合同文档评审记录模板合规保障版

合同文档评审记录模板合规保障版适用场景与核心价值标准化操作流程一、评审前置准备：明确范围与分工合同资料收集：发起部门需完整提交合同草案（含附件、补充协议）、背景说明（如合作目的、交易对手背景）、前期沟通记录及相关政策依据（如行业监管规定、企业内部管理制度）。评审人员确定：根据合同类型（如采购、销售、服务、劳动合同等）组建评审小组，至少包含法务专员、业务负责人、财务代表，重大合同需邀请外部法律顾问参与。评审标准明确：对照《民法典》《公司法》等法律法规、行业监管要求及企业《合同管理办法》，制定本次评审的核心关注清单（如主体资格、付款条件、违约责任、知识产权归属等）。二、合规性初步审查：形式与主体校验文件完整性核查：检查合同文本是否具备基本要素（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等），附件是否齐全且与一致，页码是否连续，签字盖章处是否预留。主体资格验证：自然人：核查证件号码件是否在有效期内，是否具备完全民事行为能力（如授权代理需核查授权委托书及代理人身份）；法人/组织：核查营业执照、资质证书（如行业许可证）是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同内容，授权代表是否已获得有效授权（需提供授权委托书原件及公司章程中关于授权权限的规定）。法律冲突排查：检查合同条款是否与现行法律法规、企业内部制度冲突，例如格式条款是否排除对方主要权利、加重对方责任（需重点提示《民法典》第496-497条对格式条款的规制要求）。三、条款逐项评审：核心内容深度分析主体与交易信息：当事人名称、地址、联系方式是否准确，与营业执照/证件号码信息一致；合同标的描述是否清晰（如服务合同需明确服务范围、标准，买卖合同需明确规格型号、技术参数），避免模糊表述（如“优质”“合理”等需量化定义）。权利义务条款：权利对等性：双方权利义务是否平衡，是否存在单方面限制权利、免除责任的“霸王条款”；履行细节：履行期限、地点、方式是否明确，例如“收到货物后10日内付款”需明确“货物”的验收标准及“收到”的认定依据（如签收单）。价格与支付条款：价格构成是否清晰（含税价/不含税价、费用组成），支付条件是否与履约进度匹配，例如预付款比例、尾款支付节点（需明确“验收合格”的具体验收流程）；发票要求：需明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及交付方式，避免税务风险。违约责任条款：违约情形是否全面（如延迟履行、质量不达标、违反保密义务等）；违约责任是否合理（违约金是否过分高于实际损失，需参考《民法典》第585条；是否约定定金及适用规则）；争议解决方式：明确仲裁或诉讼管辖地（需选择与合同有实际联系的地点，如被告住所地、合同履行地），仲裁机构名称需准确。保密与知识产权条款：保密范围、期限、保密义务主体是否明确，是否约定违约责任；知识产权归属：需明确合同履行过程中产生的知识产权（如技术成果、设计方案）的归属及使用权限，避免后续争议。四、风险识别与应对：制定整改清单风险等级划分：根据发生概率及影响程度，将风险分为“高风险”（如主体不适格、核心条款违法）、“中风险”（如违约责任不对等、履行约定模糊）、“低风险”（如表述歧义、格式不规范）。整改措施制定：高风险条款：需暂停评审，发起部门必须修改并重新提交，直至合法合规；中风险条款：由发起部门牵头整改，法务部门提供修改建议，明确修改时限；低风险条款：可标注“优化建议”，由发起部门酌情调整。评审意见签署：评审小组成员需在《评审记录表单》中逐条签署意见，明确“同意”“修改后同意”“不同意”及具体理由，全体成员签字确认后形成评审结论。五、评审结论与反馈：闭环管理结论出具：根据评审意见出具《合同评审报告》，明确“通过”“修改后通过”“不通过”的结论，并附《整改清单》（含条款内容、问题描述、整改要求、责任部门/人、完成时限）。结果反馈：评审报告及整改清单同步反馈至发起部门，发起部门需在规定时限内完成整改并提交整改结果，评审小组复核无误后，方可进入合同签署流程。记录存档：评审过程中形成的所有材料（合同草案、评审意见表、整改记录、评审报告）需统一编号、归档保存，保存期限不少于合同履行期满后5年，保证可追溯性。评审记录模板表单合同基本信息合同名称合同编号交易对手名称评审发起部门评审日期年月日评审小组成员法务专员、业务负责人、财务代表、外部法律顾问（如有）评审环节评审内容评审意见（问题描述/合规建议）责任部门/人整改要求完成时限合规性初步审查主体资格有效性营业执照有效期至2024年12月，需核查最新年检报告业务经理*提供年检报告复印件2024年X月X日条款逐项评审违约责任条款未明确延迟付款的违约金计算标准，建议按LPR的1.5倍计算法务专员*修改违约责任条款2024年X月X日风险识别与应对争议解决方式约定“由甲方所在地法院管辖”，但甲方为外地企业，建议明确具体城市外部法律顾问*修改管辖地为“合同签订地法院”2024年X月X日评审结论□通过□修改后通过□不通过评审小组签字法务：业务：财务：顾问：关键保障要点评审独立性：评审小组成员需与合同交易无利益关联，保证客观公正，避免“既当运动员又当裁判员”。保密义务：评审人员需对合同内容及评审过程严格保密，不得泄露企业商业秘密或交易对手信息。动态跟踪：合同签署后，评审部门需跟踪履行情况，若发觉条款执行偏差或新风险，及时