行政工作处理工作指南手册

行政日常事务处理工作指南手册一、手册说明本手册旨在规范企业日常行政事务的处理流程，提升行政工作效率与质量，保证各项事务有序开展。手册内容涵盖会议管理、办公用品管理、文件流转、访客接待、差旅安排、固定资产管理六大核心模块，适用于企业行政部及相关岗位工作人员，为日常行政工作提供标准化操作指引。二、会议管理全流程指引（一）适用工作情境适用于企业内部各类会议的组织与管理工作，包括但不限于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、月度/季度总结会、年度工作会议等。（二）标准化操作流程1.会议发起与审批发起人：根据工作需要，填写《会议申请表》，明确会议主题、目的、时间（精确到分钟）、地点（线上需注明会议平台及）、参会人员范围、预计时长、需准备的资料（如PPT、议程表）及支持需求（如投影仪、麦克风、白板等）。审批人：部门负责人或会议召集人审核会议必要性及资源合理性，重要会议（如跨部门会议、年度会议）需报请分管领导审批。结果反馈：审批通过后，行政部在1个工作日内协调会议室及设备；审批不通过的，由发起人根据意见调整后重新提交。2.会议通知与准备通知发布：行政部根据审批通过的《会议申请表》，至少提前1个工作日通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发送会议通知，包含会议主题、时间、地点、参会人员、议程、需携带资料及联系人信息（行政专员*，电话分机号X）。会前准备：行政专员提前30分钟到达会议室，检查设备（投影、音响、麦克风）是否正常运行，调试会议平台（线上会议），摆放席卡、饮用水、会议资料（如有）及签到表。发起人提前准备好会议所需材料（PPT、纸质文件等），并于会前1天提交至行政部存档。3.会议召开与记录签到管理：参会人员入场时在《会议签到表》上签字（线上会议需通过会议平台“签到”功能或在线文档登记），行政专员负责核对参会人员是否与通知一致，如有缺席或替会，及时记录原因并反馈给会议发起人。会议纪律：提醒参会人员将手机调至静音或震动模式，保持会场安静，未经允许不得中途离场（特殊情况需向会议发起人或行政专员请假）。内容记录：指定记录人（通常为行政专员或会议发起人指定人员）详细记录会议决议、行动项（含负责人、完成时限）、待解决问题等内容，形成《会议纪要（初稿）》，会后2个工作日内完成整理。4.会议纪要与跟进纪要审核：《会议纪要（初稿）》经会议发起人审核确认后，由行政专员在1个工作日内正式印发至参会人员及相关负责人，并通过邮件/内部系统存档。行动项跟进：行政专员每周更新《会议行动项跟踪表》，对未按时完成的行动项及时提醒负责人，重大行动项需向分管领导*汇报进度，保证各项决议落实到位。（三）常用表单模板表1：会议申请表会议主题会议时间年月日时分会议地点□会议室A□线上会议（平台：______）预计时长____小时____分钟参会人员（部门/姓名，用顿号隔开）召集人会议议程1.2.3.需准备资料□PPT□纸质文件□其他：______设备需求□投影仪□麦克风□白板□其他：______审批意见部门负责人：_________日期：_________分管领导：_________日期：_________填报人联系方式表2：会议签到表序号姓名部门职位联系方式签到时间备注1年月日时分2年月日时分□迟到□请假…（四）关键执行要点会议通知需明确“参会必需”人员，避免无关人员参会，提高效率；线上会议需提前测试网络稳定性，保证参会人员能正常接入；会议纪要需突出“决议”和“行动项”，避免记录流水账；重要会议的《会议纪要》需经参会部门负责人会签，保证内容准确。三、办公用品管理规范（一）适用工作情境适用于企业日常办公所需物品的采购、入库、领用、盘点及库存管理，包括文具（笔、本、文件夹）、耗材（打印纸、墨盒）、办公设备（U盘、计算器）、劳保用品（口罩、消毒液）等。（二）标准化操作流程1.需求提报与审批提报周期：每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品需求申请表》，列明物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价及用途，部门负责人*审核后提交至行政部。紧急需求：如遇突发急需物品（如打印机突然故障需更换墨盒），可通过口头或企业即时通讯工具向行政部申请，行政部确认后先行采购，事后1个工作日内补填《紧急办公用品申请表》。2.采购与入库供应商选择：行政部根据需求汇总结果，从合格供应商名录中选择2-3家比价（单价、质量、配送效率），填写《办公用品采购审批单》，经行政经理*审批后下达采购订单。入库验收：物品送达后，行政专员与采购员共同核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后在《办公用品入库登记表》上签字，并粘贴标签（注明名称、规格、入库日期）。不合格处理：如发觉物品损坏、数量不符或质量不达标，需在24小时内联系供应商退换货，保证入库物品合格。3.领用与登记领用流程：员工填写《办公用品领用登记表》，注明领用人、部门、物品名称、数量、领用日期，部门负责人审批后（单次领用金额超200元需行政经理审批），至行政部领取物品。领用限制：实行“按需领用、杜绝浪费”原则，常用物品（如签字笔、A4纸）按月标准发放，贵重物品（如U盘、计算器）以旧换新，遗失需照价赔偿。4.库存盘点与优化定期盘点：每月最后一个工作日，行政部组织对办公用品进行全面盘点，核对库存数量与《入库登记表》《领用登记表》是否一致，填写《办公用品盘点表》，对盘盈、盘亏、积压物品分析原因并提出处理建议（如盘亏需查明责任人，积压物品申请调剂或报废）。库存预警：对库存量低于安全库存（如打印纸≤2包、墨盒≤1个）的物品，行政部需在3个工作日内启动采购流程，保证不断供。（三）常用表单模板表3：办公用品需求申请表部门申请日期年月日序号物品名称规格型号单位12审批意见部门负责人：_________日期：_________行政经理：_________日期：_________表4：办公用品领用登记表领用日期领用人部门物品名称规格型号单位领用数量审批人备注年月日年月日□以旧换新（四）关键执行要点采购需坚持“质优价廉、货比三家”原则，优先选择长期合作供应商；入库验收需双人核对，保证物品与订单一致，避免“三无”产品入库；领用登记需信息完整，便于追溯库存及成本核算；盘点工作需做到“账实相符”，对异常情况及时处理，防止资产流失。四、文件流转管理规范（一）适用工作情境适用于企业内部各类正式文件（通知、报告、请示、批复、制度、合同等）的起草、审核、签发、分发、归档及借阅管理，保证文件处理规范、高效、安全。（二）标准化操作流程1.文件起草与编号起草要求：根据文件类型（如通知、报告），使用企业统一模板，内容需准确、简洁、逻辑清晰，涉及数据、政策等内容需标注来源。文件标题应简明扼要，如“关于2024年春节放假安排的通知”“项目进展报告”。文件编号：行政部根据文件类别（如“行”代表行政类，“人”代表人力资源类，“财”代表财务类）、年份、序号编制唯一编号，格式为“类别-年份-序号”（如“行-2024-001”），编号标注于文件首页右上角。2.审核与签发审核流程：起草人完成文件后，先交部门负责人*审核，重点审核内容真实性、部门职责匹配性；涉及跨部门事项的，需送相关部门会签（如财务类文件需财务部*会签）；重要文件（如制度、合同）需报请分管领导或总经理审批。签发生效：审核通过后，由签发人在文件末尾签字并注明签发日期，文件正式生效；审核不通过的，由起草人根据意见修改后重新提交。3.分发与传阅分发范围：根据文件内容确定分发部门/人员，如通知类文件需分发至各部门，请示类文件仅分发至审批领导。分发方式：纸质文件需填写《文件分发登记表》，注明分发对象、份数、分发日期，由接收人签字确认；电子文件通过企业内部系统或加密邮件发送，保证信息安全。传阅管理：需传阅的文件，由行政部按部门负责人→相关岗位人员的顺序传递，传阅人需在《文件传阅登记表》上签字，传阅完毕后回收原件（电子文件需确认已读）。4.归档与借阅归档范围：所有生效文件（含纸质及电子版）均需在文件生效后3个工作日内归档，包括原稿、审核稿、签发稿、正本及附件。归档要求：纸质文件按“编号-年份-类别”分类存放，装入档案盒并标注标签；电子文件存储至指定服务器文件夹，命名规则与纸质文件编号一致，定期备份（每月1次）。借阅流程：因工作需要借阅文件时，借阅人填写《文件借阅申请表》，注明文件编号、借阅事由、借阅期限（原则上不超过3个工作日），经部门负责人审批后，至行政部办理借阅手续。涉密文件需经分管领导审批，借阅时需全程登记，严禁带离办公区域。（三）常用表单模板表5：文件分发登记表文件编号文件名称签发日期分发对象分发份数接收人接收日期备注行-2024-001关于工作的通知2024-03-01各部门10*2024-03-01…表6：文件借阅申请表文件编号文件名称借阅事由借阅期限归还日期审批人备注财-2024-0052024年Q1财务报告项目预算编制3个工作日2024-03-10*□涉密…（四）关键执行要点文件编号需唯一，避免重复或遗漏，便于检索；审核环节需明确责任，保证文件内容合规、准确；涉密文件需单独管理，借阅严格执行审批流程，防止信息泄露；归档及时、分类清晰，定期检查档案完整性，保证文件可追溯。五、访客接待管理规范（一）适用工作情境适用于外部访客（如客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等）到访企业的接待工作，包括预约、接待、引导、送客等全流程，展现企业良好形象。（二）标准化操作流程1.访客预约与登记预约信息：访客需提前1-2个工作日通过电话、邮件或企业内部联系人向行政部预约，提供姓名、单位、事由、到访时间、预计停留时长、联系方式及陪同人员信息。预约确认：行政部收到预约后，与陪同人员确认接待安排，并在1个工作日内通过短信/邮件反馈访客预约结果，告知到访地址、所需材料（如证件号码、健康码）及联系人（行政专员，电话分机号X）。2.接待准备信息核对：访客到访当日，行政专员提前核对访客预约信息，确认身份后引导至接待区。环境布置：接待区保持整洁，摆放企业宣传册、饮用水（夏季提供瓶装水，冬季提供热水），重要访客需提前准备会议室（调试设备、摆放席卡、资料）。人员安排：根据访客级别及事由，确定陪同人员（如普通客户由业务部接待，重要客户由部门负责人或分管领导*接待）。3.接待与引导迎接引导：访客抵达时，行政专员主动上前问候（“您好，欢迎来到公司，我是行政专员*，请问您是单位的先生/女士吗？”），确认身份后引导至接待区或会议室。身份核验：访客需在《访客登记表》上填写姓名、单位、证件号码号、事由、到访时间、离开时间、陪同人，并出示有效证件号码件（电子证件号码需拍照留存），涉密区域到访需提前办理《访客入区审批单》。接待服务：陪同人员负责接待沟通，行政专员根据需求提供茶水、打印资料等服务，重要会议需做好会议记录。4.送客与反馈送客礼仪：接待结束后，陪同人员与行政专员共同送访客至电梯口或公司门口，礼貌告别（“感谢您的到访，欢迎下次再来！”）。信息归档：行政专员每日整理《访客登记表》，将信息录入访客管理系统，保存期限不少于1年。反馈跟进：如访客提出需求或建议，陪同人员需在2个工作日内反馈至相关部门，并跟进处理结果。（三）常用表单模板表7：访客登记表到访日期年月日到访时间时分离开时间时分访客姓名性别□男□女年龄单位名称职务联系方式到访事由□业务洽谈□应聘面试□检查□其他：______陪同人员证件号码号访客区域□办公区□会议室□生产区（需审批）备注□已验视证件号码□电子证件号码□携带物品：______行政专员（四）关键执行要点提前确认访客信息及需求，避免接待时出现疏漏；重要访客需制定专项接待方案，保证接待流程顺畅；严格执行身份核验及登记制度，保障企业安全；保持热情、礼貌的服务态度，展现企业专业形象。六、差旅安排管理规范（一）适用工作情境适用于企业员工因公出差（如参加会议、业务洽谈、项目考察等）的交通、住宿、餐饮及补贴管理，保证差旅安排合理、合规、高效。（二）标准化操作流程1.差旅申请与审批申请提交：员工出差前填写《差旅申请表》，注明出差人姓名、部门、出差事由、出差地点、出差起止时间、交通工具（按标准选择，如高铁/动车二等座、飞机经济舱）、住宿标准（一线城市≤400元/晚，二线城市≤300元/晚）、预借金额（如有），部门负责人*审核后报行政部备案。审批权限：出差时间≤3天或费用≤2000元，由部门负责人审批；出差时间＞3天或费用＞2000元，需报请分管领导审批。2.交通与住宿安排交通预订：行政部根据审批通过的《差旅申请表》，通过企业合作供应商预订往返交通票（优先选择公共交通，紧急情况可乘坐飞机），出发前1天将车票/机票信息发送至员工邮箱/通讯工具。住宿预订：行政部按住宿标准预订酒店（优先选择协议酒店，需出具住宿发票），入住时需员工本人携带证件号码办理手续，退房后及时索要发票（发票抬头需为企业全称）。3.差旅报销与结算费用报销：出差结束后5个工作日内，员工填写《差旅费用报销单》，附交通票、住宿发票、餐饮发票（按标准补贴，无需发票）、其他费用凭证（如会议通知），经部门负责人*审核后提交至财务部。补贴发放：差旅补贴按企业标准发放（如餐饮补贴100元/天，市内交通补贴50元/天），无需发票，实报实销；超标准费用需由员工自行承担，特殊情况需提交书面说明并经分管领导*审批。4.差旅总结与反馈项目反馈：出差返回后3个工作日内，员工需向部门负责人*提交《差旅总结报告》，说明出差成果（如合作意向、项目进展）、存在问题及建议。供应商评估：行政部定期收集员工对交通、住宿供应商的评价，每季度更新合格供应商名录，优化差旅服务质量。（三）常用表单模板表8：差旅申请表出差人部门出差地点出差事由□参加会议□业务洽谈□项目考察□其他：______出差时间年月日至年月日，共天交通工具□高铁/动车□飞机□汽车□其他：______住宿标准□300元/晚□400元/晚□其他：______预借金额元审批意见部门负责人：_________日期：_________分管领导：_________日期：_________备注表9：差旅费用报销单报销人部门出差日期年月日至年月日费用类型金额（元）发票信息备注交通费发票号：______，日期：______往返高铁票住宿费发票号：______，日期：______3晚，协议酒店餐饮补贴无需发票100元/天×3天=300元市内交通无需发票50元/天×3天=150元合计大写：____________________小写：______审批意见部门负责人：_________日期：_________财务部：_________日期：_________（四）关键执行要点差旅申请需提前3-5个工作日提交，保证有充足时间安排行程；交通、住宿需按标准执行，超标准费用需严格审批；报销凭证需真实、完整，发票信息与企业名称一致；差旅总结需及时提交，保证出差成果有效转化。七、固定资产管理规范（一）适用工作情境适用于企业单价1000元以上、使用期限1年以上的资产（如电脑、打印机、办公家具、投影仪等）的采购、验收、领用、调拨、维修、报废管理，保证资产安全、完整、高效使用。（二）标准化操作流程1.采购与验收采购申请：部门因工作需要新增或更换固定资产时，填写《固定资产采购申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途及使用人，部门负责人*审核后报行政部。采购执行：行政部汇总需求后，从合格供应商名录中选择供应商，进行比价（至少3家），填写《固定资产采购审批单》，经行政经理及分管领导审批后下达订单。验收登记：资产送达后，行政部与使用部门共同验收，核对资产名称、规格、数量、质量及配件（如电脑需含主机、显示器、键盘、鼠标），验收合格后填写《固定资产验收单》，粘贴资产标签（编号、名称、使用部门、使用人、购置日期），信息录入《固定资产台账》。2.领用与调拨领用流程：使用部门填写《固定资产领用申请表》，注明资产编号、领用人、领用用途，部门负责人*审批后至行政部领用，领用人在《固定资产台账》上签字确认。调拨管理：部门间因工作需要调拨资产时，由调入部门填写《固定资产调拨申请表》，注明资产编号、调拨原因、调入/调出部门，双方部门负责人*审批后报行政部更新《固定资产台账》，保证账实相符。3.维修与保养维修申请：资产出现故障时，使用人填写《固定资产维修申请表》，注明故障现象、资产编号，部门负责人*审核后提交至行政部。维修处理：行政部根据资产类型选择维修方式（如内部IT人员维修或送修至供应商），维修完成后需验收并记录维修费用，重大维修（费用超500元）需报请分管领导*审批。定期保养：行政部制定《固定资产年度保养计划》（如电脑每季度清理灰尘、打印机定期更换硒鼓），组织人员执行，延长资产使用寿命。4.报废与盘点报废申请：