员工离职手续办理常用表格大全

员工离职手续办理常用表格大全员工离职是企业人才流动的常态环节，规范的离职手续表格既是企业管理合规性的体现，也是保障员工权益、避免劳动纠纷的核心工具。一套完善的离职表格体系，能让离职流程从“申请-审批-交接-清算-存档”全环节清晰可控，同时为企业沉淀管理经验、优化人才策略提供数据支撑。本文梳理企业常用的离职手续表格类型、核心内容及实操要点，助力HR与员工高效完成离职流程。一、离职申请与审批类表格1.员工离职申请表（发起离职的“第一份文件”）核心用途：员工主动发起离职意向，明确离职类型、时间及原因，作为流程启动的书面依据。内容模块：个人信息：姓名、部门、岗位、入职日期、劳动合同期限；离职信息：离职类型（辞职/辞退/合同到期/协商解除等）、拟离职日期（需符合《劳动合同法》“提前30天（试用期提前3天）书面通知”的要求）、离职原因（建议客观表述，如“职业发展规划调整”“家庭区域变动”等）；审批栏：直属上级意见（需明确是否同意、是否需沟通挽留）、HR初审意见（核对劳动合同、考勤等基础信息）、公司最终审批意见。填写要点：离职日期需与法律规定、公司制度匹配（如无特殊约定，正式员工需提前30天申请）；离职原因避免模糊表述（如“个人原因”可补充细节，便于企业复盘管理问题）；上级意见需在3个工作日内反馈，避免流程卡顿。场景示例：员工小李因考取异地编制，在离职申请表中注明“家庭区域变动”，拟离职日期距申请日35天，上级签字同意后流转至HR。2.离职审批单（多部门协同的“流程枢纽”）核心用途：串联行政、财务、IT、人事等部门，确认离职前各项义务（工作交接、资产归还、欠款结清等）是否完成，形成“流程闭环”。内容模块：员工基础信息、离职类型；部门审批栏：行政部（工牌、钥匙、办公用品归还）、财务部（借款/报销结清）、IT部（系统权限注销、设备归还）、人事部（档案/社保手续确认）；最终审批意见（如“同意离职，准予办理后续手续”）。填写要点：各部门需逐项核查，避免遗漏（如IT部需确认员工已退出公司OA、邮箱等系统）；审批人需签字并注明日期，确保责任可追溯；若某部门存在异议（如财务欠款未结清），需暂停流程直至问题解决。场景示例：员工小张离职时，IT部发现其未归还备用U盘，在审批单中注明“设备未归还，暂缓审批”，HR协调小张归还后，流程继续推进。二、工作交接类表格1.工作交接清单（通用版：保障工作“无缝衔接”）核心用途：明确交接内容、状态及责任，避免因人员变动导致工作中断、客户流失或任务延误。内容模块：交接项目：文件资料（名称、存放位置、密级）、未完成任务（进度、对接人、截止日期）、客户资源（名称、需求、合作阶段）、系统权限（账号、密码、权限范围）；交接状态：已交接/待交接/需特殊说明（如“客户合同需3日内跟进续约”）；签字栏：交接人、接交人、监交人（一般为直属上级）签字及日期。填写要点：文件资料需列明电子版/纸质版的具体路径（如“《2023年市场调研报告》存于共享盘：/部门文档/市场部/2023Q3”）；未完成任务需附相关邮件、文档截图，确保接交人清晰了解背景；监交人需全程监督，确认交接无遗漏后签字。场景示例：技术岗员工小赵离职，交接清单详细记录“核心代码库权限（账号：dev001，密码已重置）”“未完成项目《APP迭代开发》：当前进度80%，需对接测试部李姐”，接交人小王签字确认后，项目顺利过渡。2.客户/业务交接表（业务岗专属：守住“客户资产”）核心用途：针对销售、客服、客户经理等岗位，梳理客户资源、业务进展，确保客户服务连续性，降低客户流失风险。内容模块：客户信息：名称、联系人、联系方式、合作起始日；业务状态：当前合作阶段（谈判/签约/服务中/续约期）、未结款项（金额、付款节点）、客户需求（近期需解决的问题，如“产品功能优化”）；交接备注：客户性格特点、沟通禁忌（如“张总不喜电话沟通，优先微信”）；交接人/接交人签字。填写要点：客户联系方式需验证准确性（如拨打一次确认）；业务状态需如实描述（如“客户对价格存疑，建议后续提供竞品对比表”）；可附《客户沟通记录摘要》作为附件，提升交接效率。场景示例：销售小周离职，交接表中注明“客户A公司：王经理，需求为‘降低物流成本’，已提交方案待反馈；未结款项5万元，约定下月10日付款”，接交人小吴据此跟进，客户未因人员变动中断合作。三、财务清算类表格1.离职员工薪资结算单（“钱账两清”的核心凭证）核心用途：核算离职员工最终薪资、福利、欠款等，明确双方财务往来，避免薪资纠纷。内容模块：员工信息：姓名、部门、岗位、离职日期；薪资构成：基本工资、绩效工资、补贴（交通/餐补等）、考勤天数（需与考勤记录一致）、日薪（基本工资÷21.75）、应发薪资；扣除项：借款（需附借条）、社保公积金个人部分（按实际缴纳月数计算）、违纪罚款（需有公司制度依据）；实发金额：应发-扣除项；确认栏：财务签字、员工签字（确认金额无误）。填写要点：考勤天数需核对打卡记录（如离职当月出勤15天，需标注“15天（含工作日+调休）”）；扣除项需提供书面依据（如借款需员工签字的借条，罚款需《员工违纪通知书》）；员工需在收到薪资前签字确认，避免后续争议。场景示例：员工小孙离职当月出勤18天，基本工资8000元，日薪≈367.8元，考勤工资=18×367.8≈6620元；扣除未归还的备用金1000元，实发5620元，小孙签字确认后，财务发放薪资。2.资产归还清单（“物归原主”的责任界定）核心用途：确认员工归还公司资产（设备、办公用品、钥匙等），避免企业财产损失，明确损坏/遗失的赔偿责任。内容模块：资产信息：名称、型号、编号（如电脑“MacBookPro，A1990，编号：IT001”）、领用日期；归还状态：已归还（外观/功能是否完好）、损坏/遗失（需注明损坏程度、赔偿金额，如“键盘损坏，赔偿200元”）；签字栏：交接人（员工）、验收人（行政/IT岗）签字及日期。填写要点：资产需与《员工领用登记表》逐项核对（如工牌编号、钥匙数量）；损坏资产需按公司《资产管理制度》赔偿，赔偿金额需明确（如“按折旧后价值的80%赔偿”）；验收人需现场检查（如电脑需开机测试硬件、系统），避免“表面归还，实际损坏”。场景示例：员工小郑离职归还笔记本电脑，验收人发现屏幕有划痕（未购买碎屏险），根据制度按折旧价（原价8000元，使用2年，折旧后4000元）的50%要求赔偿2000元，小郑签字确认后完成资产交接。四、人事档案与社保类表格1.离职人员档案转移申请表（“档案有家”的合规操作）核心用途：办理员工档案转移（户籍地人才市场、新单位、街道办等），确保档案管理符合《档案法》及人社部门要求。内容模块：员工信息：姓名、身份证号（可隐去后四位）、原档案存放地（如“XX市人才服务中心”）；转移信息：拟转移地址（需提供准确的人才市场/单位档案接收地址、联系人、电话）、转移方式（机要邮寄/EMS标准快递，优先选择机要）；签字栏：员工签字（确认转移信息）、HR签字（确认流程合规）。填写要点：档案接收地址需提前核实（如人才市场需提供“XX市人才服务中心档案部，地址：XX路XX号，邮编XXX”）；转移方式优先选择“机要邮寄”（安全、可追溯），避免个人携带档案；HR需跟踪档案到达情况（如通过机要号查询物流），确保档案“流转有记录”。场景示例：员工小冯离职后入职国企，需将档案转至新单位。HR在申请表中填写新单位档案接收地址（“XX集团人力资源部，地址：XX区XX街XX号”），选择机要邮寄，15日后查询显示档案已签收。2.社保公积金停缴申请表（“断缴有理”的时间把控）核心用途：通知社保、公积金管理部门停缴员工社保、公积金，避免多缴（增加企业成本）或漏缴（影响员工权益）。内容模块：员工信息：姓名、身份证号、社保/公积金账号；停缴信息：停缴起始月份（需与离职日期匹配，如“2023年11月”）、停缴原因（“劳动合同解除”）；签字栏：HR签字、单位盖章。填写要点：停缴月份需结合当地政策（如北京地区，离职当月15日前离职，当月停缴；15日后离职，次月停缴）；需提前核对员工社保状态（如是否处于“欠费”“冻结”状态），避免停缴失败；提交时间需在当地社保/公积金申报截止日前（如北京社保每月5-25日申报，需在此期间提交）。场景示例：员工小杨10月25日离职，HR根据北京政策，在11月5日前提交停缴申请，确保11月停缴社保公积金，避免企业多承担11月费用。五、离职证明与协议类文件1.离职证明（“职场通行证”的法律效力）核心用途：证明员工离职状态，用于新单位入职、社保转移、失业登记等，是《劳动合同法》规定的企业义务（员工离职时，企业需“在解除或终止劳动合同时出具证明”）。内容模块：员工信息：姓名、身份证号（可隐去后四位）、入职日期、离职日期；离职情况：离职原因（中性表述，如“劳动合同期满终止”“个人原因辞职”）、在职期间职务（如“担任市场部专员”）；单位信息：公司全称、盖章（鲜章）、日期。填写要点：离职原因需客观中立，避免负面表述（如“因不胜任工作被辞退”可改为“劳动合同解除”）；信息需与劳动合同、离职申请表一致（如入职日期、岗位）；盖章需清晰（建议使用红色公章），日期为离职证明开具当日。场景示例：员工小袁入职新公司时，HR要求提供离职证明。原公司按模板开具：“兹证明袁XX（身份证号：XXX）于2021年5月1日入职我司，2023年10月31日因个人职业发展规划离职，在职期间担任产品运营岗。”小袁顺利入职新公司。2.离职协议书（解除/终止劳动合同的“权利契约”）核心用途：明确双方解除/终止劳动合同的权利义务，如经济补偿、竞业限制、保密协议、纠纷解决方式等，避免后续法律纠纷。内容模块：双方信息：员工姓名、身份证号、公司全称、法定代表人；劳动合同信息：签订日期、期限、岗位；解除/终止原因：如“协商一致解除”“劳动合同期满终止”；经济补偿（如适用）：金额、支付方式（一次性/分期）、支付时间；特殊约定：竞业限制期限（如“离职后12个月内，不得入职竞品公司”）、保密义务（“不得泄露公司商业秘密”）、纠纷解决（“协商不成，提交XX仲裁委仲裁”）；签字栏：员工签字、公司盖章、日期。填写要点：经济补偿需符合《劳动合同法》（如“N+1”中的N为工作年限，每满1年支付1个月工资）；竞业限制需明确补偿金标准（如“每月支付员工离职前12个月平均工资的30%”），且期限不超过2年；双方需自愿签字（避免胁迫、欺诈），建议员工仔细阅读后再签字。场景示例：公司因业务调整辞退员工小吕（工作3年，月均工资____元），签订离职协议：“双方协商一致解除劳动合同，公司支付经济补偿3.5个月工资（____元），于离职后15日内支付；小吕离职后6个月内，不得入职同行业竞争企业，公司每月支付竞业限制补偿金3000元。”双方签字后，纠纷风险降至最低。六、特殊情况类表格（“例外场景”的灵活应对）1.离职员工访谈记录表（“管理复盘”的一手资料）核心用途：通过离职员工访谈，收集对公司管理、文化、薪酬、流程的真实反馈，为企业优化管理提供依据。内容模块：员工信息：姓名、部门、岗位、离职原因（初步）；访谈内容：离职的真实原因（如“加班强度大，缺乏个人时间”）、对公司的建议（如“希望优化绩效考核制度”）、对团队的评价；访谈人、日期。填写要点：访谈需客观中立，避免引导性提问（如“你是不是因为工资低才离职？”可改为“你认为公司在薪酬福利方面有哪些改进空间？”）；反馈需整理分类（如“薪酬类”“文化类”“流程类”），定期向管理层汇报；承诺对员工反馈保密，消除员工顾虑。场景示例：HR访谈离职员工小郭，得知“部门协作流程繁琐，跨部门沟通效率低”是主因。HR整理后提交管理层，公司后续优化了OA审批流程，部门间协作效率提升30%。2.紧急离职审批表（“突发情况”的合规简化）核心用途：员工因重病、家庭变故等突发情况需紧急离职时，简化审批流程（但需确保核心义务完成），兼顾人性化与合规性。内容模块：员工信息：姓名、部门、岗位、入职日期；紧急原因：需附证明材料（如医院诊断书、亲属病危通知书）；拟离职日期：需说明“因紧急情况，申请提前X天离职”；审批栏：直属上级意见（“同意紧急离职，工作交接已简化完成”）、HR意见（“确