行政采购审批流程标准化操作手册

行政采购审批流程标准化操作手册一、手册说明本手册旨在规范企业内部行政采购审批全流程，明确各环节职责分工与操作要求，保证采购行为合规、高效、透明，保障采购物资/服务的及时性与适用性，同时有效控制采购成本与风险。手册适用于企业各部门日常行政采购事项的审批管理，涵盖办公物资、固定资产、服务外包等类型采购。二、适用范围与常见应用场景（一）适用范围本手册适用于企业所有部门因工作需要开展的行政采购活动，包括但不限于：办公文具、电子设备、办公家具、清洁用品、维修服务、会议服务、快递物流等非生产性物资/服务的采购。生产性原材料、设备采购及专项项目采购，可参照本手册精神另行制定细则。（二）常见应用场景日常办公物资采购：如纸张、笔、文件夹、打印机耗材等消耗性物品的补充采购。固定资产采购：如电脑、打印机、办公家具、空调等单价较高、使用周期长的资产购置。服务类采购：如办公区域保洁、设备维修、会议场地布置、快递服务等外包服务采购。应急采购：因突发工作需求（如重要会议临时筹备、设备故障紧急维修）需快速响应的采购事项。三、标准化操作流程详解行政采购审批流程遵循“需求导向、预算控制、分级审批、全程留痕”原则，分为以下8个步骤：步骤一：需求提出与部门初审操作主体：需求部门经办人、部门负责人操作说明：需求部门根据工作实际需要，填写《行政采购需求申请表》（见表1），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途、期望交付时间等关键信息，并附必要的支撑材料（如报价单、技术参数要求等）。部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，确认采购事项是否符合部门年度工作计划及预算范围，签署“同意”或“不同意”意见。若不同意，需注明原因并退回经办人；若同意，提交至行政部。输出物：《行政采购需求申请表》（部门负责人签字版）步骤二：行政部需求复核与预算匹配操作主体：行政部采购专员、行政部负责人操作说明：行政部收到《行政采购需求申请表》后，1个工作日内完成需求复核，重点核查：需求描述是否清晰、完整，规格参数是否明确；是否存在重复采购、可调剂利用的闲置物资；预估单价是否与市场行情基本一致（可通过历史采购数据、询价对比判断）。复核通过后，行政部通过财务系统对接部门预算，确认采购事项在预算额度内。若超预算，需需求部门补充说明或调整采购方案；若预算不足，按预算调整流程报批。复核通过且预算匹配后，行政部负责人签署意见，进入采购执行环节。输出物：复核通过的《行政采购需求申请表》、预算匹配确认记录步骤三：采购方式确定与供应商选择操作主体：行政部采购专员、行政部负责人、需求部门（必要时）操作说明：根据采购金额与物品/服务类型，按以下规则确定采购方式：小额采购（单笔预算≤2000元）：行政部根据日常合格供应商名录（见表2）直接比价采购，至少对比2家供应商报价，选择性价比最优方案。中额采购（2000元＜单笔预算≤10000元）：行政部组织至少3家供应商询价，填写《询价记录表》（见表3），报行政部负责人审批后确定供应商。大额采购（单笔预算＞10000元）：行政部牵头组织需求部门、财务部组成采购小组，采用公开询价、竞争性谈判或招标方式（需符合企业采购管理制度），形成《采购评审报告》（见表4），报分管领导审批后确定供应商。特殊说明：应急采购可简化流程，但需在采购完成后3个工作日内补办手续，并注明“应急采购”原因。输出物：《询价记录表》或《采购评审报告》、供应商确定通知步骤四：采购合同/订单审批（如需）操作主体：行政部采购专员、法务部（如需）、财务部、分管领导操作说明：对于单笔预算≥5000元或服务期限≥3个月的采购事项，需签订正式采购合同。行政部根据确定的供应商信息，拟定合同文本，明确双方权利义务、价格、交付标准、付款方式、违约责任等条款。合同文本依次提交至法务部（审核合规性）、财务部（审核付款条款）、分管领导（最终审批）签署。小额采购可简化为《采购订单》（见表5），由行政部负责人审批即可。输出物：经审批的采购合同/采购订单步骤五：采购执行与过程监督操作主体：行政部采购专员、供应商操作说明：行政部根据审批通过的合同/订单，向供应商下达采购指令，明确交付时间、地点、验收标准等。采购过程中，行政部需跟踪订单进度，保证供应商按时履约。若遇延迟、质量异常等问题，及时与供应商沟通协调，必要时启动备用供应商或终止合作。采购完成后，行政部收集供应商提供的送货单、服务确认单等凭证，与采购订单/合同核对一致后，进入验收环节。输出物：送货单、服务确认单、进度跟踪记录步骤六：物品/服务验收操作主体：需求部门经办人、需求部门负责人、行政部验收专员操作说明：供应商交付物品/服务后，由需求部门牵头，行政部配合进行验收：物品验收：核对物品名称、规格型号、数量、外观质量是否与采购订单一致，试用功能是否正常（如电子设备需通电测试），并填写《物品验收单》（见表6）。服务验收：根据服务标准（如保洁质量、维修效果）评估服务完成情况，需求部门负责人签字确认服务达标，填写《服务验收单》（见表7）。验收不合格的，行政部需及时联系供应商退换货或整改，整改后重新验收。验收合格后，相关单据提交至财务部。输出物：《物品验收单》或《服务验收单》（验收人签字版）步骤七：付款申请与财务审核操作主体：行政部采购专员、财务部、分管领导操作说明：行政部汇总采购申请表、合同/订单、验收单、发票（或合规收据）等全套资料，填写《付款申请表》（见表8），提交财务部。财务部审核资料的完整性、合规性，重点核查：采购流程是否符合审批权限；发票抬头、金额等信息与合同/订单是否一致；付款条件是否满足（如验收合格、质保金预留等）。审核通过后，财务部按企业付款流程安排付款，大额付款需分管领导或总经理最终审批。输出物：《付款申请表》（财务部审核通过版）、付款凭证步骤八：资料归档与流程闭环操作主体：行政部档案管理员、财务部操作说明：采购完成后，行政部将全套资料（含需求申请表、询价记录、合同/订单、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于3年。财务部将付款凭证同步至会计账簿，完成采购全流程闭环管理。输出物：采购档案（电子+纸质版）、会计账簿记录四、配套表单模板表1：行政采购需求申请表申请部门申请日期年月日采购类型□办公物资□固定资产□服务类□应急采购预算编号物品/服务名称规格型号/服务要求数量预估单价（元）预算总价（元）期望交付时间年月日用途说明附件清单□报价单□技术参数□其他：需求部门经办人部门负责人签字行政部复核意见行政部负责人签字表2：合格供应商名录（示例）序号供应商名称供应品类合作期限联系人（*先生/女士）备注1*科技有限公司办公电子设备2023-2025*经理主推品牌：联想、惠普2*办公用品商行办公文具耗材2023-2025*女士价格优惠，送货及时3*清洁服务有限公司办公保洁服务2023-2025*主管服务质量稳定表3：询价记录表采购需求编号询价日期年月日物品/服务名称规格型号数量预算总价（元）供应商信息序号供应商名称报价（元）123建议供应商审核意见行政部负责人：表4：采购评审报告（简化版）采购项目名称评审日期年月日采购需求部门预算金额评审小组成员需求部门：、行政部：、财务部：*供应商信息序号供应商名称报价（元）123评审结论推荐供应商：理由：分管领导审批：表5：采购订单订单编号下单日期年月日供应商名称联系人（*先生/女士）交货地址交货日期年月日序号物品/服务名称规格型号单位12订单总价（元）付款方式□货到付款□分期□其他：需求部门确认负责人签字：行政部确认采购专员：行政部负责人：表6：物品验收单验收单编号验收日期年月日采购订单编号供应商名称物品名称规格型号单位应收数量质量说明需求部门验收人部门负责人行政部验收人表7：服务验收单验收单编号验收日期年月日服务合同编号服务供应商服务项目服务内容服务标准完成情况需求部门评价服务态度：□优□良□中□差；服务质量：□优□良□中□差；改进建议：需求部门负责人签字行政部确认表8：付款申请表申请部门行政部申请日期年月日采购项目名称供应商名称付款事由□货款□服务费□质保金□其他：合同/订单编号申请金额（元）付款方式□银行转账□支票□其他：附件清单□采购申请表□合同/订单□验收单□发票（号码：）□其他：行政部意见经办人：负责人：财务部审核经办人：负责人：审批意见分管领导：总经理（如需）：五、操作要点与风险提示（一）关键操作要点需求准确性：需求部门需明确物品/服务的规格参数与数量，避免因描述模糊导致采购偏差或资源浪费。预算刚性控制：所有采购必须在预算额度内执行，超预算采购需提前履行预算调整流程，严禁无预算采购。审批时效性：各环节审批人需在2个工作日内完成审核（应急采购除外），避免因审批延迟影响工作进度。供应商管理：行政部定期对合格供应商进行评估（每季度1次），根据履约情况动态调整名录，淘汰不合格供应商。资料完整性：采购全流程资料需同步留存，保证每一步操作有记录、可追溯，应对审计与合规检查。（二）常见风险提示需求虚报风险：需求部门夸大采购需求或虚构采购事项，需加强部门负责人审核责任，必要时实地核查需求真实性。供应商舞弊风险：采购人员与供应商串通抬高价格，需严格执行询价、比价制度，大额采购采用集体评审，保证过程公开透明。验