基础行政单元工作手册考核版

基础行政单元

工作手

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书目

•、企业文化错误!未指定书签。

（一）公司核心价值观错误!未指定书签。

（二）行政部核心价值观和服务理念错误!未指定书签。

二、组织架构错误!未指定书签。

（一）公司组织架构错误!未指定书签。

（二）部门组织架构错误!未指定书签。

（三）部门职务架构错误!未指定书签。

三、岗位职务说明错误!未指定书签。

（一）行政经理职务说明书错误!未指定书签。

（二）行政副理职务说明书错误!未指定书签。

（三）行政专员岗位说明书错误!未指定书签。

四、工作内容错误!未指定书签。

（一）行政经理工作内容错误!未指定书签。

（二）行政副理工作内容错误!未指定书签。

（三）行政专员工作内容错误!未指定书签。

五、工作流程错误!未指定书签。

（一）办公室饮用水订购工作流程错误!未指定书签。

（二）办公室员工餐订购工作流程错误!未指定书签。

（三）办公室卫生管控工作流程错误!未指定书签。

（四）办公室图书管控工作流程错误!未指定书签。

（五）公司档案管理工作流程错误!未指定书签。

（六）公司证照管理工作流程错误!未指定书签。

（七）打印复印操作工作流程错误!未指定书签。

（八）印刷品订制工作流程错误!未指定书签。

（九）快递收发工作流程错误!未指定书签。

（+）传真收发工作流程错误!未指定书签。

（十一）公司内部公文发布工作流程错误!未指定书签。

（十二）公司文件物品交接工作流程错误!未指定书签。

（十三）办公用品订购工作流程错误!未指定书签。

（十四）会务接待工作流程错误!未指定书签。

（十五）差旅服务工作流程错误!未指定书签。

六、工作制度错误!未指定书签。

（一）办公室日常接待平安管控工作制度错误!未指定书签。

（二）办公用品管理工作制度错误!未指定书签。

（四）差旅服务工作制度错误!未指定书签。

（五）公司档案管理工作制度错误!未指定书签。

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（六）公司证照管理工作制度错误!未指定书签。

（七）会务接待工作制度错误!未指定书签。

七、工具表单错误!未指定书签。

（一）饮用水登记表错误!未指定书签。

（二）月餐费统计表错误!未指定书签。

（三）办公室卫生检查标准及检查表错误!未指定书签。

（四）奖惩汇总表错误!未指定书签。

（五）公司平安检查表错误!未指定书签。

（六）图书入档书目错误!未指定书签。

（七）图书借阅归还登记表错误!未指定书签。

（八）档案建档书目错误!未指定书签。

（九）档案销毁记录表错误!未指定书签。

（+）档案证照借阅登记表错误!未指定书签。

（十一）打印复印登记表错误!未指定书签。

（十二）印刷品下发签收表错误!未指定书签。

（十三）收发快递/传真登记表错误!未指定书签。

（十四）文件签发签收表错误!未指定书签。

（十五）办公资产台账明细表错误!未指定书签。

（十六）办公资产盘点表错误!未指定书签。

（十七）办公用品领用登记表错误!未指定书签。

（十八）办公用品结存表错误!未指定书签。

（十九）会务接待支配流程表错误!未指定书签。

（二十）出差日常支配清单错误!未指定书签。

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二、组织架构

（一）公司组织架构

（二）部门组织架构

行

政

部

基

总

法

商

础

务

务

业

行

后

法

情

政

勤

律

报

档

快

办

办

会

差

打

印

文

L办

刷

案

公

旅

递

公

务

印

书

公

品

证

用

管

复

传

收

资

服

事

照

品

理

印

发

真

产

务

务

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（三）部门职务架构

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三、岗位职务说明

（一）行政经理职务说明书

行政经理职务说明书

职务名称：行政经理所属部门：行政部撰写日期：

职位级别：经理级别职位评价：行政总监资料备案：人力资

源部

r）»总经办、人力资源部

行政总监।

1--）＞营运部、各门店舍长

-…11

行政经理--------------»物流部

1

LT»营建、策划、研发部

行政副理|

--＞＞财务、训练部

01.负责行政部日常管理工作

（01）负责行政部工作支配制定、分解、跟进工作

（02）负责行政部工作职能设计、内容分解工作；

（03）负责行政部工作手册内容编写、内容审核；

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（04）负责行政部管理手册内容编写、内容审核；

（05）负责行政部预算审核，预算管控工作

（06）负责行政部日常费用审批、费用管控工作；

（07）负责行政部员工晋升训练支配、训练课件编写执行；

（08）负责行政部工作总结、报告编写，月报数据分析工作；

（09）负责行政部提高相关满足度评价、改进工作；

（10）负责行政部部门员工激励评价方案设计，推行工作；

（11）负责行政部部门员工学习支配制定、评价工作。

02.负责行政部企业文化日常管理工作

（01）负责行政部部门企业文化学习支配制定、考核工作；

（02）负责行政部部门价值观、服务理念的编写、修改工作；

（03）负责行政部部门企业文化践行方案的推行、存档工作；

（04）负责行政部员工亲情化活动的方案制定、费用审核工作;

（05）负责行政部优秀案例、创新方案提?艮评价工作

03.处理部门日常事务工作

（01）负责公司办公室日常综合管理、部门执行评价工作；

（02）负责公司办公室房租结算、审批工作；

（03）负责公司办公室平安事务的组织实施、平安检查工作；

（04）负责公司员工餐费用管理，报销审核；

（05）负责公司办公人员行为规范监督检查、评价工作；

（06）负责公司办公室资产配置，盘存审核工作

（07）负责公司工艺排版、制作、下发工作；

（08）负责公司员工宿舍费用管控、报销审批；

（09）负责公司员工宿舍平安检查的实施，分析、评价工作；

（10）负责公司员工宿舍资产下单审批，盘存审核工作。

（11）负责处理宿舍投诉的部门协调、处理结果跟进工作；

04、其它事务工作

（01）负责公司年会活动组织、协调、费用报销工作；

（02）负责公司春节活动组织、协调、费用报销工作；

01.负有依据公司年度战略目标完成部门年度支配责任；

02.负有帮助公司领导维持行政工作正常高效运转责任；

03.负有实施行政部人员晋升训练的方案支配考评责任；

04.负有管控行政部年度预算的日常支出管控达标责任；

05.负有加强行政部门满足度评价的考核结果评价责任；

06.负有拟定行政部门员工岗位设计完善职务说明责任。

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01.公司用工需求建议权；

02.公司员工异动建议权（包含部门调动、晋级、晋职、淘汰、辞退、开除）;

03.公司员工奖惩建议权；

04.下属员工岗位调动权；

05.下属工作争议裁决权；

06.下属员工业绩评价权。

01.遵纪遵守法律，遵守国家宪法及相关法律规定，遵守公司经营业务所在

地区法律、法规和有关监管规则，遵守公司各项规章制度；

02.遵守公司相关保密制度，不私自复制，不将公司资料传播给他人或其他

公司；

03.不兼职或帮助他人从事及公司经营项巨相像的工作；

04.代表公司购买商品时应遵循公司的选购制度，在业务往来中不允许进

行贿赂、收取回扣或其它违反公司规定的事务；

05.不得利用职权之便将公司一切有关财物或者货物带出、借出私用、据为

己有。

01.资格：大专以上学历，工商管理、行政管理、人力资源管理或其它相关

专业，5年以上行政管理工作阅历，3年以上行政岗位工作阅历；

02.实力耍求：实现行政管理的专业实力（包括部门手册设计、职位分析、

绩效考核管理、人员培训、办公自动化系统应用管理、企业文化建设）；

03.技能要求：娴熟的公文写作实力，优秀的口头表达实力，娴熟驾驭办公

软件和各类办公设备的操作；

04.素养要求：较强的亲和力，优秀的人际关系处理实力；

05.优秀的组织实力、领导实力、表达实力、推断力、自信力，高度的行动

力；

06.较强的创新意识和创新实力，坚决英勇的意志力，良好的职业道德。

（二）行政副理职务说明书

行政副理职务说明书

职务名称：行政副理所属部门：行政部撰写日期：

职位级别：经理级别职位评价：行政经理资料备案：人力资

源部

01.处理基础行政日常事务

（01）负责公司办公室卫生的监督检查、评分工作；

（02）负责组织公司办公室日常平安检查、检查结果汇总工作；

（03）负责公司合同、协议、证照等档案的建档、下发、存档、销毁工作;

（04）负责公司行政通知编写、存档、下发、检查工作；

（05）负责公司内部文件排版、存档、下发、交接、跟进工作；

（06）负责公司办公资产申请、下单、验收、入库、领用、盘点、报损工作;

（07）负责公司会务接待的支配支配工作；

（08）负责部门亲情化基金日常管理（账目建立，资金登记，费用报销等）;

（09）负责部门员工制度考核实施、结果汇总工作。

02.处理总务后勤日常事务

（01）负责公司员工宿舍资产的日常巡检支配制定、跟进、分析工作；

（02）负责公司员工宿舍平安检查的结果汇总、问题处理工作；

（03）负责宿舍房租费用的发票申请、费用报销工作；

（04）负责宿舍住宿人员每月扣款的核算工作；

（05）负责总务后勤单元员工评价数据汇总工作

（06）负责宿舍饮用水订购、水票发放工作；

（07）负责处理宿舍投诉的对外沟通、处理看法执行工作；

03.公司福利日常管理工作

（01）负责日常福利的下单、发放管理工作；

（02）负责节日福利的下单、发放管理工作；

（03）负责门店急救药品下单、盘点检查工作。

01.负有帮助部门领导完成部门年度工作支配责任；

02.位有协理部门领导完善部门员工训练评价责任：

03.负有监督部门专员完成办公日常管理达标责任；

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04.负有保证部门专员完成员工宿舍服务巡查责任;

05.负有协调公司部门完成公司福利领用发放责任;

01.所负责模块工作人员的工作支配安排权；

02.所负责模块工作人员的工作调动建议权；

03.所负责模块办公费用的运用审核报销权；

04.所负责模块办公费用的申请权。

01.遵纪遵守法律，遵守国家宪法及相关法律规定，遵守公司经营业务所在

地区法律、法规和有关监管规则，遵守公司各项规章制度；

02.遵守公司相关保密制度，不私自复制，不将公司资料传播给他人或其他

公司；

03.不兼职或帮助他人从事及公司经营项目相像的工作；

04.代表公司购买商品时应遵循公司选购制度，在业务往来中不得进行贿

赂、收取回扣或其它违反公司规定的事务；

05.不得利用职权之便将公司一切有关财物或者货物带出、借出私用、据为

己有。

01.资格：中文、公关、行政管理、人力资源管理等相关专业大专以上学历,

3年以上（含）行政工作岗位工作阅历，2年以上（含）行政工作管理岗位

工作阅历；

02.实力要求：思路清晰，逻辑推理实力强，学习实力强，能够组织大型活

动项目，有基础财务学问为佳；

03.技能要求：娴熟的公文写作实力，优秀的口头表达实力，娴熟驾驭办公

软件和各类办公设备的操作；

04.工作环境：该职位办公场所位于公司办公室，上班时间9：30-18：00,

实行2周双休2周单休的考勤制度，国家法定节假日正常休息。

（三）行政专员岗位说明书

行政专员岗位说明书

岗位名称：行政专员所属部门：行政部撰写日期：

岗位级别：专员级别岗位评价：行政副理资料备案：人力资

源部

商务情报专员法务专员后勤专员行政专员

0L接受训练

（01）行政专员应接受基本技能训练，了解并驾驭公司企业文化、价值观；

（02）行政专员应接受专业技能训练，了解并驾驭行政部整体运作。

01.办公室事务操作

（01）负责公司办公室饮用水订购工作（申购、运用、管理等）；

（02）负责公司办公室员工餐订购工作（订购、供应商管理、费用报销等）;

（03）负责公司月度卫生大扫除组织实施工作

（04）负责公司办公室员工行为管理工作（检查、公布等）；

（05）负责公司办公室平安监管工作（用水、用电、防火、防盗、日常检查

等）；

（06）负责公司办公室图书保管工作（选购、入库、借阅、归还等）；

（07）负责办公室前台接待工作（出入登汜、钥匙交接、来访接待等）；

（08）负责部门公积金账目日常管理（费用报销、现金管理等）。

02.图书管理事务操作

（01）负责公司图书杂志的外借、归档等工作。

03.打印复印事务操作

（01）负责公司文件打印、复印，数量统计，费用报销等工作。

04.快递传真事务操作

（01）负责公司快递收发工作（收件、发件、登记、交接、统计等）；

（02）负责公司传真收发工作（收件、登3己、交接等）。

05.门店公文交接悚作

（01）负责公司办公室和门店间公文交接工作（下发、交接、核查、跟进等）。

06.口常办公用品操作

（01）负责公司办公用品下单、验收、入库、领用、登记、盘点、分析等。

07.差旅会务服务操作

（01）负责公司会务接待工作（预订酒店、会务服务、费用报销）。

（02）负责公司差旅管理的票务酒店预定、票据回收、费用报销。

08.公司办公会议管理操作

（01）负责公司会议是日常预定管理工作

09.月度报表制作

（01）负责部门月度报表中办公费数据统计工作。

10.办公室卫生清洁操作

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（01）负责公司办公室卫生管理工作（清洁工管理、检查、汇总、公布等）。

01.负有执行部门领导制定的岗位工作支配责任；

02.负有独立实施办公室日常事务服务操作责任；

03.负有帮助管控办公费用的日常支出报销责任；

04.负有完善基础行政单元的满足评价提升责任。

01.在工作中出现过失，依据《员工手册》、《奖惩制度》等相关规定，视详

细情节及造成后果严峻程度赐予警告、赔偿、处理、惩罚等；

02.因工作失误带来经济损失须要担当相应的经济责任。

01.学历要求：中文文秘或相关专业大专以上学历（含）。

02.工作经验：从事相关工作岗位一年以上（含）。

03.个人技能

（01）工作主动性强，耐性细致，有责任心，擅长及人沟通；

（02）学习实力强，擅长分析、思索问题；

（03）具备团队合作精神，适应高效率团队的工作方式。

04.专业技能

（01）基础公文写作实力，文件处理实力，文字录入编辑实力，、等办公

软件娴熟操作实力；

（02）良好的表达实力，较强的沟通实力；

（03）公司文件档案管理实力。

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四、工作内容

（一）行政经理工作内容

行政经理工作内容

类

周期时间段工作内容制度支撑备注

型

每日09:30—杳看乃々卜理

每日10:00—部门工作人员日记批阅

每日11:00—前一日未完成工作跟进

每日09:30—部门工作投诉处理

每

每日11:00—各工作工作支配跟进

日

每日11:00—宿舍事务完成状况跟进

每日11:00—部门制度工作处理

每日11:00—部门人员日常培训工作跟

每日11:00—部门协调事务跟进

周二09:3012:00部门日常工作会议

周三14:00—18：部门FI常费用审核

每

周四14:00—18：宿舍事务会议

周

周五16:00—18：部门制度审核

同八14:00—18：部门周工作支配编写

20日10:30—部门优秀案例、创新案例

每28日10:30-18:0门店月度评价数据提交

月30口10:30-18:0部门员工评价数据提交

5日-8日10:30—组织召开部门月度总结报

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100-14B10:30—部门月度总结艰告提交

15日10:30—组织召开部门月度案例评

28日10:30—部门下月度工作支配提交

第三月1010:30—行政部季度总结报告

每第三月1510:30—公司办公资产核查办公资产管理工作

—

季第三月1810:30—公司个人办公台帐核查制度

度第三月2010:30—宿舍资产盘点核查宿舍资产盘点工作

第三月2210:30—公司档案证照存档核查公司证照管理工作

11月10:30—部门年度总结农告

每

12月10:30—部门下一年度工作预算编

■I--

12月10:30—公司下一年度工作支配编

度

12月10:30—公司年会组织执行

（二）行政副理工作内容

类

周期时间段工作内容制度支撑备注

福R9:20-10:0杳看及处理

每R10:00-10:前一HT作状况了

每R11：00-12：宿全层和并且分票机动

每日9:30-18:0宿舍报诉处理宿金扬诉处理T作机动

每出：档案讦照外借公司档案管理「作机动

每R11:00-

每H11:00-18:新宿令卅1卅都助找机动

日行日11:00-18:宿舍退和机动

每日11:00-18:参照悟IT作古配丁机动

每日11:00-18:E口剧品订制印剧晶订制「作流机动

周一14:00-18:行政账目核对

周二14:00-18:日常常田报销

厝1四14:00-18:档案建档丁作公司档案管理T作

周书10:30-12:宿舍巡杏T作

周书14:00-18:提交下周T作古酊

1n10:30-18:轻带结留

母

5R10:30-18:门店宿舍帮用汇，总

月6H10:30-18:月由丁作曲结

15H10:30-18:餐我结竟

13/54

28日10:30-18:宿舍水电煤扣款宿舍均摊费用扣款

每砺目1010:30-18:行政都奉府点、结报

第二月1510:30-18:都助外公济产母占办公资产管理工作

季

第二日1510:30-18:帮助个人台账母占

度策二月1510:30-18:都助宿金洛产庶占宿舍咨产盘占丁作

弟一口2010:30-18:档案证昭核杏T作公司证照管理T作

每第12月1010:30-18:

部门年度总结报告

Rnn

（三）行政专员工作内容

行政专员工作内容

类周期时间段工作内容制度支撑备注

办公室卫生管控工作

每日9:30-9:45办公室卫生检查

流程

每日9:45-9:55工作回复

9:55-10:3办公室员工点餐事办公室员工餐订购工

每日

0宜作流程

每

10:30-11:

□每日传真快递收发快递收发工作流程

05

12:30-16:办公室会议预定工

每日公司会议管理制度

00作

16:00-17:打印复印操作工作流

每日打印复印工作机动

00程

14/54

17:00-18:

每日编写工作日记

00

17:00-18:办公室饮用水工作流

每日饮用水领用

00程

17:50-18:平安检查、设备关

每日办公室平安管理制度

00闭

每周

内部公文发布工作流

10:00-10:文件交接工作

周一程公司文件物品交接

30会议服务三、五

工作流程

交接

13:00-15:办公用品管理工作制

周三办公物品领用汇总

00度

每

12:00-18:

周周四行政月报数据汇总

00

报销费用核查发放

12:30-18:

周五一周办公检查汇总

00

提交下周支配

12:30-18:

周二办公用品盘点核查

00

10:30-18:办公用品管理工作制

1日办公物品下单

00度

每

10:30-18:

月1-3日提交行政月报表

00

5-8R10:30-18:月度总结

15/54

00

10:30-18:

25-28日每月考勤制作

00

10:30-18:优秀案例，创新案

15日

00例提报

10:30-18: