行政人事文件存档规范格式模板

行政人事文件存档规范通用格式模板一、适用范围与归档契机归档契机：文件正式生效或办理完成后3个工作日内需完成归档，保证文件与业务进程同步，避免资料遗漏或积压。二、标准化归档操作流程第一步：文件收集与初审明确收集范围：根据文件类型清单（如入职需提供证件号码复印件、学历学位证、离职证明等），由责任人（如招聘专员、人事主管）向员工或相关部门收集原始文件。文件初审：检查文件完整性（如关键信息是否填写完整、有无漏签）、合规性（如劳动合同条款是否符合最新法规），保证无缺页、无涂改（涂改处需加盖公章或责任人签字确认）。第二步：文件分类与编号分类规则：按“一级类别+二级类别”划分，例如：一级类别：入职档案、在职档案、离职档案、制度文件；二级类别：入职档案下分“基本信息类”“合同类”“审批类”，在职档案下分“异动类”“培训类”“考核类”。编号规则：采用“部门缩写-年份-类别代码-流水号”格式，例如“HR-2024-RZ-001”（HR为部门缩写，2024为年份，RZ为入职档案类别代码，001为流水号）。第三步：信息录入与台账登记电子台账登记：将文件编号、名称、形成日期、涉及员工姓名（某）、责任人、存放位置等信息录入《文件存档信息登记表》（详见模板），保证电子台账与纸质文件一一对应。标签制作：根据编号制作档案标签，标注文件名称、编号及日期，粘贴于档案袋/文件夹右上角。第四步：物理存放与电子备份物理存放：按编号顺序存入专用档案柜，档案柜标注“一级类别+年份”（如“入职档案-2024”）；同一类别的文件按“形成日期由近及远”排列，便于快速检索。电子备份：将扫描件（PDF格式，清晰无遮挡）存入指定服务器文件夹，文件夹结构与物理存放一致；电子文件命名规则与编号一致，如“HR-2024-RZ-001_劳动合同_某某”。第五步：定期核查与动态更新季度核查：每季度末核对电子台账与物理文件数量、信息是否一致，检查档案柜防潮、防火措施是否到位。动态更新：涉及员工异动（如晋升、调岗）时，需在1个工作日内更新相关档案内容，补充新文件并重新编号登记。三、文件存档信息登记表（模板）档案类别文件名称文件编号形成日期涉及员工责任人存放位置（柜号/文件夹）保管期限备注入职档案劳动合同HR-2024-RZ-0012024-03-15某张三入职档案-2024/A1长期含补充协议在职档案岗位异动审批表HR-2024-YD-0022024-05-20李李四在职档案-2024/B210年晋升主管岗位离职档案离职交接清单HR-2024-LZ-0032024-06-10王赵五离职档案-2024/C310年已办结社保停缴制度文件员工考勤管理办法HR-2024-ZD-0012023-12-01-周六制度文件-2023/D1长期2024年1月1日生效四、归档管理关键要点保密与权限管理：涉及员工隐私的文件（如薪资证明、健康报告）需单独存放，档案柜加锁，仅人事部门负责人及档案管理员可查阅；查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后由档案管理员陪同查阅，查阅后记录查阅人、日期及用途。及时性与完整性：新文件产生后严禁超过3个工作日未归档，特殊情况需提交书面说明至人事部门负责人备案；员工补充提交的资料（如学历更新、联系方式变更）需在24小时内更新至对应档案。电子与纸质一致性：每月核对电子备份与纸质文件，保证扫描件清晰、完整，关键页（如签字页、盖章页）需单独扫描；电子文件需定期（每季度）备份至移动硬盘，异地存放以防服务器故障。到期档案处理：保管期限届满的档案（如离职档案10年），由档案管理员提出销毁申请，经人事部门负责人及法务部门审核后，填写《档案销毁清单》，由2人以上共同监销，销毁记录存档备查。