DB64∕T 2156-2025 困境儿童业务档案管理规范

ICS03.080

CCSA.16

64

宁夏回族自治区地方标准

DB64/T2156—2025

困境儿童业务档案管理规范

StandardizationofCaseManagementforChildreninDifficulty

2025-09-12发布2025-11-11实施

宁夏回族自治区市场监督管理厅发布

DB64/T2156—2025

目次

前言.................................................................................II

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................1

4总体要求...........................................................................2

5岗位人员职责.......................................................................2

6档案收集...........................................................................2

7档案整理...........................................................................6

8保管...............................................................................8

9统计和利用.........................................................................9

10移交.............................................................................10

11监督.............................................................................10

附录A（资料性）收集范围与排序......................................................11

附录B（资料性）归档章样式...........................................................1

附录C（资料性）业务材料交接单样式...................................................5

附录D（资料性）业务档案（年）统计表.................................................6

附录E（资料性）业务档案利用登记单...................................................7

附录F（资料性）档案室设施设备及耗材配置.............................................1

参考文献..............................................................................2

I

DB64/T2156—2025

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由宁夏回族自治区民政厅提出、归口并组织实施。

本文件起草单位：宁夏回族自治区儿童福利院、宁夏回族自治区档案馆、中卫市儿童福利院。

本文件主要起草人：范篆玲、杨晓军、吴艳芳、孙小勇、马晓飞、王欣、徐春、曹慧、李立花、拓

婕、陶姗娜。

II

DB64/T2156—2025

困境儿童业务档案管理规范

1范围

本文件规定了困境儿童档案管理的基本要求、档案管理人员和场所、档案分类、档案收集范围、归

档、档案利用、档案移交、档案统计、信息化管理、监督考核的要求。

本文件适用于儿童福利机构、未成年人救助保护机构在收留抚养困境儿童工作过程中形成的文件

归档与业务档案管理工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T11821照片档案整理规范

DA/T1档案工作基本术语

DA/T6档案装具

DA/T12全宗卷规范

DA/T13档号编制规则

DA/T18档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T31纸质档案数字化技术规范

DA/T50数码照片归档与管理规范

DA/T78录音录像档案管理规范

3术语和定义

DA/T1界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

困境儿童childrenindifficulty

指由于儿童自身、家庭和外界等原因陷入困境，需要予以帮助或保障的儿童，包括孤儿、事实无人

抚养儿童、残疾儿童、家庭经济困难儿童、生活就医就学等困难的流动儿童、监护缺失的留守儿童等。

儿童业务档案children'sbusinessarchives

在收留抚养儿童工作过程中形成具有保存价值的文字、图表、实物、音像、电子数据等不同形式和

载体的历史记录。

业务经办人businessoperator

在业务流程中处理并负责此项工作的工作人员，包括信息收集、档案整理、建立台账等。

1

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4总体要求

机构应对收留抚养儿童工作过程中形成的业务材料做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和

移交等工作，建立相应的管理制度，保证业务档案真实、完整、安全和有效。

机构应设置儿童业务档案室。

儿童业务档案保管期限为永久。实行一人一档、动态管理，集中保存。

按照DA/T22的规定，从儿童进入机构、在机构生活期间接受的养育、医疗、康复、教育、寄养、

类家庭、社会工作等服务、离开机构形成的材料进行整理归档。

机构对业务档案中记载的信息负有保密责任。

业务档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致

时应以纸质业务档案记载信息为准。

机构应按照DA/T12的规定建立全宗卷，将反映业务档案管理过程和历史情况的文件材料归入全

宗卷。

电子业务档案管理事项按照GB/T18894的相关规定执行。

5岗位人员职责

机构业务经办人负责业务材料的收集、整理和立卷工作，主要负责人为本部门落实工作要求的第

一责任人。

机构应明确业务档案管理部门人员，负责指导业务材料收集、整理和立卷，并负责业务档案归档、

保管、鉴定、统计、利用、移交和档案信息化等工作。

档案管理部门人员应定期向机构负责人报告业务档案管理情况。

机构应定期对业务档案管理人员进行培训和考核，以适应档案管理工作的发展需要。

6档案收集

进入机构

6.1.1儿童进入机构时，应收集保存的基本材料包括但不限于：

a)儿童基本信息表包括：姓名、性别、进入机构时间、照片、健康状况等；

b)门诊病历或住院病历；

c)体格检查材料；

d)出院记录。

6.1.2属于无法查明父母或者其他监护人的儿童应收集保存的材料：

a)无法查明父母或者其他监护人的被遗弃儿童：

1)公安机关出具的捡拾弃婴（儿）报案证明；

2)公安机关出具的DNA信息比对结果；

3)社会福利机构接收弃婴入院登记表；

4)儿童福利机构发布的寻亲公告；

5)公告期疑似弃婴（儿）代养协议；

6)儿童福利机构所属民政部门接收意见以及其他与儿童有关的材料。

b)无法查明父母或者其他监护人的打拐解救儿童：

1)公安机关出具的打拐解救儿童临时照料通知书；

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2)公安机关出具的DNA信息比对结果；

3)公安机关出具的暂时未查找到生父母或者其他监护人的证明；

4)儿童福利机构发布的寻亲公告；

5)公告期疑似弃婴（儿）代养协议；

6)儿童福利机构所属民政部门接收意见以及其他与儿童有关的材料。

c)超过3个月仍无法查明父母或其他监护人的流浪乞讨儿童：

1)公安机关出具的DNA信息比对结果；

2)儿童进入未成年人救助保护中心的相关材料；

3)未成年人救助保护中心发布的寻亲公告；

4)公告期疑似弃婴（儿）代养协议；

5)儿童福利机构所属民政部门接收意见以及其他与儿童有关的材料。

6.1.3属于监护人死亡或者被宣告失踪且无其他人可以担任监护人的儿童情况应收集保存的材料，包

括但不限于：

a)儿童户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的儿童父母死亡证明或者宣告死亡、宣告失

踪的判决书；

b)没有其他依法具有监护资格的人的情况报告；

c)儿童户籍所在地民政部门出具的儿童情况说明；

d)儿童福利机构所属民政部门接收意见以及其他与儿童有关的材料。

6.1.4属于监护人丧失监护能力且无其他人可以担任监护人的儿童情况应收集保存的材料，包括但不

限于：

a)儿童户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的儿童父母没有监护能力的情况报告；

b)父母一方死亡或失踪的，应保存死亡或失踪一方的死亡证明或宣告死亡、宣告失踪的判决书；

c)没有其他依法具有监护资格的人的情况报告；

d)儿童福利机构所属民政部门接收意见以及其他与儿童有关的材料。

6.1.5属于人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童情况应收集保存的材料，包括但不限于：

a)人民法院出具的生效判决书；

b)儿童福利机构所属民政部门接收意见；

c)视情况参照7.1.3、7.1.4收集相关材料。

6.1.6属于其他儿童情况应收集保存的材料，包括但不限于：

a)由民政部门承担监护责任，委托未成年人保护机构或儿童福利机构承担临时监护责任的，应收

集保存的材料：

1)儿童基本情况说明；

2)儿童移送部门移交的关于代为养育儿童的会议纪要；

3)与未成年人救助保护中心签订的代为养育儿童委托协议；

4)其他与儿童有关的材料。

b)其他情况需要入住机构的儿童，应收集保存的材料：

1)儿童基本情况说明；

2)与儿童有关的材料；

3)属地民政部门接收意见。

在机构生活期间

6.2.1应收集儿童基础材料，包括但不限于：

3

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a)常住人口登记户口页（复印件），弃婴或打拐解救儿童申报户口登记表，打拐解救儿童查找不

到生父母或其他监护人的证明文件资料；

b)残疾证（复印件）；

c)中华人民共和国社会保障卡（复印件）。

6.2.2应收集护理材料，包括但不限于：

a)个性化养育资料；

b)其他有价值的护理资料。

6.2.3应收集医疗保健相关材料，包括但不限于：

a)健康档案，包括：现病史、既往病史、体检报告表等；

b)预防接种记录；

c)手术治疗、重特大疾病住院治疗相关材料，包括：入院手续、出院记录、主要的辅助检查记录。

6.2.4应收集康复治疗相关材料，包括但不限于：

a)康复计划方案；

b)康复评估报告；

c)康复阶段性记录；

d)转科记录单；

e)康复医师或者专业机构出具的矫形器具及康复辅助器具的适配评估报告。

6.2.5应收集儿童受教育相关材料，包括但不限于：

a)受教育基本信息表；

b)毕业证书；

c)教育评估报告；

d)教学阶段性记录（以季度记录为主）；

e)个案服务面谈记录；

f)获奖证明；

g)年度学习成绩单；

h)录取通知书；

i)学历证书。

6.2.6应收集家庭寄养/类家庭相关材料，包括但不限于：

a)寄养家庭/类家庭基本信息表；

b)寄养家庭/类家庭申请表；

c)寄养家庭/类家庭评估报告；

d)家庭寄养/类家庭协议；

e)护理医疗康复记录或者相关治疗记录；

f)儿童福利机构探访记录（以季度记录为主）；

g)年度家庭寄养/类家庭工作评价；

h)解除寄养/类家庭申请；

i)解除寄养/类家庭通知书。

6.2.7应收集社会工作、心理健康等服务相关材料，包括但不限于：

a)儿童需求预估记录表；

b)综合评估表；

c)服务计划；

d)跟进服务记录表（以季度记录为主）；

e)结案评估。

4

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6.2.8其他应归档的文件材料。

儿童离开机构

6.3.1儿童父母或其他监护人出现离院，应收集保存的材料包括但不限于：

a)公安机关出具的查找到亲生父母或其他监护人的证明；

b)公安机关出具的打拐解救儿童送还通知书；

c)儿童确属于走失、被盗抢或被拐骗的结案证明；

d)人民法院撤销宣告失踪或宣告死亡的判决书；

e)儿童原户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的父母恢复监护能力或有其他依法具有监

护资格的人的情况报告；

f)反映原监护关系的相关材料；

g)儿童父母或其他监护人、接出人的身份证、户口页复印件等证明其身份的材料；

h)所属民政部门离院意见；

i)儿童离院确认书及其他与儿童有关的材料。

6.3.2儿童被依法收养，应收集保存的材料，包括但不限于：

a)收养申请表；

b)收养人身份证、户口页、婚姻状况、房产情况、学历证明、征信报告、无违法犯罪记录、近期

体检报告等复印件；

c)收养登记证明复印件/收集登记证复印件；

d)送养告知书；

e)融合期间委托照护协议；

f)收养协议；

g)儿童福利机构所属民政部门离院意见；

h)儿童离院确认书及其他与儿童有关的材料。

6.3.3儿童年满18周岁，转社会福利院安置，收集保存的材料，包括但不限于：

a)机构向所属民政部门提交的情况报告；

b)所属民政部门转院意见；

c)儿童离院确认书及其他与儿童有关的材料。

6.3.4孤儿成年后社会安置离院，应收集保存的材料，包括但不限于：

a)社会安置申请材料；

b)社会安置评估的有关材料；

c)儿童福利机构所属民政部门离院意见；

d)离院确认书以及其他与孤儿有关的材料。

6.3.5由民政部门承担监护责任，委托未成年人保护机构或儿童福利机构承担临时监护责任的儿童离

院，应收集保存的材料，包括但不限于：

a)儿童户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的父母恢复监护能力或有其他依法具有监护

资格人的情况报告或者由人民法院出具的恢复监护人资格的判决书；

b)儿童父母、其他监护人或其他依法具有监护资格的人户口页、身份证复印件等证明其身份的材

料；

c)儿童户籍所在地民政部门出具的情况说明；

d)儿童福利机构所属民政部门离院意见；

e)儿童福利机构和未成年人救助保护机构签订的委托协议或解除委托协议的相关材料；

f)儿童离院确认书及其他与儿童有关的材料。

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6.3.6儿童死亡，应收集保存的材料，包括但不限于：

a)病危抢救相关材料；

b)负责救治或调查的医疗卫生机构签发的《居民死亡医学证明（推断）书》或者由公安司法部门

出具的死亡证明；

c)户口注销相关材料；

d)儿童福利服务机构向所属民政部门提交的情况报告；

e)遗体火化相关证明材料、注明安放（葬）位置和时间的骨灰安放（葬）合同或其他说明材料，

因特殊原因采取其他方式安葬的，应保存注明安葬方式、位置、时间、见证人等基本信息的安

葬材料；

f)其他与儿童有关的材料。

6.3.7因其他情况离院，应保存儿童离院确认书及其他与儿童有关的材料。

7档案整理

档案分类

儿童业务档案应按照儿童类别分类整理，根据困境儿童的身份类型将档案分成五类，分别用A、B、

C、D、E作为类别代码：

——A：无法查明父母或者其他监护人的儿童；

——B：监护人死亡或者被宣告失踪且无其他人可以担任监护人的儿童；

——C：监护人丧失监护能力且无其他人可以担任监护人的儿童；

——D：人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童；

——E：其他儿童。

纸质档案整理

7.2.1业务部门应定期收集应归档的业务材料，按照业务档案分类要求结合办理时间进行整理立卷。

7.2.2收集业务材料应以儿童为单位，按照进入机构、在机构、离开机构3个阶段进行排列，3个阶

段内的材料按“文件材料在前，业务服务材料在后”的原则，从医疗、教育、康复、社会工作、护理及

其它材料等分类整理，按时间顺序排列。收集范围与排序参见附录A。

7.2.3业务材料的字迹、印章和日期应完整、清晰、准确。

7.2.4归档业务材料所使用的载体应符合档案保管和保护的要求。

7.2.5纸质材料应采用标准A4幅面，表头方向应向上或向左。

7.2.6业务材料应剔除影响档案保管保护的附着物。

7.2.7儿童进入机构时随身携带的能够标识其身份和有纪念意义的物品可单独存放，按实物保管制度

进行保管。

7.2.8业务档案应归档原件，如非原件或缺失、缺少公章情况需要在备考中进行文字说明。

实务档案整理

7.3.1儿童进入机构时随身携带能够标识其身份的物品。

7.3.2单位或个人捐赠给儿童的具有保存价值的纪念品。

声像档案整理

7.4.1儿童进入机构时随身携带能证明其身份的音视频。

6

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7.4.2儿童在机构生活、成长过程中形成的有特殊意义的照片、音视频。3岁以下儿童每季度至少提

供一张照片资料，3岁以上每半年至少提供一张照片资料，注明时间、地点、事件等基本信息。

7.4.3涉及儿童重要外事活动的照片、音视频。应保存注明时间、地点、事件等基本信息。

电子文件整理

7.5.1儿童网络管理系统形成的电子文件、纸质档案的数字化副本等。

7.5.2电子文件归档时应按照DA/T46的要求同时归档电子文件的元数据。

7.5.3基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档的方式，完成电子文件及

其元数据的归档。

7.5.4电子文件归档格式应符合GB/T18894的相关要求，能支持向同级国家综合档案馆长期保存格

式转换。

7.5.5电子档案应与纸质档案同步进行收集整理，档号编制符合DA/T13的要求，并保持电子文件与

纸质载体之间的有机联系。

鉴定

7.6.1机构负责人、档案管理人员和业务经办人组成业务档案鉴定小组，负责鉴定业务材料的归档范

围，对移交到期的业务文件资料进行鉴定。

7.6.2鉴定时，应对照业务材料归档范围从档案内容、来源、产生时间和利用价值等方面综合分析判

断档案的保存价值。

立卷

7.7.1组卷

7.7.1.1儿童进入机构应在5个工作日及时组卷，在机构生活期间形成的材料及时收集整理，每年3

月份前将整理的材料进行移交，档案管理部门按一人一档进行组卷。

7.7.1.2案卷内材料应按照卷内文件目录、业务材料、卷内备考表的顺序依次排列。

7.7.1.3卷内文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主体与附件不能

分开，并按批复在前、请示在后，主体在前、附件在后的顺序排列，排列参见附录A。

7.7.1.4既有文字材料又有图画的案卷，文字材料排前，图画排后。

7.7.1.5案卷内不应有重复行政文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

编号

7.8.1档案管理人员应及时进行编号。

7.8.2业务档案的案卷档号包括：全宗号-档案门类代码-类别-姓名（身份证号）-卷号的规则编制。

7.8.3档号编制要求为。

a)全宗号：由属地档案馆给出。

b)档案门类代码：统一标注为“ZY.ET”。

c)类别：用五个不同的大写字母A、B、C、D、E表示。

d)卷号：按照类别以儿童进入机构时间先后，用阿拉伯数字顺序编列，每个儿童一个卷号，不得

重复。

7.8.4案卷内业务材料应编制页码，以阿拉伯数字从“1”顺序编列，页码位置在业务材料右上角20

mm×20mm处，背面有正文的位置在左上角相同位置。

7.8.5案卷内以“件”为单位组卷的，应在卷内文件目录中标注业务材料的页数。

7.8.6卷内文件首页上端空白处加盖归档章。参照样式见附录B.1。

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7.8.7案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

编目

7.9.1档案盒封面项目包括：全宗名称、档案类别、姓名、业务材料形成起止年月、保管期限、业务

材料件数、卷号。封面样式见附录B.2。

7.9.2盒内文件目录项目包括：件号、文号或编号、责任者、题名、日期、页号、备注。卷内文件目

录样式附录B.3。

7.9.3盒内备考表项目包括：盒内档案情况说明（卷内业务材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情

况的说明，由档案管理人员注明发生或发现问题的时间、人员）、整理人、检查人、检查时间；应写清

此卷共XX件XX页。卷内备考表样式见附录B.4。

7.9.4业务档案案卷目录封面项目包括：全宗名称、全宗号、目录号、档案门类代码、类别、保管期

限、编制单位、编制目期。案卷目录样式见附录B.5。

7.9.5业务档案案卷目录项目包括：卷号、姓名（身份证号）、性别、进入机构时间、离开机构时间、

页数、备注。案卷目录样式见附录B.6。

装订

7.10.1业务文件材料装订时应使用对纸张无害的装订工具及耗材。

7.10.2案卷可采用线装或不装订，装订时应剔除金属物，采用线绳三孔左侧装订法。

7.10.3进行电子文件采集的纸质材料可不装订，采取封装方式保管。

装盒

7.11.1装订好的业务材料应装入档案盒，保证档案盒外形平整。

7.11.2档案盒脊背项目包括：全宗号、门类代码、类别、姓名（身份证号）、卷号、起止件号、盒号。

档案盒脊背样式见附录B.7。

7.11.3档案盒应采用对纸张无害的材料制作，外形尺寸（长×宽）一般为310×220，脊背厚度为20

mm、30mm、40mm、50mm、60mm，机构可根据工作实际从中选择适当厚度规格。

7.11.4采取封装方式保管的纸质业务档案应在外包装明示全宗号、门类代码、类别、姓名（身份证号）、

卷号、起止件号、盒号等信息。外包装样式见附录B.1。

归档

7.12.1儿童离开机构形成的材料应当在20个工作日内完成归档。

7.12.2归档文件应经过分类整理，能完整、准确、系统反映儿童生活全过程。归档范围见附录A。

7.12.3归档的文件材料应为原件。

7.12.4音像、电子文件等特殊载体材料，应与对应的纸质文件材料一并归档。电子照片档案的归档应

符合DA/T50的要求；录音录像档案的归档应符合DA/T78的要求。

7.12.5档案管理部门应对业务档案进行检验，合格后与业务部门办理归档交接手续，做到账物相符，

业务档案归档交接单样式参见附录C。

7.12.6业务档案管理部门应对接收的业务档案建立配套的检索工具，检索工具至少包括全宗卷和案

卷目录。

8保管

基本要求

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8.1.1业务档案实体应避免受到人为因素和自然因素的损害，在保管和利用过程中应始终有序。

8.1.2档案室应采取防护设备和管理措施维护档案实体的完整与安全，档案装具的配置应符合DA/T6

的规定。

8.1.3档案室宜按照保管期限、档案类别和年度划分区域，入库档案应按统一规则定位。

8.1.4档案管理人员应定期清点库存档案，检查受损情况，并对受损档案采取措施进行抢救和修复。

8.1.5有条件的机构宜采用档案室安全保护智能化综合管理等技术提高管理水平。

档案室管理

8.2.1档案室应指定专（兼）职的档案管理人员管理，其他人中未经批准不得进入。进入时，应由专

（兼）职档案管理人员陪同并登记人员、事由、进出时间。

8.2.2档案室(可参照附录F)的要求配备必要的防火、防盗、防水、防潮、防光、防紫外线、防尘、防

高温、防有害生物等设备。

8.2.3每日应定时登记档案室温、湿度情况并及时调节。

8.2.4室内设备应定期进行保养和维护。

信息化管理

8.3.1信息资源建设。

a)业务档案数据库包括目录数据库和全文数据库。

b)业务档案目录数据库包括案卷级目录数据库和文件级目录数据库。著录要求符合DA/T18规定。

c)纸质业务档案数字化应符合DA/T31的要求。

d)业务档案应用系统应满足业务档案收集、管理、存储、利用的需要，具备数据管理、条码管理、

整理编目、检索查询等基本功能。

8.3.2有条件的机构，建立业务档案应用系统与经办业务管理信息系统统一数据，实现业务材料归档

信息的自动生成和有效传递。

8.3.3信息安全体系建设。

a)应建立档案管理、设备管理、系统安全管理、数据安全管理、网络通讯与网络安全管理等安全

管理制度。

b)信息化系统应具备用户密码与权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及数据安全维

护等基本功能。

应急预案

档案管理部门应对可能发生的突发事件和自然灾害制定应急预案，提高应急抢救能力，最大限度防

止灾害对档案可能造成的损害。

9统计和利用

统计

9.1.1业务档案管理部门应及时登记档案的收进、移出、保管和利用等情况，并对档案室设施设备、

经费投入、接收、移出、库存、编目、利用等情况进行统计。

9.1.2业务档案管理部门应定期统计分析各类业务档案立卷归档进度、库存档案的数量结构等情况。

统计表样式参见附录D。

利用

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9.2.1业务档案利用包括阅览、复制、摘录、外借、编研、展览等方式。

9.2.2下列情形在办理登记申请后，可利用档案：

a)儿童档案形成、移交单位以及上级业务主管单位因工作需要，可利用儿童档案；

b)儿童成年后持身份证件，可利用本人的档案；儿童监护人持身份证件、户口簿、收养登记证或

者能够反映监护关系的证明材料，可利用被监护儿童的档案；

c)人民检察院、人民法院、公安部门、安全部门和纪检监察部门因办案需要，持单位介绍信可利

用案件相关的儿童档案；

d)律师凭律师执业证书、律师事务所证明，持受理案件法院出具的案件受理通知书或者开庭传票，

可利用与承办法律事务有关的儿童档案；

e)其他单位和个人确因工作需要申请查阅儿童档案的，档案保管部门确认其使用目的合理的，经

主管领导审核后利用。

9.2.3利用儿童档案的单位和个人应当场查阅、摘抄、复印（复制）儿童档案，不应对儿童档案进行

涂改、抽换、圈划、批注或者造成污染、损毁，并提醒不可擅自公开儿童档案内容。

9.2.4查阅业务档案应如实填写业务档案利用登记单（参见附录E），履行审批手续，采取保护措施。

9.2.5对归还的儿童档案应进行清点核对。对档案摘抄件或复印（复制）件加盖标有“业务档案摘抄

件”或“业务档案复印（复制）件”的印章。

10移交

儿童转入其他福利机构时，儿童档案应一并移交，由交接双方对照移交清册清点核对案卷数量、

查验案卷质量、内容等，确保档案真实完整、账物相符。原福利机构应将交接凭据和移交清单归档。

应按照相关要求向同级国家综合档案馆移交儿童档案。

电子档案的移交应符合GB/T18894的相关要求。

11监督

应接受民政部门和档案行政管理部门的业务指导、监督检查。

定期对档案管理工作进行考核评价，对档案管理过程中发现的问题及时改进。

审查和完善档案管理制度，监督档案利用的行为准则，确保档案不被非法使用、泄露或损毁，定

期评估和改进档案利用效果，以提高服务质量和满足需求。

监督档案的数字化处理，确保数据的质量和安全。

10

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A

附录A

（资料性）

收集范围与排序

A.1业务档案收集范围与排列顺序见表A.1，根据儿童具体情况将其他应归档的文件依次排列。

表A.1业务档案收集与排序

阶段类别归档范围及排序

1.民政部门接收意见；2.公安机关出具的经相关程序确认查找不到父

母或者其他监护人的捡拾报案证明；3.公安机关出具的DNA信息比对结

被遗弃儿童

果；4.发布的寻亲公告；5.公告期疑似弃婴（儿）临时照护协议；6.门

诊病历或住院病历；7.体格检查表；8.出院记录；9.儿童基本信息表。

A

（无法1.民政部门接收意见；2.公安机关出具的打拐解救儿童临时照料通知

查明父书；3.公安机关出具的DNA信息比对结果；4.暂时未查找到生父母或者

打拐解救儿

母或者其他监护人的证明；5.福利机构发布的寻亲公告；6.公告期疑似弃婴

童

其他监（儿）临时照护协议；7.其他与儿童有关的材料；8.门诊病历或住院病

护人）历；9.体格检查表；10.出院记录；11.儿童基本信息表。

1.民政部门接收意见；2.公安机关出具的DNA信息比对结果；3.未成年

3个月仍无法

人救助保护机构发布的寻亲公告；4.公告期疑似弃婴（儿）临时照护协

查明父母流浪

进议；5.其他与儿童有关的材料；6.门诊病历或住院病历；7.体格检查

乞讨儿童

入表；8.出院记录；9.儿童基本信息表

机B1.民政部门接收意见；2.儿童户籍所在地乡镇人民政府（街道办事

构（监护人死亡或者被宣处）提交的儿童父母死亡证明或者宣告死亡；3.宣告失踪的判决书以及

告死亡且无其他人可以没有其他依法具有监护资格的人的情况报告；4.门诊病历或住院病历；

担任监护人）5.体格检查表；6.出院记录；7.儿童基本信息表

1.民政部门接收意见；2.儿童户籍所在地乡镇人民政府（街道办事

C

处）提交的父母没有监护能力的情况报告；3.登记保存死亡或者失踪一

（监护人丧失监护能力

方的死亡证明或者宣告死亡、宣告失踪的判决书；4.没有其他依法具有

且无其他人可以担任监

监护资格的人的情况报告；5.门诊病历或住院病历；6.体格检查表；7.

护人）

出院记录；8.儿童基本信息表

D

1.民政部门接收意见；2.人民法院判决书；3.门诊病历或住院病历；

（人民法院指定由民政

4.体格检查表；5.出院记录；6.儿童基本信息表

部门担任监护人）

E1.供养委托协议书；2.门诊病历或住院病历；3.体格检查表；4.出院

（其他儿童）记录；5.儿童基本信息表

基本材料户口本、残疾证、社会保障卡、预防接种卡

在

养育养育记录、重要事件

机

健康档案、手术治疗材料（入院手续、出院记录、主要辅助检查记

构医疗

录）

11

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表A.1业务档案收集与排序（续）

阶段类别归档范围及排序

康复计划方案、康复评估报告、康复阶段性记录、转科记录单、康复

康复

医师或专业机构出具的矫形器具及康复辅助器具的适配评估报告等

阶段类别归档范围及排序

受教育基本信息表、教育评估报告、教学阶段性记录、个案服务

教育

面谈记录、获奖证明、年度学习成绩单、录取通知书等

在寄养家庭/类家庭基本信息表、寄养家庭/类家庭申请表、寄养家

机家庭寄养/类家庭服庭/类家庭评估报告、家庭寄养/类家庭协议、医疗康复教育相关资料、

构务跟进记录、年度家庭寄养工作/评价、解除申请、解除寄养/类家庭通

知书等

儿童需求预估记录表、安置决议、综合评估表、社会工作服务计

社会工作服务

划书、跟进服务记录表、结案评估。

公安机关出具的打拐解救儿童送还通知书；儿童确属于走失、被

盗抢或者被拐骗的结案证明；人民法院撤销宣告失踪或者宣告死亡的

判决书；儿童原户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的父母

监护人出现恢复监护能力或者有其他依法具有监护资格的人的情况报告；父母、

其他监护人或者其他依法具有监护资格的人提交的户口簿；居民身份

证复印件等证明身份的材料；民政部门离院意见；能够反映原监护关

系的材料；儿童离院确认书

收养申请表；收养人信息材料；收养登记证明复印件；国内送养

告知书；融合期间委托监护协议；收养协议；收养登记证复印件；儿童

国内收养

福利机构所属民政部门离院意见；儿童离院确认书及其他与儿童有关

离的材料儿童

开涉外预送养相关材料；涉外送养通知书复印件；来华收养子女通

机知书复印件；被送养儿童DNA打拐比对鉴定书；收养人身份证件复印件；

构涉外收养融合期间委托监护协议；收养协议；收养登记证及跨国收养合格证明

复印件；公证书；儿童福利机构所属民政部门离院意见；儿童离院确

认书及其他与儿童有关的材料

机构向所属民政部门提交的情况报告；所属民政部门转院意见；

18岁转社会福利院

儿童离院确认书及其他与儿童有关的材料民政部门离院意见

相关部门出具智力评估报告；机构向所属民政部门及其他相关民

18岁社会安置

政部门提交的情况报告；儿童离院确认书。

未保中心/其它机构签订的委托协议或者解除委托协议的相关材料；儿童离院确认书

委托照护

病危抢救相关材料；医疗卫生机构签发的《居民死亡医学证明（推

断）书》或者由公安司法部门出具的死亡证明；户口注销相关材料；机

死亡

构向所属民政部门及其他相关民政部门提交的情况报告；火化证明；

安放（葬）位置和时间的骨灰安放（葬）合同

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B

B

附录B

（资料性）

归档章样式

B.1归档章样式见表B.1。

表B.1归档章样式

全宗号类别卷号

门类代号姓名（身份证号）页数

注1：全宗号：属地档案馆给立档单位编制的代码。门类代码：统一标注为“ZY·ET”（为“专业·儿童”的首字母）。

类别：按照本文件第6章规定分别用A、B、C、D、E标注。姓名：儿童姓名或身份证号。卷号：档案顺序号。页

数：本卷文件材料的总页数。

B.2档案盒封面样式见图B.1。

图B.1档案盒封面样式

注2：全宗名称：填写最终保存该档案的儿童福利机构全称。全宗名称可以直接印在档案盒封面上。案卷标题：填写

儿童姓名+性别+身份证号码。起止时间：填写本卷内最早和最晚一份文件的形成时间。件数：填写本卷的总件

1

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数。分盒装的一并统计在内。本盒内文件起止件号：填写本盒内第一份文件和最后一份文件档号章上的件号，

中间用“–”连接。卷号：填写本卷卷内文件档号章上的卷号。

B.3卷内文件目录样式见表B.2。

表B.2卷内文件目录样式

件号文号或编号责任者提名日期页号备注

注3：件号：卷内每份文件的排列顺序号，与档号章上面的件号一致。文号：填写文件的文号。责任者：文件的责任

者，应当照实抄录。题名：填写文件标题。文件材料没有标题或者标题不规范的，可自拟标题，外加【】号。

日期：填写文件材料的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日。页号：填写文件在本盒内的起始页号，最后

一份文件材料填写该件的起止页号。备注：填写对需要说明的情况的文件材料在备注栏内标注“*”号，并将

需要说明的情况填官在备考表中。

B.4备考表式样见图B.2。

备考表

卷内情况说明：

整理人：

检查人：

时间：

图B.2备考表式样图

注4：卷内情况说明：主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件缺损、修改、补充、移出等情况、卷内材

2

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料有没有分盒装等情况。没有需要说明的事项可不必填写说明。整理人：由负责本卷整理者签字。检查人：由

本卷案卷质量审核者签字，一般为业务部门负责人。时间：填写本卷案卷质量检查完毕的日期，用8位阿拉伯

数字标识。

B.5案卷封面式样图见图B.3。

xxxxx机构业务档案案卷目录

全宗名称：

全宗号：

门类代号：

保管期限：

图B.3案卷封面式样图

注5：全宗名称：填写最终保存该档案的儿童福利机构全称。全宗号：填写国家综合档案馆给儿童福利机构编制的代

号。门类代号：填写“ZY·ET”。保管期限：填写“Y”或者“永久”。

B.6案卷目录式样图见表B.3。

表B.3案卷目录式样

卷号案卷题名进入机构时间离开机构时间总件数备注

注6：卷号：填写档号章上的卷号。案卷题名：填写档案盒封面上的相关内容。进入机构时间：填写该儿童进入机构

的时间，用8位阿拉伯数字标识。离开机构时间：填写该儿童最后离开机构的时间，用8位阿拉伯数字标识。总

件数：填写该卷卷内文件总数，应与档案盒封面的相关内容一致。备注：填写需要特别说明的其他情况。例如：

与此儿童相关的其他载体档案的档号。

B.7档案盒脊式样图见图B.4。

3

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图B.4档案盒脊式样图

注7：除盒号外，分别按照档号章和档案盒封面上的对应内容填写。盒号：归档后按照盒子的排列顺序编号，一个儿

童的归档材料一盒放不下的，编同一个卷号，分盒装，分别编盒号。

4

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C

C

附录C

（资料性）

业务材料交接单样式

C.1业务材料交接单样式见表C.1。

表C.1业务材料交接单

序号文号或编号责任者题名日期页号类别