供应商评价及合作流程标准模板

供应商评价及合作流程标准模板一、适用情境与启动时机新供应商引入：首次寻求合作前，需通过标准化流程评估供应商资质与匹配度；现有供应商定期评估：按年度/半年度对合作中的供应商进行绩效复盘，决定是否延续合作；合作异常处理：当出现质量不达标、交付延迟、服务响应滞后等问题时，启动专项评估与整改流程；战略合作深化：对潜力供应商进行多维度深度评估，摸索长期合作或联合开发机会；供应商库动态更新：定期清理低效或风险供应商，保证供应商资源池的优质性与活力。二、标准化操作流程详解（一）供应商寻源与初步筛选操作目标：从海量供应商中快速识别符合基本要求的潜在合作方。操作内容：制定寻源标准：明确产品/服务的核心需求（如质量等级、技术参数、交付周期、价格区间等），结合行业特点设定基础门槛（如注册资本、生产规模、同类项目经验等）。多渠道收集信息：通过行业展会、专业数据库、供应商自荐、同行推荐等渠道获取供应商名录，记录供应商名称、主营产品、联系方式等基础信息。初步筛选：根据寻源标准对供应商进行初筛，剔除明显不符合要求的供应商（如无相关资质、产能不足等），形成《潜在供应商清单》。责任部门/人：采购部、寻源小组（由采购、技术、质量部门人员组成）（二）资质审核与背景调查操作目标：验证供应商的合法性、合规性及履约基础能力，降低合作风险。操作内容：资质文件收集：要求供应商提供营业执照（副本）、行业生产/经营许可证、ISO质量管理体系认证、相关产品检测报告（如3C认证、CE认证等）、专利证书（如涉及）等文件，保证文件在有效期内。资质真实性核查：通过“国家企业信用信息公示系统”、行业协会平台等官方渠道核验营业执照、许可证等信息的真实性，避免虚假资质。背景调查：信用调查：查询供应商是否有失信记录、涉诉案件或行政处罚；口碑核实：联系供应商的1-2家合作客户，知晓其产品质量、交付可靠性、售后服务等情况；产能评估：要求供应商提供生产设备清单、产能说明、原材料供应渠道等，评估其是否满足订单需求。形成《资质审核与背景调查报告》：明确审核结论（通过/不通过/补充材料），对通过审核的供应商纳入《候选供应商名单》。责任部门/人：采购部、法务部、质量部（三）现场考察与综合评估操作目标：实地验证供应商的实际运营能力、质量控制水平及管理规范性，保证信息与书面材料一致。操作内容：制定考察计划：明确考察时间、参与人员（采购、技术、质量、生产部门代表）、考察重点（如生产车间布局、设备先进性、工艺流程、质量检测环节、仓储物流管理等）。现场实施考察：实地查看生产环境、设备运行状态，记录产能利用率；抽查近期生产的产品，核对质量检测记录，知晓不合格品处理流程；与供应商管理人员（如生产经理、质量负责人*）沟通，知晓其团队管理能力、应急响应机制；收集供应商组织架构、管理制度、客户案例等补充材料。形成《现场考察报告》：包含考察发觉的优势、不足、风险点及综合评分（参考《现场考察评分表》），结合背景调查结果，确定入围的《拟合作供应商名单》。责任部门/人：采购部、质量部、技术部、生产部（四）商务谈判与合同签订操作目标：明确双方权利义务，通过法律约束保障合作稳定性。操作内容：谈判准备：梳理合作核心条款（价格、付款方式、交付周期、质量标准、违约责任、保密协议等），制定谈判底线与策略。多轮谈判：与供应商就核心条款进行沟通，重点确认：价格体系：是否含税、运费、售后费用等，明确调价机制（如原材料波动时价格调整规则）；交付条款：交货地点、运输方式、验收流程、逾期交付的违约责任；质量条款：质量标准（国标/行标/企标）、抽检方法、不合格品处理方式、质保期；服务条款：售后响应时间（如24小时内反馈问题）、技术支持范围、培训服务等。合同拟定与审核：由法务部根据谈判结果拟定《供应商合同》，重点审核条款的合法性、严谨性，避免模糊表述（如“尽快”“大概”等）。合同签订：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章，合同生效后分发至采购、财务、质量、使用部门存档。责任部门/人：采购部、法务部、财务部、技术部（五）合作启动与试运行操作目标：通过小批量订单验证供应商的实际履约能力，保证双方协作顺畅。操作内容：制定试运行计划：明确试运行产品、订单数量、交付时间、验收标准及参与部门（采购、使用、质量）。订单下达与跟踪：向供应商下达《试运行订单》，同步交付要求与验收标准，定期跟踪生产进度，保证按期交付。到货验收与问题反馈：质量部按标准对到货产品进行检验（全检/抽检），记录检验结果；使用部门对产品进行试用，评估功能是否符合需求；若发觉问题，及时向供应商反馈，要求其提供原因分析及整改措施，形成《试运行问题整改跟踪表》。试运行总结：根据验收结果、试用反馈及问题整改情况，形成《试运行评估报告》，结论分为“通过正式合作”“需延长试运行”“终止合作”三类，报管理层审批。责任部门/人：采购部、使用部门、质量部（六）绩效评价与持续改进操作目标：量化供应商合作表现，识别优势与不足，推动供应商能力提升。操作内容：设定评价指标：根据合作重点确定评价维度及权重，参考《供应商绩效评价指标表》，常见指标包括：质量指标（质量合格率、投诉处理及时率）；交付指标（准时交付率、订单满足率）；成本指标（价格稳定性、成本降低贡献）；服务指标（响应速度、问题解决率、配合度）。数据收集与评分：每月/每季度由采购部牵头，联合使用、质量、财务等部门收集供应商绩效数据，按指标评分（可采用百分制或等级制：优秀/合格/待改进/不合格）。评价结果应用：优秀供应商：增加订单份额、优先考虑战略合作、颁发“年度优秀供应商”证书；合格供应商：维持现有合作，针对轻微不足提出改进建议；待改进供应商：下发《绩效改进通知书》，要求30日内提交整改计划，跟踪整改效果；不合格供应商：启动终止合作流程。年度复盘：每年末汇总全年评价数据，形成《年度供应商绩效报告》，分析供应商群体表现趋势，优化寻源标准与合作策略。责任部门/人：采购部、使用部门、质量部、财务部（七）合作终止与复盘操作目标：规范供应商退出流程，总结经验教训，完善供应商管理体系。操作内容：终止触发条件：出现以下情况可启动终止流程：连续2次绩效评价不合格；重大质量导致企业损失；违反合同约定（如恶意拖欠货款、泄露商业秘密）；供应商主动申请终止且无法达成替代方案。终止流程：采购部向供应商发出《终止合作通知书》，说明终止原因及生效时间；双方确认未结清货款、售后责任等事宜，签订《终止合作协议》；供应商配合完成资料交接、资产回收（如涉及）。供应商库更新：将终止合作的供应商移出“合格供应商名录”，标注终止原因，保留至少2年记录备查。复盘总结：组织采购、质量、使用等部门召开复盘会，分析合作失败的原因（如选型失误、监管不力等），形成《供应商合作终止复盘报告》，优化后续供应商管理流程。责任部门/人：采购部、法务部、质量部、管理层三、配套工具表格清单（一）供应商基本信息登记表序号供应商名称统一社会信用代码注册地址联系方式主营产品/服务成立时间注册资本联系人*职位备注（二）供应商资质文件审核表序号资质名称证书编号发证机关有效期审核结果（合格/不合格/待补充）审核人*审核日期备注（三）现场考察评分表考察维度评分标准（1-5分）得分具体说明生产设备设备先进性、完好率满足需求质量控制检测流程规范、记录完整管理水平现场管理有序、团队配合度高环境安全符合行业安全标准、环保要求总分考察人*：__________考察日期：__________（四）供应商绩效评价指标表评价维度指标名称权重（%）目标值实际值得分（权重×实际值/目标值）评价等级质量质量合格率30≥98%交付准时交付率25≥95%成本价格稳定性20年涨幅≤3%服务响应速度1524小时内响应合计100评价部门：__________评价周期：__________（五）供应商合作问题整改跟踪表问题描述责任部门/人整改措施完成时限验证结果（通过/不通过）关闭状态（关闭/未关闭）备注四、关键执行要点与风险提示资质审核“三查”原则：查原件（避免复印件造假）、查官网（核验发证机关真实性）、查有效期（临近到期需提前要求续期）。现场考察“多视角”原则：不仅看生产环节，还需关注仓储物流、员工操作规范性、安全防护等细节，避免“重硬件、轻管理”。合同条款“无歧义”原则：明确违约责任的具体计算方式（如“逾期交付每日按合同金额0.05%支付违约金”）、知识产权归属、保密范围等，避免后续纠纷。绩效评价“客观性”原