2026年新材料制造公司采购申请审批流程管理制度

2026年新材料制造公司采购申请审批流程管理制度第一章总则第一条为规范公司采购申请审批流程管理，合理控制采购成本，保障生产经营所需物资及时供应，明确采购申请提报、审核、审批各环节职责与要求，防范采购风险，根据《中华人民共和国民法典》《企业采购管理规范》等相关法律法规及公司新材料生产经营实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有物资采购申请的提报、审核、审批全流程管理，覆盖生产部、研发部、仓储部、行政部、采购部、财务部等所有提出采购需求的部门及参与审批的人员；公司临时性、专项性采购申请审批需参照本制度执行。第三条采购申请审批遵循“按需申请、分级审批、合规高效、全程可溯”的核心原则：（一）按需申请：采购申请需基于生产、办公、研发等实际需求提报，严禁无需求虚报、超需求提报，杜绝资源浪费；（二）分级审批：根据采购金额、物资品类、紧急程度划分审批层级，不同层级采购申请由对应权限人员审批；（三）合规高效：审批流程需符合公司管理规范，在保障合规的前提下压缩审批时限，满足生产经营时效要求；（四）全程可溯：采购申请、审核、审批记录需完整留存，做到每笔采购申请可查询、可追溯。第四条公司采购部为采购申请审批流程的统筹管理部门，负责制定采购申请模板、审核申请合理性、跟踪审批进度；需求部门负责提报真实有效的采购申请，说明采购用途、规格、数量等信息；财务部负责审核采购申请的预算匹配性；管理层按权限完成采购申请最终审批。第二章采购申请审批范围与分类第五条采购申请审批范围：（一）生产原料类：生产新材料所需的化工原料、粉体原料、液态原料、功能性基材等核心生产物资；（二）生产辅料类：生产过程中使用的助剂、溶剂、包装材料、劳保用品等辅助生产物资；（三）设备配件类：生产设备、检测设备、仓储设备的配件、易损件及设备维修所需物资；（四）办公研发类：办公用品、研发实验用物料、办公设备及耗材等非生产类物资；（五）其他类：公司经营所需的服务类采购（如维修、检测服务）、批量定制物资等特殊采购需求。第六条采购申请审批分类：（一）按金额划分：小额采购申请（单次采购金额低于公司规定标准）、中额采购申请（单次采购金额在公司规定中额区间）、大额采购申请（单次采购金额高于公司规定大额标准）；（二）按紧急程度划分：常规采购申请（提报后按正常流程审批，无紧急交付需求）、紧急采购申请（因生产停工、设备故障等特殊情况需加急审批、加急采购的需求）；（三）按品类特性划分：普通品类采购申请（常规办公、通用辅料等）、特殊品类采购申请（危险品原料、定制设备配件、高精度检测物料等）。第三章采购申请提报要求第七条提报条件：（一）需求部门确认所需物资无库存或库存无法满足使用需求，且无法通过内部调配解决；（二）采购物资的规格、型号、技术参数等信息已确认无误，符合生产、研发、办公等使用要求；（三）采购申请已纳入部门当期预算，无预算的需提前完成预算调整或追加审批。第八条提报材料：（一）《采购申请单》：按公司统一模板填写，需明确物资名称、规格型号、数量、计量单位、预估单价、总预算、需求时间、使用用途、提报人及部门负责人签字；（二）辅助材料：特殊品类采购需附技术参数确认单、供应商初选名单；大额采购需附市场询价记录；紧急采购需附紧急情况说明（注明停工/故障等具体原因）。第九条提报规范：（一）信息完整：《采购申请单》需填写所有必填项，信息模糊、缺失的采购申请一律退回补充；（二）真实准确：严禁虚报采购数量、高估采购价格，提报信息需与实际需求一致；（三）提报时效：常规采购申请需提前5个工作日提报，预留审批及采购周期；紧急采购申请需在发现需求后1个工作日内提报。第四章采购申请审批流程第十条常规采购申请审批流程：（一）部门审核：需求部门负责人核对采购申请的真实性、合理性，确认无误后签字审核；（二）采购部初审：采购部收到申请后1个工作日内完成初审，核对物资规格、库存情况、预估价格合理性，提出初审意见；（三）财务部审核：财务部1个工作日内审核采购申请的预算匹配性，确认预算可用后签字审核；（四）分级审批：小额采购申请经采购部负责人最终审批；中额采购申请经财务部负责人复核后，由分管采购的管理层审批；大额采购申请经管理层集体审议后，由公司负责人最终审批；（五）流程闭环：审批完成后，采购部接收《采购申请单》，纳入采购计划并反馈需求部门审批结果；未通过审批的，采购部说明驳回原因并退回申请。第十一条紧急采购申请审批流程：（一）紧急提报：需求部门提报《采购申请单》及紧急情况说明，部门负责人签字确认后直接报送采购部；（二）加急审核：采购部0.5个工作日内完成初审，财务部0.5个工作日内完成预算审核，审核环节同步进行，缩短审批耗时；（三）优先审批：紧急采购申请跳过常规审批排队流程，由对应权限管理层优先审批，原则上1个工作日内完成全部审批；（四）事后补全：紧急采购完成后3个工作日内，需求部门需补全相关审批佐证材料，确保流程可溯。第十二条特殊品类采购申请审批流程：（一）技术审核：特殊品类采购申请经部门审核后，先由技术部/质检部审核技术参数、质量标准，确认符合使用要求；（二）合规审核：危险品原料等特殊物资采购，需由安环部审核合规性，确认符合存储、使用安全要求；（三）分级审批：完成技术/合规审核后，按金额分级完成后续审批流程，大额特殊品类采购需增加法务部合同条款审核环节。第五章审批时限与权限第十三条审批时限：（一）常规采购申请：各审核/审批环节单次处理时限不超过1个工作日，全程审批时限不超过3个工作日；（二）紧急采购申请：各审核/审批环节单次处理时限不超过0.5个工作日，全程审批时限不超过1个工作日；（三）超时处理：审批人员未按时完成审核/审批的，采购部需及时提醒；超过2个工作日未处理的，上报其上级负责人协调解决。第十四条审批权限：（一）小额采购：需求部门负责人→采购部初审→采购部负责人审批；（二）中额采购：需求部门负责人→采购部初审→财务部审核→分管采购管理层审批；（三）大额采购：需求部门负责人→采购部初审→财务部审核→分管采购管理层复核→公司负责人审批；（四）特殊品类：在对应金额审批流程基础上，增加技术/安环/法务部审核环节。第六章监督与责任追究第十五条监督机制：（一）日常监督：采购部每月核查采购申请审批记录，重点检查审批流程完整性、提报信息真实性、审批时限合规性；（二）定期复盘：财务部每季度对采购申请预算执行情况进行复盘，分析超预算、无预算采购原因；（三）抽查核验：管理层每季度随机抽查采购申请审批档案，核验审批权限、提报材料的合规性。第十六条责任追究：（一）提报违规：需求部门虚报采购需求、提报虚假信息的，追究提报人及部门负责人责任，扣减部门绩效；造成公司损失的，需承担相应赔偿责任；（二）审批失职：审批人员未按权限、未核实信息随意审批，或无故拖延审批导致生产经营损失的，追究审批人员责任；（三）流程违规：采购部未按规定跟踪审批进度、未留存审批记录的，追究采购部负责人及经办人责任，限期整改。第七章附则第十七条本制度所涉及的采购金额分级标准、审批时限要求可根据公司经营规模、采购品类调整修订，修订需报公司管理层审议通过后公示执行。第十八条本制度由公司采购部会同财务部