北京市海淀区路号”），履行方式是否符合行业惯例（如服务合同需明确服务交付形式：现场服务或远程服务）。价款与支付条款审核价款条款：检查金额大小写是否一致，计价单位是否明确（如“每件人民币100元”），价格构成是否合理（是否包含税费、运输费等附加费用，需分项列明）。支付条款：审核支付条件是否清晰（如“分三期支付：预付款30%，发货前支付；到货款60%，验收合格后支付；质保金10%，质期满后支付”），支付方式是否符合企业财务制度（如通过对公账户转账，禁止现金支付大额款项），支付节点与履约进度是否匹配（避免“先全额付款后交付”等高风险约定）。权利义务与违约条款审核权利义务条款：检查双方权利义务是否对等（如甲方有权要求乙方按时交付，同时需按时支付款项），是否存在单方加重己方责任的“霸王条款”（如“乙方无论何种原因违约，均需支付合同总额20%的违约金”）。违约条款：审核违约责任是否明确、可量化（如“逾期交付，每逾期一日按合同总额的0.05%支付违约金，最高不超过合同总额的10%”），违约情形是否全覆盖（如交付延迟、质量不合格、付款逾期等），是否存在违约责任不对等的情况（如对方违约责任轻、己方违约责任重）。争议解决与法律适用条款审核争议解决方式：优先选择协商解决，协商不成时，建议约定由企业所在地有管辖权的人民法院诉讼解决（或明确仲裁机构名称，如“中国国际经济贸易仲裁委员会”），避免约定管辖不明（如“由甲方所在地法院或乙方所在地法院管辖”）。法律适用条款：原则上适用中华人民共和国法律，涉及涉外合同的，需明确是否适用国际条约或惯例（如《联合国国际货物销售合同公约》）。特殊条款审核根据合同类型审核特殊条款：如保密条款（需明保证密范围、期限、违约责任）、知识产权条款（需明确成果归属、侵权责任）、不可抗力条款（需明确定义、通知义务、免责范围）、质保条款（需明确质保期、质保范围、质保责任等）。（四）风险识别与多部门协同审核风险等级评估法务部门根据合同金额、条款复杂度、对方主体资质等因素，将合同风险分为三级：低风险：金额较小（如人民币10万元以下）、条款简单、对方资质齐全的合同；中风险：金额中等（10万-100万元）、条款较复杂、涉及核心业务的合同；高风险：金额较大（100万元以上）、条款复杂、涉及重大合作或涉外业务的合同。多部门协同审核业务部门：负责审核合同内容的商业可行性，如标的物是否符合业务需求、履行条款是否可操作、对方履约能力是否充分等。财务部门：负责审核价款条款、支付条款的财务合规性，如资金安排是否符合预算、税务处理是否合理、是否存在坏账风险等。法务部门：负责整体法律风险把控，对条款合法性、合规性、风险点进行最终审核。高风险合同需邀请企业外部法律顾问参与审核，出具《法律风险评估报告》。审核意见汇总与反馈各部门审核完成后，法务部门汇总《核心条款审核明细表》（模板详见第三章），列出所有审核意见（包括问题条款、修改建议、风险提示等），形成《合同审核意见汇总表》，反馈至业务部门。业务部门需在3个工作日内组织相关部门与法务部门召开审核沟通会，对争议条款进行讨论，达成一致修改意见。（五）合同修订与二次审核修订要求业务部门根据《合同审核意见汇总表》对合同文本进行修订，修订需使用“修订模式”（电子合同）或“手写修订+双方确认”（纸质合同），明确标注修改内容，避免模糊表述（如“同意修改”需具体说明修改后的条款内容）。二次审核法务部门对修订后的合同进行二次审核，重点核查：是否所有审核意见均已落实；修订后的条款是否存在新的风险或冲突；合同文本是否最终定稿。二次审核通过后，进入最终确认环节；若仍有未解决问题，需再次组织沟通直至达成一致。（六）最终确认与归档管理最终确认审核通过的合同，由双方授权代表签字（需加盖公章或合同专用章，骑缝章需齐全），签订日期需明确（避免空白签订日期）。电子合同需通过合法电子签名平台签署，保证签名真实、不可篡改。归档管理合同签订后，法务部门负责收集合同正本（纸质）或电子文件，连同《合同资料接收登记表》《核心条款审核明细表》《合同审核意见汇总表》等审核资料，一并归档。归档信息需录入企业合同管理系统，包括合同编号、名称、签订日期、金额、双方主体、审核人、归档日期等，便于后续查询与管理。合同保存期限：一般合同保存不少于5年，重大合同（如涉及不动产转让、重大资产重组）保存不少于10年，保存期满需按企业档案管理规定销毁。三、合同审核核心工具模板（一）合同基本信息登记表合同编号合同名称提交部门提交人提交日期合同类型合同金额（元）履行期限对方主体名称对方统一社会信用代码审核状态（待审/审核中/已通过/已归档）审核人归档日期2024-采-购-001办公设备采购合同采购部*明2024-03-01采购合同150,0002024-03-15至2024-04-15科技有限公司91110108待审*磊2024-销-售-002软件系统销售合同销售部*华2024-03-05销售合同800,0002024-04-01至2025-03-31YY信息技术有限公司91110508审核中*静（二）核心条款审核明细表合同编号条款类别审核要点审核标准审核结果（通过/不通过/需修改）问题描述整改建议责任部门/人完成时限2024-采-购-001主体资格对方营业执照需在有效期内，经营范围涵盖办公设备销售不通过营业执照有效期至2024-12-31，临近到期要求对方提供最新年检后的营业执照采购部/*明2024-03-032024-采-购-001履行条款交付时间需明确具体日期，避免“尽快交付”需修改合同约定“收到预付款后尽快交付”修改为“收到预付款后15个工作日内交付”采购部/*明2024-03-032024-销-售-002价款条款支付方式需通过对公账户转账，禁止现金支付通过约定“分期支付至乙方指定对公账户”无销售部/*华2024-销-售-002违约条款违约责任逾期付款违约金需明确计算方式不通过未约定逾期付款违约金增加“逾期付款，每逾期一日按应付未付款项的0.05%支付违约金”法务部/*静2024-03-07（三）合同问题整改跟踪表问题编号关联合同编号问题描述责任部门/人整改措施完成时限验证结果（通过/未通过）验证人验证日期2024-GZ-0012024-采-购-001对方营业执照有效期临近到期采购部/*明要求对方提供2024年最新年检营业执照2024-03-03通过*静2024-03-042024-GZ-0022024-采-购-001交付时间约定模糊采购部/*明修改为“收到预付款后15个工作日内交付”2024-03-03通过*静2024-03-042024-GZ-0032024-销-售-002未约定逾期付款违约金销售部/*华增加“逾期付款违约金”条款2024-03-07通过*静2024-03-08四、审核关键注意事项与风险提示（一）法律合规性底线审核严禁审核违反法律、行政法规强制性规定的合同条款（如“合同签订后无需验收，甲方直接支付全款”“乙方违约无需承担赔偿责任”等），此类条款可能导致合同无效或企业承担不必要的法律责任。对于格式合同，需重点审查是否存在“霸王条款”，若存在，需要求对方说明合理性或协商修改，必要时向市场监督管理部门报告。（二）主体资质动态核查对方主体资质需在审核时保持有效状态，对于长期合作方，建议每半年核查一次资质更新情况；对于新合作方，需通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道核实其信用状况，避免与失信企业合作。涉及特殊行业的合同（如建筑施工、食品生产、医疗器械），需核查对方是否具备行业主管部门颁发的许可证件（如建筑业企业资质证书、食品生产许可证），许可证件需在有效期内且范围与合同标的匹配。（三）条款完整性与可执行性避免合同条款遗漏关键内容，如“质量标准”需明确具体标准（国家标准、行业标准或双方约定的技术参数），“验收条款”需明确验收流程、验收标准、验收期限，“争议解决”需明确管辖法院或仲裁机构，避免“由双方协商解决”的模糊约定（协商不成的仍需通过诉讼或仲裁解决）。合同条款应具备可执行性，避免使用“合理期限”“适当方式”等模糊表述，需量化或具体化（如“合理期限”明确为“15个工作日”，“适当方式”明确为“书面通知”）。（四）风险前置与分级管控对于高风险合同（如金额超过100万元、涉及核心技术合作、涉外业务），需提前开展尽职调查，知晓对方经营状况、履约能力、涉诉情况等，必要时要求对方提供担保（如银行保函、抵押担保）。审核过程中需识别“隐性风险”，如合同条款虽合法但可能对企业造成经济损失（如“质保金比例过低，无法覆盖质量风险”），需提前与业务部门沟通，调整条款以降低风险。（五）审核记录与保密管理所有审核过程需形成书面记录（如《合同审核意见汇总表》《问题整改跟踪表》），审核人员需在记录上签字确认，保证审核过程可追溯，避免因“口头沟通”导致责任不清