公司财务管理报销制度(2篇)

公司财务管理报销制度(精选2篇)第一篇公司财务管理报销制度第一章总则1.1为统一费用口径、降低税务风险、提升资金效率，公司依据《企业会计准则》《企业所得税法》《增值税暂行条例》及董事会授权，制定本制度。制度适用于总部、分公司、项目部、驻外代表处等全部核算主体，覆盖全体员工、实习生、劳务外包人员以及临时顾问。1.2本制度所称“费用”指因履职需要、由公司承担的、与取得收入直接相关且符合合理性、真实性、配比性原则的支出，包括但不限于差旅、招待、通讯、办公、培训、市场、研发、资产维修、会务、快递、印刷、租赁、保险、专利、公证、咨询、技术服务、宣传推广、运输装卸、车辆使用、加班餐补、员工福利、疫情防护、捐赠赞助等。1.3报销行为必须遵循“事前预算、一事一报、单据完整、流程合规、责任到人、限时结清”六大原则。任何个人不得化整为零、虚构事项、拆分金额、重复报销、代领代付、套取现金或变相发放福利。第二章职责分工2.1经办人：对业务真实性、票据合法性、金额准确性负第一责任；须在费用发生后五个工作日内发起系统申请，并在收到款项后两个工作日内完成确认。2.2部门负责人：对业务必要性、预算余额、费用标准负审核责任；单笔金额≥1万元或超出预算10%的，须书面说明并附《费用超预算审批表》。2.3财务共享中心：对票据合规性、税率适用、预算科目、付款方式、资金计划负复审责任；对不合规单据予以驳回并出具《退单通知书》，同步抄送审计部。2.4出纳组：对付款指令、账户信息、网银U盾负执行责任；付款后须即时生成《付款回单》并上传至影像系统。2.5税务组：对发票真伪、进项抵扣、税前扣除、境外付汇、关联交易定价负监控责任；每月5日前出具《进项发票认证异常清单》。2.6审计监察部：对高频、大额、异常、敏感费用进行飞行抽检；每季度发布《费用合规率通报》，合规率低于92%的部门暂停费用预算追加。第三章费用标准3.1差旅3.1.1交通工具：职级P6及以下高铁二等座、轮船三等舱、飞机经济舱；P7-P8高铁一等座、飞机经济舱；P9及以上高铁商务座、飞机公务舱。超标部分须由出差人书面说明并经分管副总裁加签。3.1.2住宿：一线城市800元/间夜、新一线600元/间夜、二线450元/间夜、三线及以下350元/间夜，按日历自然日计算，含早餐。同性两人须合住双标间，若单人入住须书面说明。3.1.3市内交通：实报实销，鼓励使用网约车企业版，禁止报销私人车牌车辆产生的油费、过路费、停车费。3.1.4出差补贴：国内180元/自然日、港澳台280元/自然日、欧美55美元/自然日、亚非拉45美元/自然日，按起飞或发车时间起算，返回时间≤12:00按半日、＞12:00按全日。补贴已含餐费，不再单独报销正餐。3.2招待3.2.1商务宴请人均上限300元，酒水占比≤30%，须附《招待清单》列明来宾单位、职务、人数、主宾关系、商谈要点。3.2.2赠送纪念品单价≤400元/人，年度总额≤部门预算0.5%，禁止赠送现金、购物卡、奢侈品、贵金属、代币券。3.2.3疫情中高风险地区暂停线下招待，可采用线上会议+快递茶歇形式，快递签收单须附会议截图。3.3通讯3.3.1移动话费：P6及以下200元/月、P7-P8300元/月、P9及以上500元/月，超出部分由员工自行承担。3.3.2家庭宽带：因远程办公需要，经部门负责人审批后可报销1条家庭宽带，月限150元，须签订《远程办公信息安全协议》。3.4办公3.4.1低值易耗品：单件≤500元由行政统一采购，个人垫资须事前在OA提交《零星采购申请》，禁止在京东商城个人账号下单后报销。3.4.2云服务费：阿里云、腾讯云、AWS等预充值须走对公转账，禁止员工垫付后报销。3.5培训3.5.1外训费用≥1万元须签订《培训协议》，约定服务期不少于12个月，提前离职按剩余月份比例扣回。3.5.2线上知识付费：得到、喜马拉雅、腾讯课堂等年度会员限299元/人，须提交学习笔记≥2000字，由HRBP归档。3.6车辆3.6.1私车公用：按1.8元/公里补贴，含油费、折旧、保险、维修，不再单独报销任何车辆类发票；每月上限1500公里。3.6.2公车：ETC卡绑定公司账户，禁止绑定个人信用卡后报销。第四章单据要求4.1发票4.1.1必须开具公司全称及税号，票面完整、清晰、无涂改，密码区、二维码、校验码可识别；电子发票须为OFD或PDF原文件，禁止截图打印。4.1.2发票内容须与业务实质一致，不得笼统开具“办公用品”“日用品”“食品”一批，须附税控系统导出的《销售货物或者提供应税劳务清单》。4.1.3发票日期与费用发生日期相差≤30天，逾期发票须由税务组出具《逾期发票情况说明》并经财务总监审批。4.2合同4.2.1金额≥5000元须附合同或采购订单，合同须编号并加盖骑缝章。4.2.2合同付款条款须与报销单一致，若分阶段付款，须附《付款进度表》。4.3行程单4.3.1机票须附《航空运输电子客票行程单》，退票、改签产生的退票费、变更费须附航空公司出具的《收费单》。4.3.2火车票须为蓝色磁介质票或12306官网订单截图，手撕票、代售点收据无效。4.4其他4.4.1会议须附《会议通知》《签到表》《现场照片》；培训须附《培训通知》《签到表》《心得报告》；招待须附《招待审批单》《刷卡小票》《菜单》。4.4.2所有外文单据须附中文翻译件，翻译人签字确认。第五章系统流程5.1事前5.1.1出差、招待、培训、会议、市场活动须在OA提交《费用申请单》，经部门负责人、财务、分管领导三级审批后方可执行。5.1.2系统根据历史数据自动校验预算余额，若可用额度＜申请金额，流程自动终止。5.2事中5.2.1员工在费用发生后24小时内上传发票影像，系统自动进行OCR识别、验真、查重。5.2.2若识别异常，系统推送短信提醒，员工须在3个工作日内补充资料。5.3事后5.3.1员工在返回公司后5个工作日内提交《报销单》，系统自动匹配事前申请，差异＞10%须重新审批。5.3.2财务共享中心在收到纸质单据后2个工作日内完成复核，复核无误后生成《付款申请》，推送至资金系统。5.3.3出纳在T+1工作日内完成付款，付款后系统自动生成《会计凭证》，同步至ERP总账。第六章付款方式6.1对公支付：合同、租赁、云服务费、培训、咨询、软件许可、专利年费等必须对公转账，禁止使用个人垫付。6.2对私支付：差旅补贴、加班餐补、通讯补贴、私车公用补贴、零星报销等可汇入员工工资卡，禁止汇入非本人账户。6.3信用卡：员工因出差垫付机票、酒店，可使用个人信用卡，但须在报销单中填写信用卡尾号，财务付款时优先原卡原退。6.4现金：原则上禁止现金支付，确需现金的须由出纳当面点验并拍摄水印照片，金额≥1000元须由财务总监审批。第七章时限与罚则7.1时限7.1.1发票开具日期至系统提交日期≤30天，逾期每超1天扣减报销金额1%，最高扣减20%。7.1.2出差返回后5个工作日未提交，系统发送《催办函》；超15个工作日未提交，暂停该员工全部费用审批权限。7.1.3财务审核时限：单张单据≤5000元2个工作日，5001-50000元3个工作日，＞50000元5个工作日。7.2罚则7.2.1虚假报销：金额＜1000元，通报批评并扣回3倍；1000-5000元，记过处分并扣回3倍；＞5000元，解除劳动合同并移交公安机关。7.2.2重复报销：系统比对发票号码、金额、日期，重复发票自动标红，重复报销金额扣回并处以50%罚款。7.2.3拆分报销：同一事项故意拆单，按总金额10%处以罚款，并取消当年评优资格。7.2.4代领代付：一经发现，双方各处以500元/次罚款，并取消当年晋升资格。第八章特殊情形8.1境外费用8.1.1须附境外发票Invoice、Receipt、刷卡小票、海关申报单，汇率按费用发生日央行中间价折算。8.1.2境外住宿须附酒店确认单、入住人护照页、出入境章复印件。8.1.3境外招待须事前报董事会审批，事后须由驻华使领馆或商会出具《商务活动证明》。8.2紧急抢险8.2.1因自然灾害、安全事故、疫情隔离等紧急情况，可先行口头报备，48小时内补录系统，附《紧急情况说明》及现场照片。8.2.2抢险费用不受预算限制，但须单独建账，事后由审计部专项审计。8.3并购项目8.3.1并购期间产生的尽调、评估、律师、审计、差旅费用，须单独设置“并购专项”预算代码，禁止与其他费用混同。8.3.2并购成功前，所有费用须由投资发展部负责人、财务总监、法务总监联签。第九章附则9.1本制度由财务共享中心负责解释，自发布之日起执行，原《费用报销管理办法》《差旅费实施细则》《招待费管理规定》同时废止。9.2本制度每年12月进行年度修订，修订稿须经过职工代表大会、董事会审计委员会、薪酬与考核委员会三级审议。9.3未尽事宜，按国家最新财税法规及公司相关制度执行。第二篇公司财务管理报销制度第一章报销理念与风险文化1.1公司坚持“花公司的钱就像花自己的钱”理念，倡导“诚实、节俭、透明、高效”的报销文化，将费用合规率纳入干部年度KPI，占比15%。1.2建立“黑名单”共享机制，与供应商、酒店、航空公司、票务代理、网约车平台系统对接，一旦发现员工通过虚假订单套现，立即封禁账号并永久取消合作。1.3推行“阳光发票”计划，所有报销单据在内部局域网公示7天，接受全员监督，公示期间被投诉并查实的，奖励投诉人200元/次。第二章预算联动机制2.1预算编制：每年9月启动“零基预算”，各部门须对每一项费用重新论证，提交《投入产出测算表》，财务组织三轮质询，砍掉无效预算10%以上。2.2预算执行：系统实时显示预算余额，黄色预警80%、红色预警95%，红色预警时自动锁死报销端口，须由财务总监手动解锁。2.3预算调整：季度内调整≤5%由分管领导审批；5%-10%由总经理办公会审批；＞10%须报董事会审批并披露。第三章智能审单规则3.1发票验真：系统对接国税平台，秒级返回发票状态，红字、作废、失控、异常发票自动驳回。3.2查重：发票号码+金额+开票日期三维比对，30天内重复出现自动标红。3.3连号：同一供应商连号发票≥5张触发预警，须由经办人书面说明。3.4税率：差旅住宿6%、餐饮6%、办公用品13%、交通9%、广告6%，系统根据税收分类编码自动校验，税率错误自动驳回。3.5限额：差旅住宿系统根据城市等级自动带出标准，超标部分标红，须上传《超标说明》。第四章单据影像化4.1采用“OCR+人工”双录模式，OCR识别率≥95%，无法识别的手写票由外包录入团队4小时内完成。4.2影像文件命名规则：公司代码+部门代码+年月+流水号+费用类型，例如：CD-HR-202406-001-差旅。4.3影像保存期限：自费用发生年起10年，满足税务稽查、审计、诉讼需要。第五章移动报销5.1员工可在“财智通”App端一键导入微信、支付宝、12306、航旅纵横、滴滴、美团、携程、飞猪、京东企业购订单，自动生成报销草稿。5.2系统支持语音录入：员工说出“6月3号晚上请客户吃饭680元”，系统自动识别时间、金额、事由，匹配发票后生成单据。5.3领导移动审批：支持手写签名、语音批注、指纹确认，审批平均时长由2.8天缩短至0.6天。第六章资金计划与银企直联6.1每日16:00系统根据已复核未付款单据自动生成《次日资金计划》，推送至资金管理系统。6.2出纳在银企直联平台一键支付，支持200家银行，单笔5秒内到账，付款成功率99.97%。6.3付款后系统自动生成《会计凭证》《银行回单》《现金流量表》，凭证摘要统一为“付+部门+姓名+费用类型”，方便后续查询。第七章税务筹划7.1差旅补贴采用“据实报销+定额包干”双轨制，员工可自由选择，包干部分无需发票，直接计入工资薪金，按3%预缴个税，避免20%劳务报酬税率。7.2招待费按发生额60%扣除，且不超过当年营收0.5%，系统每月自动测算余额，提醒业务部门“还能花多少”。7.3通讯补贴列入工资表，统一享受5000元免征额，避免福利费14%扣除限额。7.4私车公用补贴按“运输服务”开具3%增值税专用发票，公司可抵扣进项，员工按0.8元/公里缴纳个税，税负下降40%。第八章信用积分8.1建立员工信用分体系，初始100分，虚假报销一次扣50分，重复报销一次扣20分，逾期报销一次扣5分。8.2信用分≥90享受“绿色通道”，财务先付款后审单；60-89正常流程；40-59强制人工审单；＜40暂停报销权限并强制参加合规培训。8.3信用分与晋升、调薪、期权、评优挂钩，信用分低于60取消当年晋升资格。第九章供应商协同9.1与218家协议酒店、65家航空公司、12家网约车平台打通API，员工在携程企业版下单，发票直邮财务，无需个人垫付。9.2协议酒店为公司开具6%增值税专用发票，价格比携程散客价低8%-15%，公司统一月结，员工“零垫资、零贴票”。9.3与星巴克、肯德基、必胜客、瑞幸开通企业账户，招待用餐可月结，发票明细自动推送，避免个人凑票。第十章数据分析10.1每月出具《费用健康度报告》，从合规率、超标率、逾期率、退单率、人均差旅费、招待费占营收比、发票异常率等28