合同管理审批流程与标准化模板

合同管理审批流程与标准化模板工具指南一、适用业务场景与价值体现本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，涵盖采购合同、服务合同、销售合同、租赁合同、合作协议等多种类型。通过标准化流程与模板，可有效解决合同管理中常见的条款不规范、审批效率低、权责不清晰、风险难控制等问题，降低合同纠纷概率，保证合同签订与履行合法合规，同时提升跨部门协作效率，为企业运营管理提供坚实的制度保障。二、合同管理全流程操作指引（一）需求发起与合同立项需求提出业务部门根据实际业务需求（如采购物料、外包服务、合作开发等），填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合同主要内容（标的、数量、金额、履行期限等）、立项理由及预期效益，部门负责人*审核签字后提交至法务部门或合同管理部门。立项评审法务部门/合同管理部门联合财务、业务等部门对立项申请进行评审，重点评估合作方资质（如营业执照、行业许可、信用记录等）、合同必要性与可行性、预算合规性，形成《立项评审意见表》。评审通过后，正式立项，启动合同起草工作。（二）合同起草与初步审核合同起草由业务部门指定专人*根据立项评审意见，使用标准化合同模板起草合同文本。内容需包括：合同主体信息（双方名称、地址、法定代表人/负责人）、合同标的（名称、规格、型号、技术参数等）、权利义务条款（双方责任、交付标准、验收方式）、商务条款（金额、付款方式、税费承担）、违约责任（违约情形、赔偿标准）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）、保密条款、合同生效条件及附件清单等。部门内部审核起草完成后，业务部门负责人*对合同内容的业务真实性、条款完整性、数据准确性进行初步审核，重点核对需求与合同内容是否一致，金额是否符合预算，确认无误后提交至法务部门。（三）法务审核与财务会签法务审核法务部门*对合同文本进行合法性、合规性及风险性审核，重点检查：主体资格：合作方是否具备签约主体资格（如企业是否存续、自然人是否具备完全民事行为能力）；条款合法性：是否存在违反法律法规、行业规范的条款（如“霸王条款”）；权责对等：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否合理；风险点：识别潜在法律风险（如知识产权归属、不可抗力界定、争议解决效率等），并提出修改意见。法务审核后出具《法务审核意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，对需修改的条款详细说明修改理由。财务会签财务部门*对合同中的商务条款进行审核，重点关注：金额准确性：合同总价、分阶段付款金额是否符合预算审批流程；付款方式：支付条件是否清晰（如“验收合格后30日内付款”），是否存在资金风险；税费承担：税费约定是否符合税法规定，发票类型（如增值税专用发票）是否明确；履约保函/保证金：是否约定履约担保措施，比例是否合理。财务会签后出具《财务审核意见书》，与法务意见汇总后反馈至业务部门。（四）审批决策与签署授权分级审批根据合同金额、类型及重要性，实行分级审批制度（示例）：金额≤5万元：业务部门负责人*→法务部门*→分管副总*；5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人*→法务部门*→财务部门*→分管副总*→总经理*；金额＞50万元或重大合同（如战略合作、并购重组）：业务部门负责人*→法务部门*→财务部门*→分管副总*→总经理*→董事会/决策委员会*。各审批环节需在2个工作日内完成，逾期未反馈视为默认通过。审批通过后，形成《合同审批流转表》，记录各环节审核意见及审批结果。签署授权审批通过后，由法定代表人/授权代表人*（需附《授权委托书》，明确授权范围、期限）代表企业签署合同。签署时需核对合同文本与审批版本是否一致，双方签字/盖章处需清晰、完整，骑缝章（如需）加盖齐全。（五）合同履行与过程跟踪履行交底合同签署后，业务部门*向相关部门（如仓储、质检、财务等）进行合同履行交底，明确交付标准、验收流程、付款节点等关键信息，保证各部门协同配合。进度跟踪业务部门建立《合同履行跟踪表》，实时记录合同履行进度（如交付时间、验收结果、付款情况等），对延迟履行或异常情况（如质量不达标）及时预警，并与合作方沟通解决，必要时启动违约责任条款。验收与结算合同标的交付后，由业务部门联合质检、使用部门等进行验收，出具《验收报告》，明确验收结果（合格/不合格）。验收合格后，财务部门*根据合同约定付款方式办理结算，支付款项时需核对发票、验收报告等材料是否齐全。（六）合同归档与后续管理归档整理合同履行完毕或终止后，业务部门*将合同文本（含附件、审批表、法务意见书、验收报告等全套资料）整理成册，提交至档案管理部门。归档时需填写《合同归档清单》，注明合同编号、名称、签订日期、归档日期、保管期限等信息，保证资料完整、有序。电子化管理档案管理部门将合同信息录入合同管理系统，建立电子档案，实现合同信息的快速查询、统计分析及动态更新，便于后续审计、复盘及风险追溯。评估与优化每年度末，法务部门*联合业务、财务部门对合同管理流程及模板进行复盘评估，分析常见问题（如条款争议、审批延迟等），结合法律法规变化及业务需求，优化流程与模板，持续提升管理水平。三、标准化模板工具包（一）合同审批流程表流程步骤责任岗位操作说明输出材料需求发起业务部门经办人*填写《合同立项申请表》，提交部门负责人审核《合同立项申请表》立项评审法务/合同管理部门*组织业务、财务部门评审，出具评审意见《立项评审意见表》合同起草业务部门经办人*使用标准模板起草合同，部门负责人审核合同草案法务审核法务专员*审核合法性、合规性，出具修改意见《法务审核意见书》财务会签财务专员*审核商务条款，出具审核意见《财务审核意见书》分级审批各级审批人*按金额分级审批，记录审批意见《合同审批流转表》合同签署法定代表人/授权代表*核对无误后签署，加盖公章正式合同文本履行跟踪业务部门经办人*记录履行进度，处理异常情况《合同履行跟踪表》合同归档档案管理员*整理全套资料，录入系统《合同归档清单》、电子档案（二）合同基本信息表合同编号合同名称签订日期甲方信息（名称、地址、法定代表人）乙方信息（名称、地址、法定代表人）合同类型（采购/服务/销售等）合同金额（大写/小写）履行期限付款方式验收标准附件清单示例：CG2024001办公设备采购合同2024–科技有限公司，市区路号，*办公设备有限公司，市区路号，*采购合同人民币壹拾万元整（¥100,000）2024–至2024–验收合格后30日内付清按附件1技术参数执行附件1：技术参数表；附件2：报价单（三）合同变更申请表合同编号原合同名称变更原因（如需求调整、条款修改等）变更内容（具体条款及修改前后对比）合作方确认（双方签字/盖章）法务审核意见财务审核意见审批意见变更后合同生效日期示例：CG2024001办公设备采购合同增加采购打印机5台，因业务扩容需求原合同第3条“采购设备：电脑10台”修改为“采购电脑10台、打印机5台”；总价调整为人民币壹拾叁万元整（¥130,000）乙方确认：（签字）甲方确认：（签字）同意变更同意调整预算总经理批准：*2024–四、关键风险控制与注意事项（一）合同条款审核要点主体资格：签约前务必核实合作方营业执照、授权委托书（如由代理人签署）、相关资质证书（如行业许可证），保证对方具备履约能力，避免与“皮包公司”或无资质主体签约。核心条款：标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心条款必须明确具体，避免使用“大概”“左右”等模糊表述；质量标准需引用国家标准、行业标准或双方确认的技术参数，避免争议。违约责任：违约责任条款需与权利义务对等，赔偿金额应合理可计算，避免“天价违约金”或违约责任不对等的情况；明确违约情形的认定标准及处理流程。争议解决：优先约定企业所在地或合同履行地有管辖权的法院诉讼，或明确、可执行的仲裁机构（如“仲裁委员会”），避免约定“由甲方所在地法院管辖”等可能被认定为不公平的条款。（二）审批时效与责任追溯审批时限：明确各环节审批时限（如法务审核3个工作日、财务会签2个工作日），避免因审批拖延导致合同签订错过最佳时机；紧急合同可启动“绿色通道”，但需事后补全审批手续。责任划分：各环节审核人需对审核意见负责，如因审核疏漏导致合同纠纷（如未发觉明显违法条款），将根据企业制度追究审核人责任；业务部门对合同内容的真实性、准确性负首要责任。（三）印章管理与签署规范印章使用：合同公章需由企业指定的印章保管人*专人保管，使用时需履行《印章使用登记》手续，记录合同编号、使用事由、经办人等信息，严禁私自携带印章外出或违规使用。签署规范：签署合同需法定代表人或授权代表人亲自签字，授权委托书需明确授权范围、期限，并加盖企业公章；签字需清晰可辨，盖章需保证文字完整，骑缝章需覆盖合同连接处，防止单页抽换。（四）归档与电子化管理归档完整性：合同归档需包含“合同文本+审批流程+审核意见+履行记录”全套资料，缺一不可；对于补充协议、变更协议，需与原合同一并归档，保证合同历史完整。电子备份：重要合同需同时保存纸质版与电子版，电子版需加密存储，定期备份，防止数据丢失；电子合同需符合《电子签名法》要求，使用可靠的电子签名（如CA认证），保证法律效力。（五）