2026年橡胶制品公司员工档案数字化管理制度

2026年橡胶制品公司员工档案数字化管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司员工档案数字化管理工作，实现员工档案从纸质化向数字化转型，提升档案查阅、管理、保存的效率和安全性，保障员工个人信息权益，依据《档案法》《个人信息保护法》《企业职工档案管理工作规定》等相关法律法规，结合公司橡胶制品生产（含橡胶密封件、橡胶管材、橡胶配件等）、销售、研发、行政管理等岗位人员管理实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体员工（含正式员工、试用期员工、离职员工）档案的数字化采集、制作、存储、查阅、更新、销毁等全流程管理，涵盖员工入职、在职、离职各阶段形成的纸质档案数字化处理及电子档案管理工作；劳务派遣人员档案数字化管理按劳务派遣协议约定执行，退休返聘人员档案数字化纳入本制度管理范围。第三条基本原则员工档案数字化管理遵循以下原则：真实完整原则：数字化档案需与纸质档案内容完全一致，无遗漏、篡改、缺失等情况，确保档案信息的原始性和完整性；安全保密原则：严格管控数字化档案访问权限，采取加密、备份等措施保护员工个人信息，严禁泄露、出售、非法使用档案信息；规范统一原则：档案数字化制作标准、存储格式、命名规则全程统一，确保不同岗位、不同时期的数字化档案可统一管理；便捷高效原则：数字化档案需满足快速查阅、精准检索、异地调阅的需求，提升人事管理工作效率；合规留存原则：数字化档案保存期限符合法律法规及公司规定，纸质档案销毁前需完成合规数字化备份。第四条管理职责分工人力资源部是员工档案数字化管理的牵头部门，负责制定数字化细则、组织档案数字化制作、维护数字化档案系统、审核档案查阅权限，建立数字化档案管理台账；人力专员负责纸质档案收集整理、数字化录入核对、档案信息更新，定期检查数字化档案的完整性和安全性。行政部负责档案数字化设备（扫描仪、存储服务器等）的采购维护、纸质档案暂存保管、档案销毁的合规执行，保障数字化制作所需硬件设备正常运行；IT部门负责数字化档案系统的技术维护、数据加密、定期备份，解决系统运行中的技术故障，防范数据泄露、丢失风险。各部门负责人配合人力资源部收集本部门员工的补充档案材料（如业绩证明、培训记录），核实材料真实性后提交数字化处理；员工对本人档案信息的真实性负责，对档案数字化内容有异议的可按流程申请核查。公司管理层负责审批档案数字化预算、档案查阅的特殊权限申请、档案销毁方案，监督档案数字化管理的合规性，协调解决管理中的重大问题。第二章档案数字化范围与标准第五条数字化覆盖范围入职类档案：员工入职登记表、身份证明复印件、学历学位证明、职业资格证书、离职证明（原单位）、体检报告等入职必备材料；在职类档案：劳动合同及续签证明、岗位调整通知、绩效考核记录、培训结业证明、奖惩文件、薪资调整记录、社保公积金缴纳证明等在职期间形成的材料；离职类档案：离职申请、离职交接清单、经济补偿协议（如有）、离职证明等离职相关材料；特殊类档案：生产岗员工职业健康检查记录、研发岗员工保密协议、销售岗员工业绩确认材料等岗位专属档案材料。第六条数字化制作标准扫描标准：纸质档案扫描分辨率不低于300dpi，色彩模式根据档案类型选择（文字类为黑白模式，证件类为彩色模式），扫描格式统一为PDF格式，确保文字清晰可辨、无模糊、无歪斜、无漏扫；命名规则：数字化档案按“员工编号-档案类型-形成日期”命名，编号规则统一由人力资源部制定，确保每个档案文件名称唯一、可精准检索；存储标准：数字化档案存储路径按“部门-岗位类型-员工编号”分级设置，禁止使用中文特殊字符、空格等不规范命名，便于系统检索和管理；校验标准：数字化完成后需由专人核对，确保扫描件与纸质件内容一致、页数匹配，核对无误后在台账中记录校验结果，未通过校验的需重新扫描处理。第三章数字化处理流程第七条档案收集整理人力资源部每月收集新增纸质档案材料，按入职、在职、离职类别分类整理，剔除无效、重复材料，对破损、模糊的纸质档案进行修复或重新收集，确保纸质档案符合扫描要求；整理完成后填写《档案数字化移交清单》，明确材料数量、类型、移交日期。第八条扫描与录入指定专人使用合规扫描仪完成纸质档案扫描，扫描过程中避免遮挡、折叠档案，扫描完成后按命名规则重命名文件；对需录入系统的关键信息（如员工编号、档案类型、形成日期）手动录入数字化档案系统，确保录入信息与档案内容一致，无错别字、无信息错误。第九条审核与归档人力资源部档案管理员在扫描录入完成后3个工作日内完成审核，核查扫描件清晰度、命名规范性、信息录入准确性，审核通过的档案纳入正式数字化档案库；审核不通过的标注问题类型，退回重新处理，直至符合标准。归档完成后，纸质档案按规定存放至保密档案柜，数字化档案同步备份至本地服务器和云端存储（双重备份），备份完成后在台账中记录备份时间和存储位置。第四章数字化档案管理与安全第十条查阅与使用数字化档案实行权限分级管理：人力资源部负责人可查阅全公司员工档案，部门负责人仅可查阅本部门员工档案，普通管理员仅可查阅授权范围内的档案；查阅档案需提交书面申请，注明查阅事由、查阅范围、查阅期限，经审批通过后方可访问，查阅过程中禁止截图、复制、转发档案内容。因员工入职、调岗、续签劳动合同等工作需要使用档案的，使用后需在台账中记录使用时间、使用人、使用事由，确保档案使用全程留痕；严禁以任何理由将数字化档案提供给公司外部人员，法律规定需提供的除外（如劳动仲裁、司法调查），且需经管理层审批并留存相关证明。第十一条更新与维护员工档案信息发生变更（如岗位调整、学历提升、联系方式变更）的，人力资源部在收到变更证明材料后5个工作日内完成数字化档案更新，补充新的扫描件或修改录入信息，同时标注更新时间和更新原因；定期（每季度）核查数字化档案，清理重复、无效文件，确保档案库整洁有序。第十二条安全管控数字化档案系统设置登录密码和操作权限，密码定期（每3个月）更换，禁止共用账号密码；IT部门每月对存储服务器进行安全检测，安装防病毒软件、防火墙，防范黑客攻击、数据泄露；严禁在非公司设备上访问、下载数字化档案，确需异地办公使用的，需通过加密远程桌面访问，且使用后及时退出系统。员工离职后，其数字化档案访问权限即时注销，档案按规定期限留存，留存期满需销毁的，按合规流程执行，销毁前需再次确认备份完成，销毁记录留存备查。第五章监督考核与责任追究第十三条监督机制人力资源部每半年开展一次数字化档案管理专项检查，核查档案完整性、安全性、合规性，重点检查权限管控、备份情况、查阅记录；公司设立档案管理监督邮箱，接受员工对档案信息泄露、违规查阅等行为的举报，举报核实后及时处理并反馈。第十四条违规责任对违反本制度规定的人员，视情节轻重予以处理：情节轻微的（如档案命名不规范、录入信息错误），给予通报批评、限期整改，扣减当月绩效奖金的5%-10%；情节较重的（如违规查阅他人档案、未按标准备份档案），扣减1-2个月绩效奖金，取消年度评优资格；情节严重的（如泄露员工档案信息、篡改数字化档案、出售档案信息），解除劳动合同，追回造成的经济损失，涉嫌违法犯罪的移交司法机关处理。IT部门未做好系统安全防护导致数据泄露、人力资源部未履行审核职责导致档案信息错误的，追究部门负责人和相关专员责任；各部门负责人未配合收集档案材料导致数字化档案不完整的，纳入部门绩效考核。第六章附则第十五条制度解释权本制度由公司人力资源部会同IT部门、行政部负责解释。第十六