行政单位档案管理制度指南

行政单位档案管理制度指南行政单位档案是履职过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式记录，是单位历史沿革、决策执行、公共服务的真实见证。建立科学规范的档案管理制度，既是维护行政行为合法性的必然要求，也是传承历史、服务当下、启迪未来的重要保障。本文结合行政单位工作实际，从归档范围、整理流程、保管利用、安全保密及责任考核五个维度，梳理档案管理制度的核心要点与实践方法。一、档案归档范围与分类管理行政单位档案需覆盖“全流程、全类型”的履职记录，具体分类及归档范围如下：（一）文书档案涵盖单位党组（党委）会议、行政办公会议记录，请示与批复、工作计划与总结、规章制度、人事任免、表彰处罚等文件。需注意：规范性文件（如印发的政策、办法）需“一文一档”，会议材料需包含议程、纪要、审议文件等全套资料，跨年度办理的事项（如长期项目审批）需在办结年度归档。（二）业务档案根据单位职能差异，如执法部门的行政处罚案卷、审批部门的行政许可材料、信访部门的诉求处理记录等。以执法案卷为例，需包含立案审批、调查取证、听证材料、处罚决定书及执行回执，且需按“一案一卷”或“多案一卷”（同类简易案件）整理。（三）专项档案包含基建档案（如办公楼建设的立项、设计、施工、验收文件）、会计档案（凭证、账簿、财务报告）、声像档案（重要会议照片、宣传片视频）、实物档案（奖牌、证书、印章）等。其中，会计档案需单独存放，保管期限按《会计档案管理办法》执行。二、档案整理与编目规范档案整理需遵循“分类—组卷—编号—编目”的逻辑，确保检索高效、利用便捷。（一）分类与组卷1.年度—机构（问题）—保管期限分类法：先按形成年度划分，再按内设机构（或业务类型）细分，最后按永久、30年、10年等保管期限组卷。例如，“2023年—办公室—永久卷”包含当年办公室形成的长期有效文件。2.组卷要求：同一事由的文件需“成套归档”，如某项目的立项申请、批复、实施方案需合并为一卷；文件材料需去除金属物，采用三孔一线装订，破损文件需修复后归档。（二）编号与编目1.档号编制：采用“全宗号—年度—机构（问题）代码—保管期限代码—卷号”结构，例如“XZ001—2023—BGS—YJ—001”（XZ001为全宗号，BGS为办公室代码，YJ为永久卷代码）。2.案卷目录：需包含档号、案卷题名、起止日期、页数、保管期限等信息，同时编制文件级目录（逐件登记文件标题、文号、责任者），实现“卷内文件可检索”。三、档案保管与利用机制档案保管需兼顾实体安全与利用效率，构建“双轨制”管理模式（实体档案+数字化档案）。（一）实体保管1.库房要求：需独立设置档案库房，远离水源、热源，配备温湿度调控（温度14-24℃，相对湿度45-60%）、防火（烟感报警器、灭火器）、防盗（门禁、监控）设备。2.装具管理：采用制式档案柜，档案盒需标注档号、题名、期限，不同期限档案分柜存放；定期开展“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温）检查，填写《档案保管状况检查表》。（二）利用服务1.借阅流程：内部人员借阅需填写《档案借阅单》，注明用途，部门负责人审批；外单位查阅需持单位介绍信，经分管领导审批，且需在档案阅览室查阅，严禁带出。2.数字化利用：对高频利用的档案（如近年文书、业务档案）进行数字化加工，建立全文检索数据库，通过OA系统或档案管理平台提供在线查阅，减少实体档案调取。四、档案安全与保密管理行政单位档案常涉及国家秘密、工作秘密，需构建“分级管控、全程防范”的保密体系。（一）密级划分1.涉密档案：依据《保守国家秘密法》，对包含敏感信息（如政策未公开稿、执法涉密数据）的档案，划定“绝密”“机密”“秘密”等级，单独存放于密码柜，借阅需经单位保密委员会审批。（二）销毁管理1.鉴定流程：成立档案鉴定小组（由办公室、业务部门、纪检人员组成），每10年对到期档案进行鉴定，形成《档案鉴定意见书》，提出销毁或续存建议。2.销毁执行：需销毁的档案编制《档案销毁清册》，经单位主要负责人审批后，由两人以上监督销毁，留存销毁现场照片及签名记录。五、责任体系与考核机制明确“全员参与、各负其责”的档案管理责任，将档案工作纳入绩效考核。（一）岗位责任1.档案员职责：负责日常归档指导、整理编目、保管利用，每月检查各部门归档进度；部门兼职档案员：负责本部门文件的收集、初审，确保“应归尽归”。2.领导责任：分管领导每季度听取档案工作汇报，协调解决库房建设、人员培训等问题；主要领导对档案安全负总责。（二）考核与奖惩1.考核指标：包含归档及时率（要求次年6月底前完成上年度归档）、档案完整率、利用满意度等，占部门绩效考核权重的5%-10%。2.奖惩措施：对档案工作突出的部门和个人予以表彰，优先推荐评优；对归档延误、档案损毁、泄密的，依规追责，情节严重的移交纪检监察部门。结语行政单位档案管理制度的落地，需“制度+技术+文化”三管齐下：制度层面细化操作规范，技术层面推进数字化转型，文化层面强化全员档案意识。通过构建“收集全、