会议费合同协议

会议费合同协议甲方：[甲方公司名称]统一社会信用代码：[甲方公司代码]法定代表人：[甲方代表姓名]地址：[甲方公司地址]联系方式：[甲方联系电话]乙方：[乙方公司名称]统一社会信用代码：[乙方公司代码]法定代表人：[乙方代表姓名]地址：[乙方公司地址]联系方式：[乙方联系电话]鉴于甲方拟举办[会议名称]，需要乙方提供相关会议服务，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办会议事宜达成如下协议：一、会议服务内容及要求（一）会议基本信息1.会议名称：[具体会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]，共计[X]天3.会议地点：[详细会议地点]（二）服务内容1.场地布置根据会议主题和甲方要求，负责会议场地的整体设计与布置，包括但不限于舞台搭建、音响设备安装调试、灯光布置、背景板制作、桌椅摆放等，营造出符合会议氛围的环境。提供会议所需的绿植装饰，确保场地美观舒适。2.会议设备及用品提供配备并提供会议期间所需的音响设备、投影仪、麦克风、白板、书写笔、纸张等设备及用品，保证设备正常运行，用品充足供应。负责设备的安装、调试及现场技术支持，及时解决设备出现的故障问题。3.餐饮服务按照甲方确定的餐饮标准和菜单，提供会议期间的早、中、晚餐及茶歇服务。确保餐饮质量符合卫生标准，菜品丰富多样、口味可口，满足参会人员的饮食需求。合理安排餐饮供应时间，保证用餐秩序。4.住宿安排协助甲方安排参会人员的住宿事宜，与合作酒店进行沟通协调，确保提供干净、舒适、安全的住宿环境。根据甲方要求，办理参会人员的入住、退房手续，提供必要的住宿服务，如叫醒服务、行李搬运等。5.会议资料准备根据甲方提供的资料和要求，负责会议资料的设计、印刷、装订及分发工作。会议资料包括但不限于会议手册、议程表、发言稿、资料袋等。确保会议资料内容准确无误，排版精美，按时交付甲方审核，并根据审核意见进行修改完善。6.会议组织与协调制定详细的会议议程安排，经甲方确认后负责会议的组织实施。包括会议的签到、开场、主持、议程推进、休息安排、结束等环节的协调工作。负责与参会人员进行沟通，及时解答疑问，收集反馈意见，确保会议顺利进行。在会议期间，安排专人负责现场秩序维护，处理突发情况，保障会议的正常秩序和安全。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的会议服务进行监督检查，提出意见和建议，要求乙方及时改进。对会议服务的质量、进度、费用等方面有知情权，有权要求乙方定期汇报工作进展情况。在乙方未按照本协议约定履行义务时，有权解除协议，并要求乙方承担相应的违约责任。2.义务向乙方提供举办会议所需的详细信息，包括会议主题、议程、参会人员名单、餐饮标准、住宿要求等相关资料，并对所提供资料的真实性、准确性负责。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付会议费用。在会议筹备和举办过程中，积极配合乙方的工作，提供必要的协助和支持。如涉及甲方内部审批流程等事项，应及时办理，确保不影响会议服务的正常进行。（二）乙方权利与义务1.权利按照本协议约定收取会议服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主安排会议服务的具体实施细节，但需确保服务质量符合本协议及相关法律法规的规定。在甲方未按照本协议约定履行义务时，有权要求甲方履行义务或采取相应的补救措施，并要求甲方承担因此给乙方造成的损失。2.义务严格按照本协议约定的服务内容和要求，提供高质量的会议服务，确保会议顺利举办。遵守国家法律法规及相关行业规范，确保会议服务过程中的安全、卫生等方面符合标准。对甲方提供的资料和信息予以保密，不得向任何第三方泄露。未经甲方书面同意，不得将本协议项下的服务转委托给第三方。在会议服务过程中，如发现任何可能影响会议正常进行的问题或风险，应及时通知甲方，并积极采取措施解决。按照甲方要求，定期向甲方汇报会议服务的进展情况，接受甲方的监督检查。会议结束后，向甲方提供详细的服务总结报告。三、会议费用及支付方式（一）会议费用总额本协议项下的会议服务费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。（二）费用明细1.场地布置费用：人民币[X]元，包括舞台搭建、音响设备租赁、灯光布置、背景板制作、桌椅租赁及绿植装饰等费用。2.会议设备及用品费用：人民币[X]元，涵盖音响设备、投影仪、麦克风、白板、书写笔、纸张等设备及用品的采购、租赁及消耗费用。3.餐饮服务费用：人民币[X]元，根据早、中、晚餐及茶歇的标准和预计参会人数计算得出。4.住宿安排费用：人民币[X]元，按照与合作酒店协商的价格及预计入住人数确定，包括房间预订、入住及退房手续办理等相关费用。5.会议资料准备费用：人民币[X]元，包含资料设计、印刷、装订及分发等费用。6.会议组织与协调费用：人民币[X]元，用于乙方组织会议实施、现场协调及秩序维护等工作的费用。（三）支付方式1.预付款：甲方应在本协议签订之日起[X]个工作日内，向乙方支付会议费用总额的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.进度款：在会议筹备工作完成[X]%后，甲方应在收到乙方提交的工作进度报告及付款申请之日起[X]个工作日内，向乙方支付会议费用总额的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。3.结算款：会议结束后，乙方应在[X]个工作日内，向甲方提交会议服务费用结算报告及相关凭证。甲方应在收到结算报告及凭证之日起[X]个工作日内进行审核，如无异议，则在审核通过后的[X]个工作日内，向乙方支付剩余的会议费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。乙方应在每次申请付款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、违约责任若一方违反本协议的任何条款，应承担相应的违约责任，并赔偿对方因此遭受的全部损失。（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付会议费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停会议服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金。如因甲方逾期付款导致会议服务无法正常进行或给乙方造成其他损失的，甲方应承担全部赔偿责任。2.若甲方提供的资料有误或未及时提供相关资料，导致乙方无法按照协议约定提供服务或造成服务延误、质量下降等问题，甲方应承担相应的责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的服务内容、质量标准或时间要求提供会议服务，应负责采取补救措施，并承担甲方因此遭受的全部损失。每逾期一日，应按照协议总金额的[X]%向甲方支付违约金。逾期超过[X]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的费用，同时乙方应按照协议总金额的[X]%向甲方支付违约金。如乙方的违约行为给甲方造成其他严重影响或损失的，乙方应承担全部赔偿责任。2.若乙方提供的会议服务不符合国家法律法规及相关行业规范，或因乙方原因导致会议过程中出现安全、卫生等问题及其他纠纷，乙方应承担全部法律责任和赔偿责任，包括但不限于甲方因此遭受的经济损失、声誉损失等。3.若乙方未经甲方书面同意，将本协议项下的服务转委托给第三方，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的费用，同时乙方应按照协议总金额的[X]%向甲方支付违约金。乙方还应承担因转委托给甲方造成的全部损失。五、保密条款双方应对在履行本协议过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、会议相关信息及其他机密资料予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用。本条款的保密期限为自本协议生效之日起[X]年。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款