行业会议记录及行动计划生成表

行业通用会议记录及行动计划表工具说明一、适用会议类型与场景本工具适用于各类行业会议的记录与行动管理，包括但不限于：项目启动会：明确项目目标、分工及关键节点，同步资源需求；周/月度工作例会：跟踪进度、复盘问题、协调资源，制定短期行动计划；跨部门协调会：解决跨团队协作障碍，明确责任边界与协作流程；问题复盘会：总结项目/工作中的经验教训，制定改进措施；专题研讨会：聚焦特定议题（如技术方案、市场策略），形成决策依据。二、标准化操作流程步骤一：会前准备明确会议目的与范围：组织人需提前确认会议核心目标（如“确定项目Q3关键交付物”“解决客户反馈的技术瓶颈”），避免议题发散。确定参会人员：根据会议目的邀请相关方（如项目负责人、执行团队、技术专家、决策层等），提前发送会议通知，明确时间、地点（或线上会议）、议程及需提前准备的资料（如项目进度表、问题清单）。准备会议材料：组织人需梳理议程准备空白会议记录表（含模板表格核心字段），保证记录工具（如电脑、录音设备，需提前告知参会人员录音安排）就绪。步骤二：会中记录记录基本信息：在模板表格中填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。按议程跟踪讨论内容：逐项记录议题的讨论要点，包括不同参会人员的观点（如“技术部提出需增加服务器资源，市场部建议优先优化用户界面”），避免主观概括，尽量保留关键表述。明确决议事项：对讨论达成的共识进行提炼，标注“决议”字样（如“决议：项目上线时间延期至9月30日，需同步更新客户沟通话术”）。拆解行动项：针对决议或待解决问题，拆解为具体行动项，明确每个行动项的“行动内容”“负责人”“完成时间”“所需资源”（如行动项“完成技术方案优化”，负责人为工程师，完成时间为8月15日，所需资源为“测试环境权限”）。步骤三：会后整理与分发核对与补充信息：会议结束后2个工作日内，记录人需整理会议记录，重点核对行动项的责任人、时间节点是否准确，补充遗漏的讨论要点，并请主持人审核确认。正式分发记录：审核通过后，将会议记录及行动计划表分发给所有参会人员及相关方（如项目组、上级领导），同步抄送需配合的部门。归档留存：将电子版会议记录（含原始记录、审核版、最终版）按“会议名称-日期”格式归档，保存期限不少于1年（重要项目建议保存3年）。步骤四：行动跟踪与闭环管理定期跟踪进度：负责人需按行动计划表中的时间节点推进工作，每周在项目群同步进展；记录人每周汇总行动项完成情况，更新“当前状态”（如“进行中”“已完成”“受阻”）。处理受阻问题：若行动项因资源不足、协作障碍等原因无法按时完成，负责人需提前1天向主持人反馈，说明原因并提出解决方案（如“申请经理协调设计部支持，预计延期2天”）。闭环确认：行动项完成后，负责人需提交成果物（如文档、测试报告等），并在行动计划表中标注“完成”，由记录人存档，形成“计划-执行-检查-闭环”的完整管理链条。三、会议记录及行动计划表模板（一）会议基本信息项目内容会议名称[如：项目Q3启动会]日期[YYYY年MM月DD日]时间[开始时间-结束时间，如：14:00-16:00]地点/形式[会议室A/线上腾讯会议]主持人[姓名*]记录人[姓名*]应到人数[数字]人实到人数[数字]人缺席人员及原因[姓名*：因出差请假]（二）会议议程与讨论记录序号议题发言人讨论要点关键决议/结论1项目目标与范围确认项目经理明确Q3核心交付物为“V1.0产品上线”，覆盖3个核心功能模块决议：以“用户注册-功能使用-数据反馈”为全流程优先级，非核心模块延后开发2资源需求协调技术部开发人员缺口2人，测试环境需额外申请服务器资源决议：人力总监负责协调招聘，运维部8月10日前完成服务器部署3风险预案讨论风控专员识别到“第三方接口对接延迟”风险，需提前备选方案结论：接口负责人8月5日前提交备选供应商方案，同步推进主备接口并行测试（三）行动计划跟踪表序号行动内容负责人完成时间所需资源当前状态备注（进展/问题）1编制项目Q3详细WBS分解表项目经理8月8日历史项目模板进行中已完成核心模块拆分，待细化任务2完成服务器资源申请与部署运维工程师8月10日服务器权限、预算审批进行中预算流程已提交，预计8月9日获批3提交备选接口供应商方案接口负责人8月5日供应商调研资料、技术评估报告未开始计划8月3日启动供应商筛选4更新客户沟通话术（延期说明）市场部8月12日法务合规审核未开始需同步法务确认话术风险点（四）附件清单[项目Q3目标说明书][历史项目WBS模板][第三方接口风险评估表]四、使用关键提示聚焦核心目标：会议记录避免流水账，重点保留“讨论分歧点”“最终决策”“行动项”三类信息，无关细节可简化记录。行动项需SMART原则：保证每个行动项“具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可达成（Achievable）、相关性（Relevant）、时限性（Time-bound）”，避免“尽快跟进”“优化体验”等模糊表述。责任到人，避免“集体负责”：每个行动项仅指定1名第一负责人，协作人员需在“所需资源”或“备注”中明确标注（如“需设计提供UI稿”）。及时跟踪，避免拖延：行动项完成时间需与会议周期