人事行政事务工作手册包括多种办公工具

人事行政事务通用工作手册一、员工入离职管理适用情形新员工入职手续办理（含试用期转正）员工离职（主动辞职、被动辞退、协商解除）流程跟进员工档案信息更新与归档操作流程（一）新员工入职办理入职准备人事行政部收到用人部门《人员需求审批表》后，确认入职日期，提前1个工作日通知员工报到（通过电话/企业，告知需携带资料：证件号码原件及复印件、学历学位证书原件及复印件、一寸免冠照片2张、银行卡复印件用于工资发放）。准备入职材料：《新员工入职登记表》《劳动合同》《岗位职责说明书》《员工手册》等，打印并加盖公司公章。安排工位：协调IT部配置办公电脑、邮箱、企业账号；准备办公用品（笔、笔记本、文件夹等）及工牌。入职办理员工报到当日，人事行政专员接待，核对携带资料是否齐全，引导填写《新员工入职登记表》（需本人签字确认）。签订《劳动合同》（一式两份，员工与公司各执一份），明确试用期、岗位职责、薪资待遇等条款。发放《员工手册》《岗位职责说明书》，讲解公司考勤、保密、奖惩等制度。带领员工熟悉办公环境（工位、会议室、茶水间、卫生间等），介绍团队成员及部门负责人*。安排入职引导：由部门负责人*或指定导师讲解工作流程、系统操作（如OA系统、CRM系统）等。入职后续办理社保公积金：入职后3个工作日内，将员工信息录入社保公积金系统，保证次月正常缴纳。归档资料：将《新员工入职登记表》、证件号码复印件、学历证书复印件、劳动合同等整理归档，建立员工档案。试用期跟踪：入职满1周、1个月时，人事行政专员与员工及部门负责人*沟通，知晓适应情况，协助解决问题。（二）员工离职办理离职申请主动辞职：员工提前3天（试用期）或30天（正式员工）提交《离职申请表》，注明离职原因、预计离职日期，部门负责人*签字确认后交人事行政部。被动辞退：用人部门填写《员工辞退审批表》，说明辞退原因（需符合《劳动合同法》规定），经人事行政部审核、总经理审批后，通知员工办理离职。离职交接人事行政部员工收到《离职申请表》后，与员工及部门负责人*确认离职日期，发放《离职交接清单》。工作交接：员工需与接手人逐项交接工作内容、进度、资料（纸质/电子）、客户信息等，双方签字确认；部门负责人*监督交接完成情况。物品交接：归还公司财产（电脑、工牌、门禁卡、钥匙等），确认无损坏或丢失；若有损坏，按《员工手册》规定赔偿。系统交接：IT部注销员工企业邮箱、OA系统等账号，回收办公设备权限。离职手续人事行政部核算员工薪资（含未休年假工资、绩效奖金等），确认无未结清款项后，员工在《薪资结算确认单》签字。办理社保公积金减员：离职当月内完成，保证次月停止缴纳。开具离职证明：加盖公司公章，注明入职日期、离职日期、工作岗位，加盖公章后交员工。档案处理：将离职资料（离职申请表、交接清单、离职证明等）单独归档，保存期限不少于2年。参考模板表1：新员工入职登记表项目内容姓名性别出生日期年月日证件号码号学历□本科□硕士□大专□其他联系方式紧急联系人与本人关系紧急联系人电话入职岗位入职日期年月日部门负责人员工签字日期：年月日表2：离职交接清单交接项目交接内容交接人签字接收人签字部门负责人签字日期工作资料□纸质文件□电子文档□客户名单公司财物□电脑□工牌□钥匙□其他系统账号□OA□企业□邮箱待办事项其他事项关键提示入职时需仔细核对员工身份信息及学历证书真实性，避免虚假入职。签订劳动合同前，保证员工已阅读并理解合同条款，避免劳动纠纷。离职交接需保证工作连续性，重要资料需备份，避免丢失。社保公积金缴纳需及时，逾期可能导致员工权益受损或公司被处罚。二、办公用品管理适用情形日常办公用品（如笔、纸、文件夹、打印机耗材等）的申领、采购与发放办公用品库存盘点与补充管理操作流程（一）办公用品申领需求提报员工根据工作需要，填写《办公用品申领单》（注明物品名称、规格、数量、用途），经部门负责人*审批后提交人事行政部。部门统一申领：每月25日前，各部门汇总下月办公用品需求，填写《部门办公用品需求表》，提交人事行政部。审核发放人事行政专员核对申领物品的合理性与库存情况，常规物品直接发放；库存不足或特殊物品（如专业设备）需另行采购。员工领取物品时，在《办公用品发放登记表》签字确认，注明领取日期、物品名称及数量。（二）办公用品采购采购申请人事行政部根据库存盘点结果及需求申请，填写《办公用品采购申请表》，注明采购物品、数量、预估金额，经人事行政经理*审批后执行。金额超过500元的采购需至少2家供应商比价，选择性价比高的供应商。采购执行联系供应商确认价格、交货期，签订采购合同（大额采购）；小额采购可通过正规电商平台或定点供应商购买。物品送达后，人事行政专员与采购人共同验收，核对物品名称、数量、质量，填写《采购验收单》并签字确认。入库登记验收合格后，将物品入库，更新《办公用品库存台账》（记录物品名称、规格、入库数量、入库日期、存放位置）。（三）库存盘点每月最后一个工作日，人事行政专员对办公用品进行盘点，核对实际库存与台账是否一致，填写《库存盘点表》。若盘盈（实际库存＞台账）或盘亏（实际库存＜台账），需查明原因，属于盘亏的，需追究责任人责任并及时补充库存。参考模板表3：办公用品申领单申领人部门日期物品名称规格数量部门负责人签字人事行政部签字领取人签字表4：办公用品库存台账物品名称规格入库数量入库日期存放位置领取数量结存数量负责人A4纸80g10包2023-10-01仓库A3包7包*签字笔0.5mm20支2023-10-05办公室5支15支*关键提示申领办公用品需按需申领，避免浪费；非日常必需品（如高端文具）需严格控制。采购需选择正规渠道，保证物品质量，避免购买假冒伪劣产品。库存台账需及时更新，定期盘点，保证账实相符，影响正常办公。三、会议组织管理适用情形公司内部会议（如周例会、月度总结会、项目推进会）外部会议（如客户洽谈会、行业交流会）的组织与协调操作流程（一）会议筹备会议确定用会部门提前2-3天提交《会议申请表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需物料（如投影仪、白板、麦克风等）。人事行政部根据会议重要性及场地使用情况，审批会议申请，协调会议室（若需外部场地，提前预订并确认费用）。物料准备根据会议需求，准备会议资料（议程、PPT、签到表等），打印并装订；调试设备（投影仪、音响、麦克风），保证正常运行。准备茶水、纸巾、会议记录本等，大型会议可安排茶歇（提前确认菜单及数量）。（二）会议通知提前1天通过企业/邮件发送会议通知，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程及注意事项（如是否携带资料、着装要求等）。重要会议需电话再次提醒参会人员，保证准时出席。（三）会前检查会议开始前30分钟，人事行政专员到达会场，检查：会议室卫生、桌椅摆放是否符合要求；设备（投影仪、麦克风等）是否正常运行，备用设备（如翻页笔、电池）是否齐全；茶水、会议资料、签到表等是否准备到位。（四）会议服务参会人员签到：发放会议资料，引导参会人员就座；会议期间：保持会场安静，及时添加茶水，处理突发情况（如设备故障，联系IT部支持）；会议记录：指定专人记录会议内容（含决议事项、责任人、完成时限），会后整理成《会议纪要》。（五）会后整理会后1个工作日内，人事行政专员整理《会议纪要》，经部门负责人*审核后，发送至参会人员及相关部门；收回会议资料，清理会场，归还设备，填写《会议室使用登记表》；重要会议资料（含纪要、PPT）需归档保存，保存期限不少于3年。参考模板表5：会议申请表会议主题时间年月日时分-时分地点□公司会议室A□外部场地参会人员议程1.2.所需物料□投影仪□麦克风□白板申请人部门负责人签字：人事行政部审批表6：会议纪要模板会议主题会议时间会议地点参会人员缺席人员及原因议程及内容1.2.决议事项序号内容12记录人审核人关键提示会议议程需简洁明了，避免冗长；重要会议需提前彩排，保证设备正常。会议通知需及时、准确，避免信息遗漏导致参会人员迟到或缺席。会议纪要需突出决议事项及责任人，会后及时跟进，保证事项落实。四、员工档案管理适用情形员工入职、在职、离职期间档案资料的收集、整理、归档与查阅员工信息变更（如联系方式、岗位调整）的档案更新操作流程（一）档案分类与编号档案分类员工档案分为：入职档案（含入职登记表、证件号码复印件、学历证书复印件、劳动合同等）、在职档案（含岗位调整记录、培训记录、奖惩记录、薪资调整记录等）、离职档案（含离职申请表、交接清单、离职证明等）。档案编号档案编号规则：“入职年份+部门代码+员工工号”，例如“2023HR001”（2023年入职、人事行政部、工号001）。（二）档案归档资料收集入职档案：员工入职当日收集《新员工入职登记表》、证件号码复印件、学历证书复印件等资料；在职档案：员工岗位调整时，收集《岗位调整审批表》；培训结束后，收集《培训考核表》；奖惩时，收集奖惩通知单等；离职档案：员工离职时，收集《离职申请表》《离职交接清单》《离职证明》等。整理归档收集的资料需按档案分类整理，剔除无关材料，保证资料完整、清晰；在档案袋封面注明“档案编号、员工姓名、部门、入职日期、档案类型”，装入整理好的资料，密封并加盖公章。录入系统将档案信息录入员工档案管理系统（如OA系统），包括档案编号、资料清单、归档日期、存放位置等，便于查询。（三）档案查阅与借阅查阅权限人事行政专员、部门负责人*可查阅本部门员工档案；总经理可查阅所有员工档案；外部人员查阅需经总经理审批。查阅流程查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅员工姓名、档案类型、查阅内容、用途，经审批后由人事行政专员陪同查阅；档案原件原则上不外借，确需借阅的，需经总经理审批，借阅期限不超过3个工作日，归还时检查档案是否完好。（四）档案更新与销毁档案更新员工信息变更（如联系方式、家庭住址）时，人事行政专员需及时更新档案资料，并在档案系统中修改相关信息。档案销毁离职档案保存期满2年（根据公司规定），经人事行政经理*审核、总经理审批后，方可销毁；销毁时需有2人以上在场，填写《档案销毁清单》，注明销毁档案的编号、名称、数量、日期，双方签字确认，保证信息不外泄。参考模板表7：档案查阅申请表查阅人部门日期查阅员工姓名工号档案类型□入职□在职□离职查阅内容用途部门负责人签字人事行政部审批总经理审批表8：档案销毁清单序号档案编号员工姓名档案类型销毁数量销毁日期经办人监销人12021HR005*离职档案1份2023-10-01**关键提示员工档案需专人管理，保证资料保密，无关人员不得查阅。档案资料需及时归档，避免遗漏；归档前需核对资料完整性，保证信息准确。档案销毁需严格审批，手续齐全，避免重要信息泄露。五、差旅管理适用情形员工因公出差（如客户拜访、项目调研、参加会议）的交通、住宿及费用报销管理操作流程（一）出差申请申请提交员工出差前填写《出差申请表》，注明出差事由、时间、地点、交通工具（如高铁、飞机）、住宿标准（根据公司规定，如经理级以上500元/晚，其他员工300元/晚）、出差预算，经部门负责人*审批后提交人事行政部。跨省或出差超过3天的，需经总经理审批。审批备案人事行政部核对出差申请的合理性，备案后通知员工出差；紧急出差可先电话申请，事后补填申请表。（二）差旅预订员工根据审批后的《出差申请表》，自行预订交通（如高铁票、机票）和住宿（需符合公司住宿标准），预订凭证（如订单截图）需提交人事行政部备案。若需公司统一预订，提前2个工作日告知人事行政部，由专员负责预订（优先选择协议酒店或性价比高的供应商）。（三）出差期间管理出差期间，员工需遵守公司规定，不得擅自延长出差时间或变更出差地点；确需变更的，需提前向部门负责人*申请，经审批后执行。注意人身及财产安全，保管好差旅票据（如交通票、住宿票），保证票据清晰、合规（注明日期、金额、用途）。（四）费用报销整理票据出差返回后3个工作日内，员工整理差旅票据（按交通费、住宿费、餐费、其他费用分类粘贴），填写《差旅费用报销单》，注明出差日期、地点、费用明细，附《出差申请表》复印件。审核报销部门负责人*审核报销单的合理性，确认出差内容及费用符合公司规定；人事行政部审核票据的真实性、合规性（如住宿费是否超标、票据是否齐全）。审核通过后，提交财务部报销；财务部在5个工作日内完成付款，退回不合规票据并说明原因。参考模板表9：出差申请表姓名部门工号出差事由出差时间年月日至年月日出差地点交通工具□高铁□飞机□汽车□其他住宿标准元/晚出差预算元部门负责人签字总经理审批人事