企业档案分类管理操作规范

企业档案分类管理操作规范一、总则为规范企业档案分类管理工作，确保档案收集齐全、整理规范、利用高效、保管安全，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及国家相关档案行业标准，结合企业实际运营需求，制定本操作规范。本规范适用于企业各部门（含下属单位）在经营管理、生产研发、行政管理等活动中形成的各类档案的分类管理工作。企业档案分类管理遵循集中统一、分类科学、便于利用、安全保密的原则，确保档案资源的系统性、完整性与可追溯性。二、档案分类依据与原则（一）分类依据法规政策依据：以国家档案管理相关法律法规、行业标准（如《档号编制规则》《企业档案分类大纲编制导则》）为根本遵循，确保分类体系合规性。企业业务依据：结合企业主营业务类型（如制造、研发、服务等）、组织架构、业务流程特点，使分类体系贴合实际工作场景。管理需求依据：围绕档案“存史、凭证、利用”的核心价值，兼顾档案保管期限、密级管理、数字化转型等管理需求，提升档案利用效率。（二）分类原则科学性原则：分类逻辑清晰，以档案的形成规律、内容属性或载体形式为核心维度，避免交叉重叠。例如，文书档案按“年度—机构（问题）—保管期限”分类，科技档案按“项目—阶段—文件类型”分类。实用性原则：分类体系需简化操作流程，便于档案人员快速归类、检索。例如，对高频利用的合同档案，可单独设置“经营管理—合同管理”二级类目，突出业务优先级。系统性原则：覆盖企业全业务领域（党群、行政、经营、生产、科研、基建、设备、会计、人事等），确保档案资源无遗漏、不重复。动态性原则：分类体系随企业业务拓展、组织变革动态调整，每年结合档案利用反馈与业务变化评估优化，保持分类的适配性。三、档案分类体系企业档案按载体形式、内容属性、业务类型三维度构建分类体系，核心类别及分类方法如下：（一）文书档案记录企业党群工作、行政管理、经营管理等活动的文字性档案，分类方法为“年度—机构（问题）—保管期限”：年度：以档案形成年度为第一级类目（如“2023年”“2024年”）。机构（问题）：按形成部门（如“办公室”“人力资源部”）或业务问题（如“制度建设”“会议管理”）设二级类目，部门独立办公的企业优先按“机构”分类，便于部门归档责任划分。保管期限：按永久、30年、10年（或企业自定义期限）设三级类目，突出档案价值层级。示例：2023年—办公室—永久—第001号（年度+机构+期限+序号）。（二）科技档案记录企业生产技术、科研项目、基建工程、设备仪器等活动的档案，分类方法为“项目—阶段—文件类型”：项目：以科研课题、基建项目、设备型号为第一级类目（如“XX产品研发项目”“XX厂房建设项目”“XX型号设备”）。阶段：按项目生命周期（如“立项—设计—施工—验收”“研发—试制—投产”）设二级类目，体现工作流程。文件类型：按档案载体或内容属性（如“图纸”“报告”“说明书”）设三级类目，便于技术资料检索。示例：XX产品研发项目—试制阶段—报告—第001号（项目+阶段+类型+序号）。（三）会计档案记录企业经济活动的会计凭证、账簿、报告等档案，分类方法为“年度—档案类型—保管期限”：年度：以会计年度为第一级类目（如“2023年”）。档案类型：按凭证、账簿、报告、其他设二级类目（如“会计凭证”“会计账簿”）。保管期限：按法定保管期限（如永久、30年、10年）设三级类目，符合财务审计要求。示例：2023年—会计凭证—30年—第001号（年度+类型+期限+序号）。（四）人事档案记录员工个人经历、业绩、奖惩等的档案，分类方法为“人员类别—年度—档案类型”：人员类别：按在职、离职、退休等设第一级类目（如“在职员工”“离职员工”）。年度：以档案变动年度为第二级类目（如“2023年入职”“2024年离职”）。档案类型：按履历、鉴定、考核、奖惩等设第三级类目，满足人力资源管理需求。示例：在职员工—2023年入职—履历—张三（人员类别+年度+类型+姓名）。（五）声像与电子档案声像档案（照片、视频、音频）：按“载体类型—年度—主题”分类，如“照片—2023年—企业年会”“视频—2024年—产品发布会”。电子档案：与对应实体档案“同宗同源”，分类编码与实体档案一致，通过电子档案管理系统实现“年度—类目—序号”检索，同时标注电子文件格式、存储路径等元数据。四、分类操作流程（一）档案收集与预分类部门归档责任：各部门指定档案员，按《企业档案归档范围及保管期限表》收集本部门形成的档案，在移交前完成“预分类”（标注年度、类目、期限），确保档案来源清晰。跨部门档案处理：涉及多部门协作的项目（如基建、研发），由牵头部门负责汇总档案，按项目维度分类，避免重复归档。（二）分类编码与目录编制编码规则：采用“大类代码+年度代码+类目代码+序号”的组合编码（如文书档案大类代码为“WS”，2023年代码为“2023”，办公室代码为“BG”，永久代码为“YJ”，序号为“001”，则编码为`WS-2023-BG-YJ-001`）。目录著录：档案目录需包含档号、题名、形成日期、责任者、保管期限、密级、载体数量、备注等字段，确保检索信息完整。（三）归档审核与移交部门审核：档案员对预分类档案的完整性、准确性进行初审，重点检查分类逻辑（如年度是否准确、类目是否对应业务）、文件材料是否齐全（如合同档案需附审批单、附件）。档案部门审核：档案管理部门接收档案时，复审分类合理性，对交叉类目档案（如同时涉及行政与经营的文件）协商确定归属，确保分类唯一。五、日常管理要求（一）存储与防护实体档案：按类目、年度、期限有序排列，存放于防磁、防火、防潮、防虫的专用档案柜，定期检查温湿度（温度14-24℃，相对湿度45%-60%），避免阳光直射。电子档案：存储于企业级云服务器或离线存储介质，设置访问权限（按密级、部门、岗位划分），定期备份（至少双份，异地异质备份），防止数据丢失。（二）借阅与利用借阅审批：内部借阅需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批；外部借阅（如审计、法务）需经分管领导审批，注明借阅期限、用途，严禁涂改、抽换档案。利用服务：档案部门应按分类体系提供检索工具（如纸质目录、电子检索系统），对高频利用档案（如合同、规章制度）建立“快速检索库”，提升利用效率。（三）鉴定与销毁定期鉴定：每5年组织档案鉴定小组（由档案、业务、法务人员组成），对到期档案（如保管期限10年的文书档案）进行价值评估，确无保存价值的编制《档案销毁清册》。销毁流程：销毁需经企业分管领导审批，由两人以上监销，销毁后在清册上签字确认，电子档案同步删除并留存销毁记录。（四）数字化管理纸质档案数字化：对永久、长期保存的档案（如历史合同、基建图纸）优先数字化，扫描后按分类体系建立电子目录，确保“纸质—电子”一一对应。电子档案归档：业务系统生成的电子文件（如OA审批单、ERP数据），通过接口自动归档至档案系统，分类编码与实体档案规则一致，确保元数据完整。六、监督与考核（一）检查机制档案管理部门每季度开展“分类合规性检查”，重点核查：档案分类是否与《分类体系》一致，有无错归、漏归；编码、目录著录是否准确，检索工具是否更新；存储环境是否达标，借阅利用是否合规。（二）考核指标将档案分类管理纳入部门绩效考核，核心指标包括：归档及时率：部门档案按时移交率（目标≥95%）；分类准确率：抽查档案分类合规率（目标≥98%）；利用效率：档案检索响应时间（目标≤1个工作日）。（三）