企业内外部沟通协调工作规程

企业内外部沟通协调工作规程合同编号：________甲方（企业名称）：乙方（沟通协调方名称）：第一章总则第一条目的与依据1.1本规程旨在规范企业内部及与企业外部相关方的沟通协调工作，保证信息传递的准确、及时和有效，提高工作效率。1.2本规程依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规制定。第二条适用范围2.1本规程适用于本企业内部各部门之间以及本企业与外部相关方之间的沟通协调工作。2.2本规程不适用于企业与员工之间的个人沟通。第三条指导原则3.1诚信原则：在沟通协调过程中，各方应遵循诚实信用原则，不得隐瞒或歪曲事实。3.2效率原则：注重沟通效率，避免不必要的信息传递，保证信息及时传达。3.3协调原则：促进各方利益的协调一致，形成合力，共同推动企业目标的实现。第四条职责分工4.1企业内部：4.1.1企业领导层负责制定沟通协调的战略和方向。4.1.2综合管理部负责协调各部门之间的沟通工作。4.1.3各部门负责人负责本部门的沟通协调工作。4.2外部相关方：4.2.1各部门负责人负责与外部相关方的沟通协调工作。4.2.2外联部负责与企业主要合作伙伴的日常沟通。第五条沟通协调方式5.1书面沟通：通过正式的文件、报告、信函等方式进行。5.2口头沟通：通过会议、电话、即时通讯工具等方式进行。5.3会议沟通：定期或不定期召开会议，讨论重要事项。第二章内部沟通协调第六条部门内部沟通6.1部门内部沟通应通过定期例会、部门会议等方式进行。6.2部门内部沟通内容应包括：工作进度、问题解决、资源协调等。6.3部门负责人应定期向领导层汇报工作情况。第七条部门间沟通7.1部门间沟通应通过综合管理部协调进行。7.2沟通内容包括：工作协同、资源共享、问题协调等。7.3综合管理部应定期组织跨部门会议，协调解决共性问题。第八条领导层沟通8.1领导层沟通应通过定期汇报、专题会议等方式进行。8.2沟通内容包括：企业发展战略、重大决策、紧急事项等。8.3部门负责人应按时向领导层汇报工作。第九条信息传递9.1信息传递应保证准确无误，及时传递。9.2信息传递方式包括：邮件、企业内部信息平台、即时通讯工具等。9.3信息接收者应确认已收到信息，并给予回复。第十条沟通效果评估10.1定期对沟通效果进行评估，包括沟通效率、信息准确度、问题解决能力等。10.2评估结果作为改进沟通协调工作的依据。第三章外部沟通协调第十一条合作伙伴沟通11.1与合作伙伴的沟通应遵循平等、互利原则。11.2沟通内容包括：合作项目进展、问题协调、资源共享等。11.3外联部负责与合作伙伴的日常沟通。第十二条客户沟通12.1与客户的沟通应注重服务质量和客户满意度。12.2沟通内容包括：产品介绍、订单处理、售后服务等。12.3各部门负责人负责与客户的沟通。第十三条媒体与公众沟通13.1与媒体和公众的沟通应积极、正面。13.2沟通内容包括：企业形象宣传、政策解读、突发事件回应等。13.3综合管理部负责与媒体和公众的沟通。第四章沟通协调记录第十四条记录方式14.1沟通协调记录应采用书面形式，包括会议记录、通信记录等。14.2记录应真实、完整，便于查询。第十五条记录保管15.1沟通协调记录应由相关部门负责保管。15.2保管期限应根据企业规定和法律法规执行。第五章附则第十六条本规程由综合管理部负责解释。第十七条本规程自发布之日起施行。第六章沟通协调流程第十五条沟通协调流程制定15.1各部门应根据本规程制定具体的沟通协调流程。15.2流程应包括沟通协调的启动、执行、监控和结束四个阶段。15.3沟通协调流程应明确各环节的责任人、时间节点和操作要求。第十六条沟通协调启动16.1沟通协调启动时，应由发起方明确沟通协调的目的、内容、预期目标和参与人员。16.2发起方应向综合管理部提出沟通协调申请，并提供相关背景资料。16.3综合管理部应在收到申请后，对申请进行审核，确定沟通协调的可行性。第十七条沟通协调执行17.1沟通协调执行阶段，各方应按照既定流程进行信息交流和工作协同。17.2沟通协调过程中，如遇特殊情况，应及时报告给综合管理部，并寻求解决方案。17.3各方应保证沟通协调的及时性和有效性，避免信息孤岛。第十八条沟通协调监控18.1综合管理部应定期对沟通协调过程进行监控，保证流程的顺利进行。18.2监控内容包括：沟通进度、问题处理、资源利用等。18.3监控结果应及时反馈给相关部门，以便调整沟通协调策略。第十九条沟通协调结束19.1沟通协调结束后，由综合管理部组织召开总结会议，对沟通协调结果进行评估。19.2评估内容包括：目标达成情况、问题解决情况、沟通效果等。19.3总结会议应形成书面报告，作为今后沟通协调工作的参考。第七章沟通协调工具与平台第二十条沟通协调工具选择20.1各部门应根据实际需求选择合适的沟通协调工具。20.2工具选择应考虑易用性、安全性、兼容性等因素。20.3综合管理部应提供必要的培训和技术支持。第二十一条沟通协调平台建设21.1企业应建立统一的沟通协调平台，用于信息共享和协作。21.2平台应具备即时通讯、文件共享、日程安排等功能。21.3平台使用应遵循保密原则，保证信息安全。第二十二条沟通协调工具与平台维护22.1各部门应定期对使用的沟通协调工具与平台进行维护和更新。22.2综合管理部应负责平台的整体维护和管理工作。22.3维护内容包括：系统安全、数据备份、技术支持等。第八章沟通协调培训与考核第二十三条沟通协调培训23.1企业应定期开展沟通协调培训，提高员工沟通协调能力。23.2培训内容应包括沟通技巧、协调方法、平台使用等。23.3培训形式可包括内部讲座、外部培训、案例分享等。第二十四条沟通协调考核24.1企业应建立沟通协调考核制度，对员工的沟通协调能力进行评估。24.2考核内容包括：沟通效率、问题解决能力、团队协作等。24.3考核结果应作为员工晋升、培训等方面的依据。第九章特殊情况下的沟通协调第二十五条应急沟通协调25.1遇到突发事件或紧急情况时，应立即启动应急沟通协调机制。25.2应急沟通协调应由企业领导层直接指挥，各部门积极配合。25.3应急沟通协调应保证信息畅通，快速响应，有效处置。第二十六条矛盾冲突的沟通协调26.1部门之间或个人之间出现矛盾冲突时，应通过沟通协调加以解决。26.2沟通协调应由综合管理部或双方共同上级领导负责主持。26.3沟通协调应遵循公平、公正原则，寻求双方都能接受的解决方案。第十章沟通协调监督与改进第二十七条沟通协调监督27.1企业应设立专门的监督机构或人员，对沟通协调工作进行监督。27.2监督内容应包括：流程执行、信息传递、效果评估等。27.3监督机构或人员有权对沟通协调工作中的违规行为提出整改意见。第二十八条沟通协调改进28.1企业应根据监督结果和评估反馈，不断改进沟通协调工作。28.2改进措施应包括：优化流程、完善工具、加强培训等。28.3改进效果应定期进行评估，保证沟通协调工作的持续改进。第十一章沟通协调记录与归档第二十九条记录内容29.1沟通协调记录应包括沟通时间、地点、参与人员、沟通内容、决策结果等。29.2记录应真实、完整，便于查询和分析。第三十条归档要求30.1沟通协调记录应按照档案管理要求进行归档。30.2归档材料应分类存放，便于检索和管理。30.3归档期限应遵守国家相关法律法规和企业规定。第三十一条档案使用31.1档案使用应遵循保密原则，未经批准不得外泄。31.2档案查阅需填写申请，经批准后方可查阅。31.3查阅档案应做好记录，保证档案安全。第十二章沟通协调效果评估与反馈第三十二条评估周期32.1沟通协调效果评估应定期进行，评估周期可根据实际情况确定。32.2评估周期一般不少于半年，特殊情况可适当调整。第三十三条评估方法33.1评估方法包括：问卷调查、访谈、数据分析等。33.2评估应客观、公正，保证评估结果的准确性。第三十四条反馈机制34.1评估结果应及时反馈给相关部门和人员。34.2反馈内容应包括：存在问题、改进建议、责任部门等。34.3部门和人员应根据反馈内容进行改进，并跟踪改进效果。第十三章沟通协调规程的修订与实施第三十五条修订程序35.1本规程的修订需经企业领导层批准。35.2修订过程中应广泛征求各部门和人员的意见。35.3修订后的规程应及时发布，并组织培训。第三十六条实施监督36.1企业应设立监督机构或人员，对规程的实施进行监督。36.2监督内容包括：规程执行情况、