采购合同审核与执行标准化流程工具

采购合同审核与执行标准化流程工具一、适用工作情境本工具适用于各类企业采购业务中，从合同需求提报、审核、签署到执行监控、收尾归档的全流程标准化管理，具体包括：企业常规采购项目（如原材料采购、设备采购、服务采购等）的合同管理；新供应商合作前的合同谈判与审核；跨部门协作的采购项目（如需求部门、采购部、法务部、财务部联合参与）的合同执行跟踪；采购合同履约过程中的交付验收、付款结算、问题处理等环节。二、标准化操作流程（一）合同发起前准备目标：明确需求、筛选供应商、保证合同草案基础信息完整，为后续审核与执行奠定基础。需求确认与提报需求部门（如生产部、行政部等）根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、技术参数、交付时间、预算金额、质量标准等关键信息，经部门负责人*审批后提交至采购部。采购部对接需求部门，确认采购需求的合理性与可行性，重点核查“数量是否匹配产能”“技术参数是否清晰”“交付时间是否可满足生产计划”等。供应商资质初审采购部通过供应商库、公开招标或定向寻源等方式筛选候选供应商，要求供应商提供《供应商资质证明文件》（包括营业执照、相关行业资质证书、过往业绩证明等），核实其经营范围、生产/经营能力、信誉状况等。对首次合作的供应商，采购部需组织现场考察（如适用），评估其生产环境、质量控制体系、交付能力等，形成《供应商考察报告》。合同草案拟定采购部根据采购需求与供应商谈判结果，拟定合同草案，内容需包含以下核心条款：合同主体信息（采购方、供应商全称、统一社会信用代码、地址、联系人*等）；采购标的详细描述（名称、规格型号、数量、技术参数、执行标准等）；价格与支付方式（单价、总价、币种、支付条件如“验收合格后30日内支付”、账户信息等）；交付要求（时间、地点、运输方式、风险转移节点等）；验收标准与方法（依据的技术标准、验收流程、异议处理方式等）；违约责任（逾期交付、质量不合格、付款违约等情形的违约金计算方式及赔偿范围等）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼管辖地等）；保密条款、合同生效条件、附件清单（如技术协议、图纸等）。（二）多部门联合审核目标：通过采购、法务、财务、需求部门的专业审核，识别并规避合同风险，保证合同条款合规、合理、可执行。采购部初审采购专员*重点审核：合同条款是否与谈判结果一致（价格、数量、交付时间等）；供应商信息是否准确（名称、账户等与资质文件一致）；附件是否完整（如技术协议、报价单等是否作为附件纳入）；违约责任是否对等（如采购方逾期付款的违约责任与供应商逾期交付的责任是否匹配）。审核通过后，在《采购合同审批表》中填写“采购部审核意见”，提交至法务部。法务部合规审核法务专员*重点审核：合同主体是否具备完全民事行为能力；条款是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规要求；是否存在法律漏洞（如“不可抗力”定义是否明确、知识产权归属是否清晰、争议解决方式是否合法）；违约责任是否具有可执行性（如违约金是否过高或过低）。对存在法律风险的条款，法务部提出修改建议（如将“质量合格”定义为“符合国家标准及合同附件技术协议要求”），采购部与供应商协商调整后重新提交审核。审核通过后，在《采购合同审批表》中填写“法务部审核意见”，提交至财务部。财务部财务审核财务主管*重点审核：价格构成是否合理（是否超出预算、是否存在虚高报价）；支付方式是否符合公司财务制度（如“预付款比例是否≤30%”“是否约定质保金”）；税务条款是否明确（如发票类型、税率、开票时间等）；账户信息是否准确（供应商账户名称与合同主体是否一致）。对财务风险点（如预付款比例过高、未约定质保金），财务部提出调整意见，采购部与供应商协商确认后，财务部在《采购合同审批表》中填写“财务部审核意见”。需求部门确认需求部门负责人*重点审核：采购标的的技术参数、质量标准、交付时间是否满足业务需求；验收流程是否与实际使用场景匹配（如“试用验收”是否纳入验收环节）。确认无误后，在《采购合同审批表》中签字确认，完成多部门联合审核。（三）合同审批与签署目标：履行公司内部审批流程，保证合同生效，明确双方权利义务。最终审批采购部将审核通过的《采购合同审批表》及合同草案提交至公司分管领导（如采购副总）或总经理进行最终审批，审批通过后合同具备签署条件。合同签署与分发采购部与供应商共同签署合同（采用纸质签署或电子签署，保证签署页信息完整、签字/盖章清晰），合同一式[份数，如4份]：采购部、财务部、法务部、需求部门各执1份（供应商执[份数]份）。采购部在合同签署后1个工作日内，将合同扫描件分发至各相关部门，并同步更新《合同台账》（记录合同编号、名称、供应商、金额、签署日期、履行状态等）。（四）合同执行与监控目标：跟踪合同履约过程，保证采购标的按时、按质交付，保障企业权益。交付跟踪采购专员*每周跟进供应商生产/备货进度，要求供应商提供《交付进度表》（注明预计交付时间、生产批次、物流信息等），对可能存在逾期风险的供应商，及时发送《履约提醒函》，督促其按期交付。验收确认供应商按合同约定交付后，需求部门与质量部门（如适用）共同依据合同附件《技术协议》《验收标准》进行现场验收，重点核查：数量是否短缺、规格型号是否匹配、外观是否完好、功能参数是否符合要求等。验收合格后，需求部门填写《采购验收报告》，验收人员*签字确认；验收不合格的，需求部门在《验收报告》中注明不合格项，采购部及时与供应商沟通处理（如换货、返工、折价等），并约定新的验收时间。付款执行财务部收到《采购验收报告》及供应商开具的合规票据（如增值税专用发票）后，核对合同约定的支付条件（如“验收合格后30日内支付”），通过银行转账方式向供应商支付款项，同时在《合同执行跟踪表》中记录“付款日期”“付款金额”“账户信息”等。异常处理履约过程中出现争议（如供应商逾期交付、质量不达标等），采购部牵头组织需求部门、法务部协商解决；协商不成的，依据合同约定的争议解决方式（如提交仲裁/诉讼）处理，并留存相关书面记录（如《协商会议纪要》《律师函》等）。（五）合同收尾与归档目标：完成合同履约评价，保证合同资料完整，为后续采购管理提供参考。履约评价合同履行完毕（质保期满）后，采购部组织需求部门、质量部门对供应商履约情况进行评价，填写《供应商履约评价表》，评价维度包括：交付及时性（是否按期交付）、质量达标率（验收合格比例）、服务配合度（问题响应速度、处理态度）、价格合理性（与市场均价对比）等，评价结果分为“优秀、良好、合格、不合格”四个等级，作为后续供应商合作的重要依据。资料归档采购部在合同收尾后10个工作日内，收集整理合同全流程资料（包括《采购需求申请表》《供应商资质证明》《合同审批表》《合同文本》《交付进度表》《验收报告》《付款凭证》《履约评价表》等），按“一合同一档”原则归档，电子档存储于公司指定服务器（如OA系统、合同管理系统），纸质档存入档案盒，标注“合同编号-供应商名称-采购标的”，便于后续查阅。三、配套工具表单（一）采购合同审批表合同编号合同名称采购标的供应商名称合同金额（元）签署日期审核环节审核部门审核意见审核人审核日期采购部初审法务部合规审核财务部财务审核需求部门确认最终审批（二）合同执行跟踪表合同编号采购标的供应商计划交付日期实际交付日期验收结果付款日期付款金额（元）履行状态异常记录（三）供应商履约评价表合同编号供应商名称采购标的交付及时性（20分）质量达标率（30分）服务配合度（25分）价格合理性（25分）总分评价等级评价部门评价人评价日期四、关键风险提示合同条款完整性风险风险点：遗漏关键条款（如验收标准、违约责任、争议解决方式），导致履约争议无法处理。防范建议：严格对照《合同核心条款清单》拟定合同，保证所有必要条款完整明确。供应商资质真实性风险风险点：供应商提供虚假资质（如伪造营业执照、超出经营范围经营），导致合同无效或无法履约。防范建议：通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实资质信息，对关键供应商进行现场考察。审核流程合规性风险风险点：未履行完整审核流程（如法务部或财务部漏审），导致合同存在隐性风险。防范建议：严格执行“先审核、后签署”原则，《采购合同审批表》需经所有相关部门及负责人签字确认后方可签署。执行过程变更风险风险点：履约过程中未