行政办公自动化操作流程手册

行政办公自动化操作流程手册前言行政办公自动化是提升办公效率、规范管理流程的核心手段。本手册围绕日常行政工作中高频使用的自动化场景，梳理标准化操作流程，帮助行政人员快速掌握系统操作逻辑，减少重复劳动，确保办公事务规范、高效推进。一、文档自动化处理流程（一）电子文档模板调用与编辑1.系统登录与模块进入打开公司OA（或指定办公系统）客户端，输入账号密码完成登录。在左侧功能导航栏中，点击“文档中心”模块，进入文档管理界面。2.模板选择与调用在文档中心界面，找到“模板库”分类（或通过搜索框输入模板名称），根据需求选择对应文档模板（如会议纪要、请示报告、通知公告等）。点击模板右侧的“调用”按钮，系统自动生成带格式的空白文档。3.内容编辑与协同在生成的文档中，根据实际需求填写内容。若需多人协同编辑，可点击界面右上角“共享”按钮，添加协作人员（需提前在系统通讯录中维护人员信息），设置编辑/只读权限后发送邀请。协作过程中，系统自动记录版本变更，可通过“版本历史”查看修改轨迹。4.文档归档与检索内容编辑完成后，点击“保存并归档”，选择对应文件夹（如“Q3-行政文档-会议纪要”）完成归类。后续需检索文档时，可通过文档中心的“搜索”功能，按关键词、创建时间、所属部门等条件精准定位。（二）公文流转与审批自动化1.公文发起在文档编辑完成后，点击界面上方“发起流程”按钮，选择对应审批流程（如“行政公文审批”“费用申请审批”等）。系统自动关联文档内容，需补充流程说明（如公文目的、涉及事项等），并选择审批人（可按职级、部门自动匹配，或手动指定）。2.审批节点推进审批人登录系统后，在“待办事项”中查看待审批公文，可在线批注意见（支持文字、语音转文字批注），选择“同意”“驳回”“退回修改”。若选择“退回修改”，发起人将收到系统提醒，修改后可重新提交流程。3.流程归档与查阅流程结束后（所有审批人同意或流程终止），系统自动将公文及审批记录归档至“已办事项-公文档案”中。如需查阅历史公文，可通过“流程中心-历史流程”按流程名称、时间范围检索。二、会议管理自动化流程（一）会议预约与通知1.会议室预约登录办公系统，进入“会议管理”模块，点击“会议室预约”。选择会议日期、时段，系统自动展示空闲会议室（含容量、设备配置信息），点击目标会议室后填写会议主题、参与人员（可从通讯录勾选）、会议时长，提交预约申请。2.冲突检测与调整若所选时段会议室已被占用，系统将弹出提示并推荐其他空闲会议室/时段。可根据推荐调整预约，或点击“申请冲突会议室”，向当前占用者发起协调申请（对方将收到系统消息，可选择同意/拒绝）。3.会议通知与提醒预约成功后，系统自动向参会人员发送会议通知（含时间、地点、会议主题、附件资料），并在会议开始前15分钟推送手机端提醒（需提前绑定企业微信/钉钉账号）。（二）会议纪要与任务追踪1.纪要自动生成（需配置AI辅助功能）会议结束后，点击“会议管理-我的会议-已结束会议”，选择对应会议，点击“生成纪要”。系统将基于会议录音（需提前开启录音功能）或文字记录，自动提炼会议要点、决策事项、待办任务，生成初步纪要。2.纪要优化与分发行政人员可对自动生成的纪要进行人工优化（补充细节、调整格式），确认无误后点击“分发”，选择参会人员及抄送人，系统自动将纪要发送至对方“待办/已办”模块，并同步至企业知识库（如需）。3.待办任务追踪纪要中的待办任务会自动同步至“任务管理”模块，任务负责人可在该模块更新进度（如“进行中”“已完成”），发起人及相关人员可通过“任务追踪”查看整体进度，逾期任务将触发系统提醒。三、考勤与审批自动化流程（一）考勤打卡与异常处理1.日常打卡员工通过手机端APP（或考勤机）进行打卡，系统自动记录打卡时间、地点（需开启定位权限）。行政人员可在“考勤管理-打卡记录”中查看全员打卡数据，系统每日自动生成“打卡日报”（含迟到、早退、旷工统计）。2.异常申请与审批若员工因特殊原因未打卡，可在系统中提交“异常打卡申请”，上传证明材料（如出差审批单、就医凭证），选择审批人（一般为直属上级）。审批人在“待办”中处理申请，同意后系统自动更新考勤记录。3.月度考勤统计每月5日前，系统自动生成“月度考勤报表”，行政人员需核对数据（重点关注异常记录、请假时长），确认无误后提交至人力资源部门，作为薪资核算依据。（二）请假与费用报销审批1.请假申请员工在系统中选择“请假申请”，填写请假类型（年假、病假、事假等）、起止时间、请假事由，上传证明材料（病假需附诊断证明），提交至上级审批。审批人可设置“代理人”（如休假期间），由代理人处理待办申请。2.费用报销发起员工在“报销管理”模块填写报销单，选择费用类型（差旅费、办公费等），上传发票照片（系统自动识别金额、税号等信息），填写报销事由、关联项目（如需），提交至部门负责人审批。3.多级审批与打款部门负责人审批通过后，流程自动流转至财务部门。财务人员核对发票真实性、报销金额合理性，确认无误后提交至财务总监终审。终审通过后，系统自动推送至出纳，完成打款操作（打款信息同步至员工“报销记录”模块）。四、信息管理自动化流程（一）资料归档与分类1.资料上传与归类行政人员可通过“文档中心-资料上传”功能，批量上传电子资料（如合同扫描件、政策文件）。上传时需选择所属文件夹（可按部门、项目、时间维度创建文件夹），并填写关键词标签（如“租赁合同-北京分公司”），便于后续检索。2.版本更新与替换若资料需更新（如政策文件修订），可在原文件详情页点击“版本更新”，上传新文件并标注版本说明（如“V2.0-09.01修订”），系统自动保留历史版本，最新版本默认展示。（二）信息检索与共享1.精准检索2.共享与权限管理五、系统维护与安全操作（一）账号与权限管理1.账号创建与注销新员工入职后，行政人员在“系统管理-用户管理”中创建账号，设置初始密码（需提醒员工首次登录后修改），并分配角色权限（如“行政专员”“部门经理”“财务总监”对应不同操作权限）。员工离职时，需及时注销账号，避免信息泄露。2.权限调整若员工岗位变动，行政人员可在“用户管理”中调整其角色权限，或单独设置某一模块的访问权限（如允许某员工查看财务报销流程，但无审批权限）。（二）数据备份与故障处理1.定期备份系统每月自动备份全量数据（存储至企业云服务器），行政人员需每季度核查备份完整性（可通过“系统管理-数据备份”查看备份日志）。如需恢复历史数据，可提交“数据恢复申请”，由技术部门协助操作。2.故障上报与处理若系统出现卡顿、报错等问题，行政人员可通过“系统反馈”模块提交故障描述（附截图），技术支持团队将在24小时内响应（紧急故障需电话联系