2026年橡胶制品公司智能会议室预约调度管理制度

2026年橡胶制品公司智能会议室预约调度管理制度第一章总则第一条为规范本公司智能会议室的预约、调度及使用管理，提高会议室使用效率，保障各类会议、洽谈、培训等活动有序开展，结合橡胶制品公司办公场景及智能会议室设备配置特点，依据公司内部行政管理相关规定，制定本制度。第二条本制度所称智能会议室，是指公司配备智能音视频系统、投屏设备、会议预约终端、远程会议设备、智能中控系统等智能化设施的会议室，涵盖不同规格（小型、中型、大型）的各类智能会议空间。第三条智能会议室预约调度遵循“公平公正、先约先得、高效利用、规范管理”的核心原则，优先保障公司重要经营会议、客户洽谈、研发研讨等核心业务使用需求，杜绝会议室闲置或违规占用情况。第四条本制度适用于公司全体员工（含全职、兼职、实习人员）及需使用公司智能会议室的外部合作方、来访人员，所有使用及管理相关人员均需严格遵守。第五条智能会议室管理需兼顾使用便捷性与设备安全性，既要简化预约调度流程，也要做好智能设备的日常维护，确保会议室及配套设施始终处于可用状态。第二章职责分工第六条行政部门是智能会议室预约调度的核心管理部门，主要职责：制定并更新预约调度规则；维护智能预约系统运行；处理会议室使用冲突及调度协调；监督会议室使用规范执行情况；定期巡检智能设备状态；统计会议室使用效率；解答员工预约使用咨询。第七条信息技术部门职责：保障智能会议室预约系统、音视频设备、网络环境的稳定运行；及时排查并修复设备故障；定期升级智能设备固件及软件；为员工提供智能设备操作培训；配合行政部门处理设备使用中的技术问题。第八条会议室管理员（可由行政人员兼任）职责：每日巡检智能会议室设备（如麦克风、投影仪、显示屏）是否正常；会前协助使用人调试设备；会后检查设备状态及环境卫生；登记设备故障并上报IT部门；清理会议室遗留物品，恢复使用状态。第九条会议室使用人/申请部门职责：按规定流程预约会议室；如实填写预约信息（会议主题、参与人数、使用时长、设备需求）；规范操作智能设备，严禁违规调试；保持会议室整洁，爱护设备设施；按时结束会议，避免占用后续预约时段；发现设备故障及时告知管理员或行政部门。第十条公司管理层职责：审批特殊场景下的会议室预约（如跨部门大型会议、紧急高层会议）；协调重大会议的会议室调度；审批智能会议室设备升级、维修等重大事项；监督制度执行效果并提出优化建议。第三章预约调度范围与标准第十一条预约范围：公司所有智能会议室，包括用于部门日常会议的小型智能会议室、用于跨部门研讨的中型智能会议室、用于客户洽谈或高层会议的大型智能会议室，以及配备远程会议设备的专项智能会议室。第十二条预约权限划分：（一）普通员工：可预约小型智能会议室，单次预约时长不超过2小时，提前预约时长不超过3个工作日；（二）部门负责人：可预约中、小型智能会议室，单次预约时长不超过4小时，提前预约时长不超过5个工作日；（三）公司管理层：可预约所有规格智能会议室，单次预约时长不限（需合理使用），可优先调度已预约会议室用于紧急重要会议；（四）外部人员使用：需由公司内部员工代为预约，注明来访人员身份及会议用途，且需有内部员工全程陪同。第十三条预约时限标准：智能会议室可预约未来7个工作日内的时段，每日预约时段为公司正常办公时间；临时紧急会议（如突发业务研讨）可申请当日预约，由行政部门协调调度；预约后如需取消，需至少提前1小时在系统中操作，紧急取消需告知行政部门。第十四条调度优先级标准：（一）紧急高层经营会议（如橡胶项目决策会、客户紧急洽谈）为最高优先级，可协调调整已预约时段；（二）跨部门大型会议（如月度经营分析会、研发项目评审会）为二级优先级；（三）部门日常会议、培训会议为三级优先级；（四）非核心业务的休闲研讨、非紧急沟通为四级优先级。优先级高的会议如需调度已预约会议室，行政部门需提前告知原预约人，协商调整时段或更换会议室。第四章预约调度流程规范第十五条预约申请：使用人通过公司智能预约系统提交申请，填写会议主题、申请部门、使用人、参与人数、使用日期及时段、所需设备（如远程会议、投屏、录音）等信息，提交后系统自动审核基础信息（如时段是否空闲）。第十六条审核与确认：普通预约（符合权限及时限）由系统自动确认，生成预约凭证；超出权限的预约（如普通员工预约中型会议室）需提交行政部门审核，审核通过后确认预约；紧急会议可联系行政部门线下协调，事后补充系统预约流程。第十七条冲突调度：当预约时段出现冲突时，行政部门按优先级进行调度；同优先级冲突时，遵循“先约先得”原则，同时协调其中一方调整时段或更换会议室；如遇高层紧急会议需占用已预约会议室，行政部门需与原预约人沟通，优先保障紧急会议需求，并为原预约人协调替代方案。第十八条会前准备：使用人需在会议开始前15分钟到达会议室，管理员协助调试智能设备；如使用远程会议功能，需提前30分钟测试网络及音视频连接；设备调试异常时，立即联系IT部门或管理员处理。第十九条会后交接：会议结束后，使用人需关闭所有智能设备电源，清理桌面及地面杂物，带走个人物品；管理员检查设备是否完好、环境是否整洁，确认无误后标记会议室为可用状态；如需连续使用，管理员需在两场会议间隙完成快速检查。第二十条预约变更与取消：已确认的预约如需变更时段或会议室，需在系统中提交变更申请，行政部门审核后生效；如需取消预约，需按时限要求操作，多次无故取消或临时取消且未告知的，将限制后续预约权限。第五章使用管理要求第二十一条设备使用规范：使用人需按操作指引使用智能设备，严禁私自拆卸、改装设备；严禁在设备中安装无关软件；投屏、录音、录像等功能需经会议组织者同意后方可使用；远程会议需确保网络稳定，避免泄露公司敏感信息（如橡胶项目数据、客户信息）。第二十二条环境管理要求：会议室禁止吸烟、饮食（纯净水除外）；禁止随意张贴、涂画墙面及设备；会议产生的纸质文件需带走或按保密要求处理，严禁遗留；保持座椅、桌面归位，维持会议室整洁有序。第二十三条时长管理要求：使用人需严格按预约时长使用，确需超时的，需提前30分钟向行政部门申请，经确认后续无预约后方可延长；未经批准超时占用的，将记录并纳入部门绩效考核。第二十四条信息安全要求：智能会议室的录音、录像功能仅用于会议记录，严禁私自录制并外传；涉及公司核心机密（如橡胶配方、客户信息、董事会决议）的会议，需关闭设备自动记录功能，会后清理临时存储的会议数据。第六章监督考核与责任追究第二十五条日常监督：行政部门每周统计会议室使用情况，核查是否存在无预约使用、超时占用、设备损坏等情况；每月汇总使用数据，分析会议室利用率并提出优化建议；IT部门定期检查设备运行状态，确保无长期故障未处理情况。第二十六条违规情形认定：（一）无预约擅自使用智能会议室；（二）虚假填写预约信息，占用会议室资源；（三）违规操作智能设备导致设备损坏；（四）无故超时占用会议室，影响后续预约使用；（五）破坏会议室环境卫生，遗留大量杂物；（六）泄露会议录音、录像等敏感信息；（七）多次取消预约且未说明理由，浪费预约资源。第二十七条责任追究：对违规行为视情节轻重处理：情节较轻的，给予口头警告、通报批评；情节较重的，扣减个人/部门绩效考核分数，责令赔偿设备维修费用；情节严重的（如故意损坏设备、泄露核心机密），按公