会议策划服务合同范本

会议策划服务合同范本1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX科技有限公司，

甲方地址：XX省XX市XX区XX路XX号XX大厦XX层，

甲方法定代表人/负责人：张三，

甲方联系方式

甲方是一家依法成立并有效存续的有限责任公司，主要从事XX领域的科技研发与产品销售业务。基于甲方在XX领域的业务拓展需求，甲方拟举办一场以XX为主题的行业峰会，旨在提升甲方品牌影响力、拓展商业合作渠道、促进行业交流。为保障此次峰会顺利举办，甲方特委托乙方提供专业的会议策划服务，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，达成如下协议。

在本次合作中，甲方作为委托方，负责提供峰会的核心需求、预算支持及最终决策，并对峰会的整体方向和效果承担最终责任；乙方作为服务提供方，将根据甲方的具体要求，提供从前期策划、资源整合、现场执行到后期评估的全流程会议服务，确保峰会达到预期目标。双方的合作基础在于甲方对峰会主题、规模、质量的具体需求，以及乙方在会议策划领域的专业能力和行业资源。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX会议策划有限公司，

乙方地址：XX省XX市XX区XX路XX号XX写字楼XX层，

乙方法定代表人/负责人：李四，

乙方联系方式

乙方是一家依法成立并有效存续的专业会议策划服务机构，专注于为客户提供高端会议、论坛、展览等活动的全案策划与执行服务。乙方在会议行业拥有超过十年的服务经验，累计服务客户遍布国内外，具备丰富的项目运作能力、资源整合能力和风险管控能力。基于乙方的专业资质和服务能力，甲方选择乙方作为本次峰会的策划服务供应商。

在本次合作中，乙方作为服务提供方，将严格按照甲方的需求，组建专业的项目团队，提供包括峰会主题设计、议程安排、嘉宾邀请、场地布置、物料制作、现场执行、媒体宣传等全方位服务。乙方将秉承专业、高效、严谨的服务理念，确保峰会的专业性和影响力。乙方的核心职责在于将甲方的需求转化为可执行的方案，并通过精细化的服务保障峰会顺利进行。双方的合作基础在于乙方对会议策划的专业能力，以及甲方对乙方服务质量的信任。

双方基于平等互利、诚实信用的原则，通过本次合作，旨在共同打造一场具有行业影响力的高端峰会，实现甲方品牌推广和商业合作的目标，同时提升乙方的市场口碑和业务规模。双方在合同签订后，将就峰会的具体细节进行进一步沟通，并按照合同约定履行各自的权利与义务。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的在于明确甲乙双方围绕XX行业峰会所进行的会议策划服务合作事宜。具体范围包括但不限于：乙方根据甲方需求，提供从峰会主题策划、议程设计、嘉宾邀请与管理、会场布置与设备租赁、物料设计与制作、现场流程执行、媒体关系协调、活动宣传推广到会后效果评估的全流程策划与执行服务。乙方需确保各项服务内容符合甲方的要求，并达到行业专业标准，最终目标是为甲方打造一场高规格、高效率、高影响力的行业峰会，实现甲方提升品牌形象、拓展商业合作、促进行业交流的核心目标。本合同所涵盖的服务范围自合同签订之日起生效，直至峰会成功举办且相关收尾工作完成之日止。

第二条定义

1.**会议策划服务**：指乙方为甲方提供的包括但不限于峰会主题构思、方案设计、资源整合、流程管理、现场执行及效果评估的专业服务。

2.**峰会**：指甲方委托乙方策划举办的以XX为主题的行业峰会，包括主论坛、分论坛、圆桌讨论、展览展示、商务对接等环节。

3.**服务周期**：指乙方提供会议策划服务的起止时间，自合同生效之日起至峰会结束及后续收尾工作完成之日止。

4.**服务费用**：指甲方根据合同约定向乙方支付的服务报酬，包括但不限于策划费、执行费、资源费等。

5.**不可抗力**：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力与义务：

(1)甲方有权对乙方的服务方案提出修改意见，并要求乙方根据需求调整服务内容，但需在不违反合同核心目的的前提下进行。

(2)甲方应按时提供峰会相关的核心需求资料，包括但不限于峰会目标、目标嘉宾名单、预算分配、宣传需求等，并保证资料的合法性和真实性。

(3)甲方应按照合同约定按时足额支付服务费用，逾期支付需承担违约责任，包括但不限于支付滞纳金或赔偿乙方实际损失。

(4)甲方有权监督乙方的服务过程，并要求乙方定期汇报项目进展，乙方需积极配合甲方的合理监督需求。

(5)甲方需配合乙方完成嘉宾邀请、场地协调等关键环节，并及时确认相关安排，避免因甲方原因导致服务延误或增加成本。

(6)峰会结束后，甲方有权对乙方的服务进行评估，并提出改进建议，乙方需根据评估结果优化后续服务。

2.乙方的权力与义务：

(1)乙方有权根据甲方的需求制定服务方案，并要求甲方提供必要的信息支持，甲方应积极配合提供相关资料。

(2)乙方应组建专业的项目团队，由项目负责人全程负责，确保服务方案的科学性和可行性，并按时提交方案供甲方审核。

(3)乙方需严格按照合同约定的服务范围和标准执行，包括但不限于议程安排、嘉宾邀请、场地布置、物料制作、现场执行等，确保峰会流程顺畅。

(4)乙方有权要求甲方配合完成嘉宾邀请确认、会场搭建验收等关键环节，如甲方无正当理由拒绝配合，乙方有权调整服务方案或解除合同并索赔。

(5)乙方需确保峰会使用的所有设备、物料符合安全标准，并对现场服务人员的管理负责，如因乙方原因导致安全事故，乙方需承担全部责任。

(6)乙方应妥善保管甲方的商业信息及峰会资料，未经甲方书面同意，不得泄露给第三方，并承担因泄密导致的损失赔偿责任。

(7)乙方需在峰会结束后提交完整的会议报告，包括服务总结、嘉宾反馈、媒体报道等，并配合甲方进行后续宣传及效果评估。

(8)乙方有权根据市场行情调整部分非核心服务内容的价格，但需提前30日书面通知甲方，双方协商一致后方可执行。

第四条价格与支付条件

1.本合同项下的会议策划服务费用总额为人民币XX元（大写：XX元整），该费用包含乙方提供本合同第一条所述全部服务内容所产生的费用，具体费用构成详见附件一（如无附件，则删除此句）。

2.甲方应按照以下方式向乙方支付服务费用：

（1）首付款：合同签订后XX日内，甲方应向乙方支付服务费用总额的XX%，即人民币XX元（大写：XX元整）；乙方在收到首付款后正式组建项目团队并启动服务。

（2）进度款：峰会现场执行前XX日内，甲方应向乙方支付服务费用总额的XX%，即人民币XX元（大写：XX元整）；乙方在收到进度款后完成关键资源采购及现场准备工作。

（3）尾款：峰会成功举办结束后XX日内，甲方应向乙方支付服务费用总额的XX%，即人民币XX元（大写：XX元整）；乙方在收到尾款后提供完整的项目报告及资料归档服务。

3.支付方式：甲方应通过银行转账方式将款项支付至乙方以下账户：

开户行：XX银行XX支行，

账户名称：XX会议策划有限公司，

账号：XX。

4.乙方在收到每一笔款项后，应向甲方开具等额的增值税专用发票或普通发票，甲方凭发票进行账务处理。如甲方因故延迟支付任何一期款项，每逾期一日，应按逾期金额的XX%向乙方支付违约金，逾期超过XX日，乙方有权暂停服务或解除合同并要求甲方支付全部服务费用及已产生损失。

第五条履行期限

1.本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期为自合同签订之日起至峰会成功举办且所有后续收尾工作完成之日止，预计服务周期为XX个月。

2.乙方服务启动时间：合同签订后XX日内，乙方需完成初步方案设计并提交甲方审核。

3.关键时间节点：

（1）方案确认：甲方应在收到乙方方案后XX日内完成审核并书面确认，若需修改，乙方应在收到修改意见后XX日内提交最终版本。

（2）嘉宾邀请：乙方应在峰会前XX周完成核心嘉宾邀请确认，并将邀请名单及行程安排提交甲方备案。

（3）场地布置：乙方应在峰会前XX天完成所有会场布置及设备调试工作，并通知甲方进行验收。

（4）峰会举办：峰会定于XX年XX月XX日至XX日举办，乙方需确保全程服务到位。

（5）收尾工作：峰会结束后XX日内，乙方需完成物料清点回收、财务结算及项目报告提交，并配合甲方进行效果评估。

6.如因甲方原因导致服务延期（如未及时提供资料、未确认嘉宾邀请等），乙方的服务期限相应顺延，甲方仍需按原约定支付服务费用，并承担因此给乙方造成的额外成本。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）付款延迟：如甲方未按本合同第四条约定按时支付任何一期款项，每逾期一日，应按逾期金额的XX%向乙方支付违约金（最低不低于人民币XX元），逾期超过XX日，乙方有权解除合同，甲方需支付已完成服务的费用及相当于合同总价XX%的违约金，并赔偿乙方因此遭受的直接损失（包括但不限于已产生的策划成本、资源采购费用等）。

（2）需求变更：甲方在服务过程中单方面要求重大变更（如增加服务内容、调整核心时间节点），若该变更导致乙方成本增加或工作量显著加大，双方应就新增费用进行协商，甲方需承担额外费用；若变更超出乙方合理预期且未达成一致，乙方有权拒绝执行并解除合同，甲方需支付已完成服务的费用及相当于合同总价XX%的违约金。

（3）资料提供延迟：如甲方未按时提供合同约定的关键资料（如预算明细、嘉宾名单等），导致乙方服务受阻，每延迟一日，甲方应向乙方支付人民币XX元作为违约金，且乙方有权暂停受影响的服务，直至资料提供齐全，期间已产生的费用仍需支付，逾期超过XX日，乙方有权解除合同并要求全额赔偿。

2.乙方违约责任：

（1）服务质量不合格：如乙方提供的服务未达到合同约定的标准（如嘉宾邀请失败率超过XX%、场地布置不符合要求被甲方拒绝等），甲方有权要求乙方在XX日内完成整改，整改期间甲方按原费用XX%支付服务费；若整改后仍不合格，甲方有权解除合同，乙方需退还已收款项的XX%并赔偿甲方直接损失（最高不超过合同总价），具体损失包括但不限于因服务缺陷导致的品牌声誉损害、赞助商索赔等。

（2）进度延误：如乙方因自身原因未能按本合同第五条约定的时间节点完成关键工作（如方案逾期XX日未提交、现场布置延误XX小时以上等），每逾期一日，乙方应向甲方支付人民币XX元作为违约金（累计不超过合同总价XX%），且甲方有权根据延误程度要求乙方相应降低服务费用。若延误导致峰会无法按期举办，乙方需承担全部责任，包括但不限于退还全部已收款项、赔偿甲方因此遭受的直接损失（如差旅费用、宣传费用损失等）。

（3）泄密或侵权：如乙方在服务过程中泄露甲方的商业秘密或因使用侵权素材（如未授权的图片、音乐等）导致甲方遭受损失，乙方需立即停止违约行为并赔偿甲方全部损失（包括直接经济损失、律师费、诉讼费等），甲方有权解除合同并追究乙方的刑事责任。

3.不可抗力免责：如因不可抗力导致合同无法履行或部分无法履行，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方并提供相关证明文件，协商调整服务范围或终止合同，已产生的费用按实际服务比例结算。

4.赔偿上限：除本合同另有约定外，任何一方对另一方的赔偿责任不超过合同总价，若损失超过此限额，违约方应补足差额。

第七条不可抗力

1.本合同所称“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于：自然灾害（如地震、洪水、台风、暴雨等）；战争、军事冲突、恐怖袭击、暴乱等社会事件；政府行为（如法律变更、行政命令、政策调整等）；流行病疫情（如传染病大规模爆发等）；以及其他类似无法预见、无法避免的意外事件。

2.任何一方因不可抗力导致无法完全或部分履行本合同义务时，应在不可抗力发生后XX日内书面通知对方，并提供相关机构出具的证明文件（如气象部门、政府公告、法院判决等），以便对方核实。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。

3.因不可抗力导致的履行障碍期间，双方均不承担违约责任，已产生的费用按实际服务比例结算。如不可抗力影响持续超过XX日，双方有权协商解除合同，双方互不承担赔偿责任，但已产生的合理成本（如已采购的物料费用、已支付的人员工资等）由受益方承担。

4.不可抗力消除后，受影响方应立即恢复履行合同义务，如合同履行已不可能，双方应就后续事宜达成书面协议。任何一方不得利用不可抗力作为拖延履行或逃避责任的借口。若一方故意隐瞒或虚报不可抗力情况，应承担相应的违约责任。

5.双方同意，在不可抗力事件发生后，应积极配合采取合理措施减少损失，包括但不限于调整服务方案、保存已完成的工作成果等，相关费用由受益方承担。

第八条争议解决

1.本合同履行过程中发生的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可提交以下第XX种方式解决：

（1）提交XX仲裁委员会，按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

（2）依法向XX省XX市有管辖权的人民法院提起诉讼。

2.争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本合同其他未受争议影响的义务，任何一方不得因此中断或停止服务，也不影响后续争议的解决。

3.若选择仲裁方式，仲裁地点为XX市，仲裁费用由败诉方承担；若选择诉讼方式，管辖法院为被告住所地或合同履行地法院，诉讼费用由败诉方承担。

4.双方在争议解决前，应本着诚实信用的原则，妥善保管与争议相关的全部资料（如往来函件、会议记录、财务凭证等），并配合争议解决机构的工作。任何一方伪造、毁灭证据或提供虚假情况，应承担相应的法律责任。

5.争议解决后，双方应签署书面和解协议或仲裁裁决书/法院判决书，并据此履行相关义务；如一方拒不履行，另一方可依法申请强制执行。双方同意，争议解决结果不得影响本合同其他条款的效力。

第九条其他条款

1.通知方式：本合同项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本合同首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应提前XX日书面通知对方。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递或挂号信方式发送的，寄出后XX日视为送达。

2.合同变更：对本合同的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，作为本合同不可分割的一部分。任何一方不得单方面变更合同内容，否则变更无效，并承担相应的违约责任。

3.保密义务：双方应对在本合同履行过程中知悉的对方商业秘密（包括但不限于技术信息、经营策略、客户名单、价格体系等）承担保密义务，非经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。保密期限为本合同有效期内及合同终止后XX年。但法律法规另有规定或监管机构要求的除外。

4.不可分割性：本合同各条款应被视为一个整