企业法律合规性自查模板

企业法律合规性自查指南一、适用情境与触发条件企业法律合规性自查是识别、规避法律风险的核心管理工具，适用于以下情境：常规周期性审查：每季度或每半年对整体合规状况进行全面梳理，保证持续符合法律法规要求；新业务上线前：拓展新市场、推出新产品或服务前，专项评估相关业务领域的合规风险（如数据跨境、广告宣传等）；监管检查响应：收到监管部门通知或行业自查通知后，针对性开展合规排查，提前准备应对材料；组织架构调整时：公司合并、分立、股权变更或重大人员变动后，重新梳理合规责任主体与流程；重大决策前：如对外投资、重大合同签署前，对决策涉及的法律合规性进行专项论证。二、操作流程与执行步骤（一）准备阶段：明确自查目标与责任分工成立专项小组：由法务部门牵头，联合业务部门、财务部、人力资源部等关键岗位人员组成自查小组，明确组长（如法务负责人*）及各成员职责，保证覆盖企业运营全流程。制定自查方案：根据自查目的（如常规审查或专项检查），确定自查范围（如劳动用工、合同管理、税务合规等）、时间节点（如“2024年X月X日至X月X日”）及输出成果要求（如自查报告、整改清单）。收集法规依据：梳理与企业业务相关的最新法律法规、行业监管政策及内部制度（如《公司法》《劳动合同法》《数据安全法》及公司《合同管理办法》等），形成《合规法规清单》作为自查标准。（二）实施阶段：逐项排查与记录问题分模块自查：按业务领域划分自查模块，对照《合规法规清单》逐项检查，重点核查以下内容：制度完备性：现有制度是否覆盖法规要求（如是否建立数据安全管理制度、员工手册是否包含竞业限制条款等）；流程规范性：关键业务流程（如合同审批、采购招标、财务报销）是否合规执行，是否存在未审批、超权限操作等情形；文件完整性：重要文件（如劳动合同、采购合同、知识产权证书、审计报告）是否齐全、有效，是否按规定存档；操作合规性：实际业务操作是否符合法规及制度要求（如广告宣传是否虚假宣传、员工社保是否足额缴纳等）。记录自查情况：对每项检查内容记录自查结果（“合规”“不合规”“待确认”），对“不合规”或“待确认”项，详细描述问题表现、涉及文件/流程及初步风险影响（如“2024年X月签署的合同未明确违约责任条款，可能存在履约风险”）。（三）分析阶段：评估风险等级与成因风险分级：根据问题发生的可能性及影响程度，将风险划分为高、中、低三级（如“高”指可能导致重大行政处罚、诉讼或声誉损失；“中”指可能面临监管警告或小额罚款；“低”指存在轻微瑕疵但无实质风险）。成因分析：针对高风险及中风险问题，深挖根源（如制度缺失、培训不足、执行监督不到位等），形成《合规问题分析表》，明确问题性质（系统性/偶发性）及整改优先级。（四）整改阶段：制定措施与跟踪落实制定整改方案：针对每个不合规问题，明确整改目标、具体措施（如“修订合同模板，增加违约责任条款”“组织全员合规培训”）、责任部门/责任人（如“法务部负责制度修订，人力资源部负责培训组织”）及完成时限（如“2024年X月X日前完成”）。跟踪整改效果：自查小组定期（如每周）跟进整改进度，对已完成整改的项目进行复核（如抽查新签署合同是否包含合规条款、培训签到及考核记录是否完整），保证问题整改到位。输出成果：编制《企业法律合规自查报告》，内容需包括自查概况、发觉的问题、风险分析、整改措施及完成情况，经管理层审批后存档，并按要求报送监管部门（如需）。三、自查内容与记录表单以下为通用自查表单企业可根据自身业务调整具体项目：合规领域检查项目法规依据自查情况（合规/不合规/待确认）问题描述（如不合规）整改措施责任人完成时限公司治理公司章程是否最新且备案《公司法》第11条合规--*-三会一层会议记录是否完整规范《公司法》第46、108条不合规2024年X月股东会决议无参会人员签字补充会议决议并重新归档*2024–劳动用工劳动合同是否全员签订且规范《劳动合同法》第10条待确认部分新员工合同未加盖骑缝章核查并补盖骑缝章，存档扫描件*2024–社保公积金是否足额按时缴纳《社会保险法》第58条合规--*-合同管理重大合同是否经法务审核公司《合同管理办法》第5条不合规采购合同未经法务审核已签署暂停新合同签订，流程补审、2024–合同台账是否及时更新公司《合同管理办法》第12条合规--*-知识产权商标/专利是否及时续展《商标法》第40条、《专利法》第42条合规--*-产品宣传是否侵犯第三方知识产权《反不正当竞争法》第6条待确认官网宣传图片来源未核实下架图片，获取授权或替换*2024–数据安全用户数据是否分类分级管理《数据安全法》第21条不合规未建立用户敏感数据清单制定数据分类分级目录，30日内完成*2024–数据跨境传输是否合规《个人信息保护法》第38条合规--*-四、关键要点与风险提示动态更新合规依据：法律法规及监管政策可能修订，需指定专人（如法务专员*）每季度更新《合规法规清单》，保证自查标准始终有效。强化责任到人：明确各部门负责人为合规第一责任人，将自查整改纳入部门绩效考核，避免“重形式、轻落实”。注重保密与留存：自查过程中涉及的敏感信息（如未公开的商业数据、内部管理漏洞）需严格保密，自查报告及整改记录至少保存3年，以备追溯。结合专业支持：对复杂领域（如数据合规、跨境业务），可咨询外部律师或专业机构，保证问题识别与整