单位员工离职交接标准流程

单位员工离职交接标准流程离职交接是保障工作连续性、维护单位权益与员工职业信誉的关键环节。一套规范的离职交接流程，既能避免工作断层，也能清晰划分责任边界。以下从申请审批、交接准备、事务移交、手续办结、后续跟进五个维度，详解标准流程及实操要点。一、离职申请与审批阶段员工需提前30日（或依单位制度）以书面形式提交离职申请，明确离职意向、预计离职日期及工作交接初步计划。直属上级初审：收到申请后，与员工沟通离职原因，评估当前工作进度、项目复杂度及交接难度，判断是否可按计划离职；同步向HR部门反馈员工离职意向。HR介入沟通：审核申请材料，与员工确认离职细节（如竞业限制、保密协议履行要求），结合部门意见确定最终离职日期，并启动内部审批流程（如部门负责人、分管领导签字确认）。审批结果通知：审批通过后，HR正式通知员工及相关协作部门（如财务、行政、IT），同步更新员工离职信息至内部系统。二、交接准备工作（一）资料与工作梳理员工需系统整理手头工作，形成清晰的交接脉络：项目类：按“已完成/进行中/待启动”分类标注项目，说明进度、资源投入、合作方诉求、风险点及后续推进建议，附合同、邮件、会议纪要等支撑材料。日常类：梳理周期性任务（如周报、客户回访）的执行标准、模板及历史记录；撰写《岗位操作手册》，明确核心系统（如财务、客户管理系统）的操作流程、账号权限及注意事项。涉密类：涉密资料按单位保密制度处理（如申请解密、移交至指定涉密岗），敏感信息（如客户隐私、核心技术参数）需提前脱敏或移交权限。（二）交接对象确认HR或部门负责人需指定接手人（可一人或多人，依工作复杂度）。员工需提前与接手人沟通交接时间、方式（如面对面培训、线上文档共享），并预留3-5个工作日进行专项答疑或实操演示。若接手人暂未确定，可先由直属上级或临时负责人对接，确保工作不中断。三、正式交接实施（一）工作事务交接1.未完成项目：与接手人逐一对接项目进度，演示核心工作环节（如项目排期工具、汇报机制），明确“当前卡点、需协调资源、预期交付节点”，确保接手人可独立推进。2.日常工作：移交客户/供应商台账（含联系人、合作周期、特殊要求），演示客户投诉处理、供应商对账等高频场景的操作流程；同步交接内部协作清单（如跨部门对接人、会议机制）。3.待办事项：列出离职前需完成的任务清单（如合同收尾、款项结算），明确优先级及交付标准，与直属上级确认后闭环。（二）资料与资产交接文档资料：电子文档按部门要求上传至指定服务器/共享文件夹，纸质文件移交至档案管理岗，双方签字确认《资料交接清单》（含文件名称、数量、存放位置）。涉及第三方的资料（如客户合同），需同步告知对接人后续对接注意事项。办公资产：清点个人使用的办公设备（电脑、打印机等）、钥匙、门禁卡、工牌等，填写《资产交接清单》，经行政部门核验无误后签字确认，完成实物移交。（三）财务事项交接结清个人借款、备用金，完成未报销费用申报（附合规票据）；HR或财务部门核算离职当月工资、奖金、福利，明确发放时间及方式；涉及竞业限制的员工，需确认补偿金发放周期及保密义务履行要求。四、交接确认与手续办结（一）交接清单签署交接完成后，员工、接手人、监交人（直属上级或HR）共同签署《离职交接确认单》，明确“所有工作已交接完毕，无遗漏事项”。若后续发现交接不清，可依此追溯责任。（二）HR手续办理离职证明：HR出具离职证明，注明离职时间、岗位，员工核对信息无误后签收（如需注明在职表现，依单位规定执行）。社保与档案：HR协助办理社保、公积金停缴手续；如需转移档案，员工提供接收方地址，由单位按规定流程寄出（或通知员工自取）。权限注销：关闭员工办公系统账号、邮箱、门禁权限，回收企业微信、钉钉等内部通讯工具的使用权限。（三）其他手续归还单位配发的书籍、证件（如岗位资格证）；结清宿舍水电费（若有），完成工位清理，经行政部门检查合格后，方可正式离岗。五、交接后跟进（一）答疑支持离职后7日内，接手人遇问题可通过指定渠道（如邮件、企业微信）咨询原员工，员工应配合提供必要帮助（非强制，依离职协议约定）。（二）离职反馈HR通过线上问卷或电话回访，了解员工离职原因、对单位管理的建议，为优化人才保留机制提供参考。（三）工作复盘部门总结本次交接中的问题（如资料缺失、流程模糊），完善《岗位工作手册》，优化后续离职交接流程，提升工作连续性。