企业管理-会展策划师工作流程SOP

会计实操文库1/15企业管理-会展策划师工作流程SOP一、目的为规范会展策划师全流程工作行为，明确从前期调研、方案策划到现场执行、收尾复盘各阶段的操作标准、服务规范及风险管控细则，确保会展项目符合客户需求、行业标准及合规要求，保障项目高效落地、效果达标，提升客户满意度与项目成功率，为会展策划师日常工作提供系统化、标准化指引，特制定本标准作业程序（SOP）。二、适用范围本SOP适用于各类会展项目（商业展会、学术会议、企业年会、品牌发布会、招商推介会等）的策划与执行全流程，覆盖线上、线下及混合式会展形式，适配会展公司、活动策划机构、企业市场部的会展策划师岗位（主策划师、执行策划师、专项策划师等细分角色）。三、核心原则与职责分工（一）核心原则1.需求导向原则：以客户核心诉求为出发点，精准匹配会展主题、规模与形式，确保项目价值落地；2.合规安全原则：严格遵守会展行业相关法规（如消防安全、卫生防疫、知识产权保护），落实安全管控措施，杜绝安全事故；3.统筹协同原则：强化与客户、供应商、执行团队的沟通协同，保障各环节衔接顺畅，提升项目执行效率；4.细节把控原则：聚焦会展全流程细节（如流程衔接、物料品质、现场服务），确保项目品质达标；5.风险预判原则：提前识别项目风险（如天气变化、设备故障、人员不足），制定应急预案，降低风险损失；6.效果可测原则：明确会展项目目标（如参展人数、签约金额、品牌曝光量），建立效果评估机制，确保目标达成。（二）职责分工1.主策划师：统筹项目全流程，负责需求对接、主题定位、方案总策划、预算把控、重大问题协调，对接客户高层与核心供应商；2.执行策划师：负责方案落地执行，包括资源对接、流程细化、现场统筹、人员调度、突发情况处理；3.专项策划师：负责细分模块工作（如招商招展、嘉宾邀约、宣传推广、物料设计）；4.客户对接专员：负责日常与客户沟通对接，传递项目进度，收集客户反馈，协调需求变更；5.供应商管理专员：负责筛选、评估、对接供应商（场地、搭建、设备、餐饮、物流），签订合作协议，监督服务质量；6.现场执行人员：负责现场签到、流程引导、设备保障、应急响应等现场服务工作。四、全流程操作标准阶段一：前期调研与需求对接（项目启动核心环节）1.客户需求深度挖掘（1）基础信息收集：通过面谈、电话、问卷等方式，明确客户核心需求：①项目类型（展会/会议/发布会等）、主题方向、举办时间（是否灵活）、预计规模（参展商/参会人数、场地面积需求）；②核心目标（品牌推广/产品销售/学术交流/招商合作等）、目标受众（专业观众/普通民众/行业嘉宾等）；③预算范围（总预算、各模块预算分配）、特殊要求（如品牌调性、特色环节、VIP接待需求）；（2）需求梳理：整理客户需求，标注核心诉求与次要需求，形成《客户需求清单》，与客户确认无误，作为后续策划的基础。2.市场与行业调研（1）行业分析：调研同类会展项目的举办情况（主题、规模、亮点环节、参与品牌、效果反馈），分析行业发展趋势与受众偏好；（2）资源调研：调研项目举办地的场地资源（展馆、酒店宴会厅）、供应商资源（搭建、设备、餐饮）、嘉宾资源（行业专家、KOL、媒体），评估资源可获得性与成本；（3）风险调研：分析项目可能面临的行业风险、政策风险、市场风险（如同期同类展会竞争、政策调整），形成《行业调研与风险评估报告》。3.项目可行性分析结合客户需求、行业调研结果，从目标可行性、资源可行性、预算可行性、风险可控性等维度进行分析，形成《项目可行性分析报告》，报客户与公司管理层审批，审批通过后正式启动项目。阶段二：方案策划与细化（核心创意落地环节）1.核心方案策划（1）主题与定位：根据客户需求与行业趋势，确定会展核心主题与定位，确保主题鲜明、贴合目标受众；（2）整体框架设计：规划会展整体结构，包括核心环节（如开幕式、主题论坛、展览展示、签约仪式、闭幕式）、时间节点安排、空间布局思路；（3）预算初步编制：根据整体框架，初步估算各模块成本（场地租赁、搭建制作、设备租赁、人员费用、宣传推广、餐饮住宿、应急储备金），形成《初步预算表》，确保预算控制在客户要求范围内。2.方案细化（1）流程细化：制定详细的《会展执行流程表》，明确各环节的时间、地点、内容、负责人、参与人员，确保流程衔接顺畅；（2）空间布局规划：绘制场地平面布局图，明确展览区、论坛区、签到区、休息区、VIP接待区、餐饮区、应急通道的位置，标注展位分布、设备摆放、人流走向；（3）特色环节设计：结合主题与目标，设计特色互动环节（如圆桌论坛、新品发布、体验工坊、抽奖互动），提升会展吸引力；（4）宣传推广方案：制定宣传推广策略，明确宣传渠道（官网、社交媒体、行业媒体、邮件营销、线下海报）、宣传节奏（前期预热、中期造势、后期复盘）、宣传物料（海报、H5、宣传片、邀请函）；（5）人员配置方案：明确项目团队人员分工、现场执行人员数量与职责，制定《人员配置表》。3.方案审核与确认（1）内部审核：组织公司内部团队（策划、执行、法务、财务）审核方案的可行性、合规性、预算合理性，提出修改意见并优化；（2）客户汇报：向客户详细讲解方案，包括主题定位、流程安排、空间布局、宣传推广、预算明细，解答客户疑问；（3）方案优化与确认：根据客户反馈调整优化方案，直至客户认可，签署《会展方案确认单》，作为后续执行的依据。阶段三：资源对接与筹备执行（落地保障环节）1.核心资源对接（1）场地预订：根据方案要求筛选合适的场地，实地考察场地条件（面积、层高、承重、供电、通风、消防设施），与场地方洽谈价格、租赁期限、配套服务（如清洁、安保、停车），签订《场地租赁合同》；（2）供应商筛选与合作：①筛选优质供应商（搭建、设备、餐饮、物流、设计），评估供应商资质、案例、报价、服务承诺，形成《供应商评估表》；②与选定的供应商签订合作协议，明确服务内容、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任；（3）嘉宾与媒体对接：①制定嘉宾邀约名单，通过邮件、电话、邀请函等方式邀约嘉宾，确认嘉宾出席情况，建立《嘉宾信息台账》，提前沟通嘉宾行程与需求；②对接行业媒体、大众媒体、KOL，制定媒体合作方案，签订宣传合作协议，明确宣传内容与发布时间。2.物料与设备筹备（1）物料设计与制作：根据方案要求，设计宣传物料（海报、H5、邀请函、手册）、现场物料（展位搭建物料、背景板、指示牌、签到物料、礼品），经客户审核确认后，安排供应商制作，跟踪制作进度与质量；（2）设备采购与租赁：确认所需设备（音响、灯光、LED屏、投影仪、同声传译设备、签到系统、网络设备），与供应商确认设备型号、数量、安装调试时间，签订设备租赁协议；（3）物料与设备验收：物料与设备到位后，进行质量验收，确保符合方案要求，对不合格物料及时要求供应商整改更换。3.人员培训与分工落实（1）团队培训：组织项目团队与现场执行人员开展培训，内容包括项目方案、流程细节、岗位职责、服务规范、应急处理流程；（2）分工落实：向各岗位人员明确工作任务、时间节点、对接人，发放《岗位工作手册》，确保各环节责任到人；（3）模拟演练：针对重要环节（如开幕式、嘉宾接待）开展模拟演练，排查流程漏洞，优化人员配合。4.前期宣传与报名组织（1）宣传推广执行：按宣传推广方案推进各渠道宣传工作，定期发布宣传物料，跟踪宣传效果（如阅读量、转发量、咨询量）；（2）报名系统搭建：搭建线上报名系统（如小程序、官网报名入口），明确报名信息收集项（姓名、单位、联系方式、需求）；（3）报名跟进：及时审核报名信息，向报名人员发送确认信息与参会指引，建立《参会/参展人员信息台账》，跟踪报名进度。阶段四：现场执行与管控（项目落地核心环节）1.前期现场布置（1）场地进场：按与场地方约定的时间进场，协调搭建供应商、设备供应商开展现场搭建与设备安装；（2）物料布置：完成现场物料（指示牌、背景板、签到物料、礼品）的摆放，确保布局合理、标识清晰；（3）设备调试：组织技术人员对音响、灯光、LED屏、网络等设备进行全面调试，确保设备正常运行；（4）安全检查：联合场地方、搭建方开展现场安全检查，重点检查消防设施、搭建结构安全、用电安全，排查安全隐患，确保符合安全规范。2.现场接待与引导（1）签到服务：在签到区安排专人负责参会/参展人员签到，核对报名信息，发放参会证、手册、礼品，引导人员有序入场；（2）VIP接待：安排专人负责VIP嘉宾接待，提供一对一服务（如接机/接站、酒店入住引导、现场专属引导、茶歇服务），提前沟通嘉宾行程，确保接待顺畅；（3）现场引导：在场地各关键节点（入口、通道、功能区）安排引导人员，引导人员有序流动，解答人员疑问。3.流程执行与管控（1）流程把控：按《会展执行流程表》推进各环节工作，安排专人负责各环节的流程管控，确保环节按时推进，及时协调解决流程衔接问题；（2）现场协调：实时与场地方、供应商、嘉宾、团队人员沟通对接，及时处理现场突发需求（如设备微调、环节时长调整）；（3）质量管控：监督现场服务质量（接待态度、物料品质、设备运行），对不符合要求的地方及时整改；（4）应急处理：①设备故障：立即通知技术人员与供应商抢修，启用备用设备（如有），安抚现场人员情绪，必要时调整流程顺序；②人员冲突/投诉：及时介入调解，安抚投诉人员情绪，制定解决方案，避免事态扩大；③恶劣天气/不可抗力：启动应急预案，如调整举办时间、转移场地、线上直播替代，及时向客户与参会人员说明情况；④安全事故：立即启动安全应急响应，组织人员疏散，联系相关部门（消防、医疗）救援，上报客户与公司管理层。4.现场记录与反馈安排专人负责现场拍照、摄像，记录会展全程，收集参会/参展人员的现场反馈，及时向主策划师汇报，以便调整优化现场服务。阶段五：收尾复盘与后续跟进（项目总结提升环节）1.现场收尾（1）撤展与场地清理：会展结束后，组织供应商开展撤展工作，拆除搭建物料、回收设备，清理场地卫生，确保场地恢复原状，通过场地方验收；（2）物料与设备回收：回收剩余物料、设备，核对物料与设备数量，检查设备完好情况，办理归还手续；（3）费用结算初步核对：初步核对现场产生的各项费用（如场地租赁、供应商服务费、临时采购费用），整理票据。2.后续跟进服务（1）感谢与反馈收集：会展结束后3个工作日内，向客户、嘉宾、参会/参展人员、供应商发送感谢函，通过问卷、电话等方式收集各方反馈，形成《项目反馈汇总表》；（2）资料整理与交付：整理会展全程照片、视频、参会名单、签约数据等资料，制作《会展成果总结册》，交付给客户；（3）嘉宾与客户维护：持续跟进嘉宾与客户，解答后续疑问，传递会展后续影响力信息（如媒体报道、成果数据），维护长期合作关系。3.项目复盘与总结（1）内部复盘：组织项目团队开展内部复盘会，总结项目亮点与不足（如策划方案合理性、执行流程顺畅度、应急处理效果），分析问题产生的原因；（2）成本核算：完成项目最终成本核算，对比预算与实际支出，分析成本差异，形成《项目成本核算报告》；（3）效果评估：对照项目目标，评估会展效果（如参展/参会人数达标率、签约金额、品牌曝光量、客户满意度），形成《项目效果评估报告》；（4）经验沉淀：整理项目策划与执行过程中的成功经验、问题解决方案，形成案例资料，纳入公司知识库，为后续项目提供参考。4.费用结算与归档（1）费用结算：与供应商核对费用明细，办理付款手续，收取发票；与客户核对项目总费用，办理尾款结算手续，开具发票；（2）资料归档：将项目全流程资料（需求清单、方案、合同、执行流程表、照片视频、反馈表、复盘报告、财务票据）分类整理，建立电子与纸质档案，按公司档案管理制度归档保存。五、核心管控要求1.合规管控：严格遵守会展行业相关法律法规（如《大型群众性活动安全管理条例》）、消防安全规范、卫生防疫要求，确保项目合规举办；合同签订需使用规范文本，条款明确，避免法律纠纷；2.质量管控：建立“方案审核-物料验收-现场巡检-效果评估”全流程质量管控机制，确保各环节工作质量达标，客户满意度不低于90%；3.预算管控：严格按预算推进项目，建立预算动态监控机制，超预算支出需提前报客户与公司审批，确保项目盈利目标达成；4.安全管控：落实安全责任制，开展全流程安全检查，配备必要的安全设施与应急物资，应急演练覆盖率100%，杜绝重大安全事故；5.进度管控：制定详细的项目进度计划，明确各环节时间节点，建立进度预警机制，避免因进度延误影响项目落地；6.信息管控：严格保护客户、嘉宾、参会人员的个人信息，杜绝信息泄露；会展相关商业信息（如预算、合作方案）需严格保密。六、异常情况处理1.客户需求变更：收到客户需求变更申请后，评估变更对方案、预算、进度的影响，形成《需求变更评估报告》，与客户协商确认变更内容、费用调整、进度调整，签订补充协议后执行；2.供应商违约：如供应商未按协议要求提供服务（如物料延期、质量不达标、设备故障），立即书面通知供应商整改，要求承担违约责任，同时启动备用供应商资源，确保项目不受影响；3.嘉宾临时缺席：提前准备嘉宾缺席应急预案，如安排替补嘉宾、调整环节顺序、改为线上分享，及时向现场人员说明情况，避免影响环节效果