会议管理与记录制作模板

会议管理与记录制作模板一、适用范围与常见应用场景二、会议全流程操作指南（一）会前筹备：明确目标与准备确定会议核心目的根据工作需求明确会议需解决的核心问题（如项目进度同步、跨部门协作方案决策、阶段性目标拆解等），避免召开无明确目标的会议。示例：若为“Q3产品迭代方案评审会”，目的需聚焦“方案可行性评估、资源需求确认、排期共识”。制定会议议程与分工议程需包含议题顺序、每个议题的预计时长、负责人及讨论目标，提前1-2天发给参会人员。参会人员分工：明确主持人（把控节奏、引导讨论）、记录人（实时记录关键信息）、议题负责人（提前准备材料并主导讨论）。准备会议材料与环境材料准备：议题负责人需提前提交相关数据、报告或方案（如项目进度表、预算明细、方案对比文档），由记录人汇总后统一分发。环境准备：明确会议形式（线上/线下），线上会议需提前测试设备（麦克风、屏幕共享），线下会议需预订会议室、布置座位（按部门或议题分组）、准备投影仪、白板、文具等。（二）会中执行：聚焦讨论与决策开场与议程确认（5-10分钟）主持人开场：说明会议目的、议程及时长要求，提醒参会人员专注议题、避免跑题。确认议程：如无异议则按议程进行，若有调整需全体参会人员同意。议题讨论与决策（核心环节）按议程顺序逐项讨论，每个议题由负责人先简要介绍背景，再引导参会人员发言（可按“先观点、后理由”逻辑）。主持人需控制发言时长，避免少数人垄断讨论，鼓励不同意见表达，但需聚焦问题本身，避免人身攻击。关键信息记录：记录人需实时记录“讨论要点”（如各方核心观点）、“争议点”（未达成一致的内容）、“决策结果”（最终明确的结论，需明确“是什么”“为什么”“谁确认”）。明确行动项（会议结束前10分钟）每个议题讨论完毕后，需同步确认“行动项”：包括任务描述、负责人、完成时间、所需资源（如有）。示例：行动项“完成用户调研报告初稿”，负责人“市场部-王*”，完成时间“2024年X月X日”，资源“需设计部提供问卷模板”。（三）会后跟进：落地与归档整理会议记录（24小时内完成）记录人根据会中笔记，整理成结构化会议记录，包含“会议基本信息”“议程讨论与决策”“行动项清单”三部分，保证内容准确、语言简练，避免口语化表达。记录完成后，先提交主持人审核，确认无遗漏或偏差后，再分发给所有参会人员（抄送相关领导）。跟踪行动项执行建立行动项跟踪表，记录人每周更新行动项进度（如“进行中”“已完成”“延期”），对于逾期未完成的任务，及时提醒负责人并同步原因。下次例会需优先回顾上次会议行动项完成情况，形成“闭环管理”。会议资料归档将会议记录、参会人员签到表、会议材料（PPT、文档等）统一整理归档，按“年份-月份-会议类型”命名（如“2024-09-产品迭代方案评审会”），保存至企业共享文档系统，方便后续查阅。三、会议记录模板表格表1：会议基本信息表项目内容会议名称（例：Q3产品迭代方案评审会）会议时间（例：2024年9月15日14:00-16:00）会议地点（例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*））主持人（例：产品部-赵*）记录人（例：运营部-孙*）参会人员（例：产品部-赵、研发部-周、市场部-王、设计部-李、运营部-孙*）缺席人员及原因（例：无/研发部-周*：客户现场支持）会议目的（例：评审Q3产品迭代方案可行性，确认资源需求与排期）表2：议程讨论与决策记录表序号议题名称讨论要点决策结果负责人1用户需求优先级排序研发部-周：A类需求开发周期短，可快速提升用户体验；市场部-王：B类需求对应核心用户群体，需优先满足。按用户价值与紧急度综合排序：A类需求优先级最高，B类次之，C类延后。产品部-赵*2开发资源分配研发部当前人力紧张，需协调2名前端工程师支持；设计部需配合输出UI稿。1.协调研发部2名前端工程师（9月20日前到位）；2.设计部9月18日前完成高保真UI稿。研发部-周、设计部-李3迭代版本上线时间原计划9月30日，但开发资源不足，可能延期至10月15日。确认上线时间为10月15日，9月25日前完成内测，10月10日前完成公测。产品部-赵*表3：行动项清单表序号行动项描述负责人截止日期所需资源完成状态（未开始/进行中/已完成/延期）备注1完成用户需求优先级排序文档产品部-赵*2024-9-18无未开始需附用户调研数据支撑2协调2名前端工程师加入项目组研发部-周*2024-9-20人力部配合进行中已与人力部沟通3输出Q3迭代版本高保真UI稿设计部-李*2024-9-18产品部提供原型未开始需确认交互细节四、使用要点与常见问题规避会前准备需充分，避免“临时起意”议题材料需提前1天分发，保证参会人员有充足时间阅读，避免会上临时看材料导致讨论效率低下。参会人员名单需精准，仅邀请与议题直接相关的人员，避免无关人员参会浪费资源。记录需抓重点，避免“流水账”记录人需聚焦“决策结果”和“行动项”，而非逐字记录讨论内容，对于争议较大的议题，可简要记录各方观点及最终共识。行动项需“可量化、可跟进”，避免使用“尽快”“适时”等模糊表述，明确截止日期和负责人。会后跟进要及时，避免“议而不决”会议记录需在24小时内分发，保证参会人员确认行动项；行动项跟踪表需每周更新，逾期未完成的任务需同步原因及解决方案。避免会议记录“只发不问”，主持人需在下次会议中优先回顾行动项完