某汽车租赁公司电脑设备管理规定

某汽车租赁公司电脑设备管理规定第一章总则第一条为规范某汽车租赁公司（以下简称“公司”）电脑设备管理，保障设备安全、稳定、高效运行，提升信息化办公水平，支撑业务高质量发展，结合公司实际，制定本规定。第二条本规定适用于公司总部及各分支机构（含门店、运营中心等）所有电脑设备的采购、登记、使用、维护、报废等全生命周期管理。本规定所称“电脑设备”包括台式计算机、笔记本电脑、平板电脑及配套的显示器、键盘、鼠标、电源适配器等外设（以下简称“设备”）。第三条设备管理遵循“统一规划、责任到人、安全优先、节约高效”原则，确保设备资源合理配置、规范使用、动态监管，最大限度发挥设备效能。第二章管理职责第四条行政部为设备统筹管理部门，主要职责包括：（一）制定设备管理制度及年度采购计划；（二）审核各部门设备需求，组织采购、验收及台账管理；（三）监督设备使用规范执行情况，协调跨部门设备调配；（四）组织设备报废鉴定及处置。第五条信息技术部（以下简称“IT部”）为设备技术管理部门，主要职责包括：（一）提供设备配置建议，评估技术可行性；（二）负责设备安装、调试、日常维护及故障维修；（三）监督设备信息安全，指导使用人做好数据备份与防护；（四）定期开展设备巡检，记录技术状态。第六条使用部门及使用人为设备直接管理责任人，主要职责包括：（一）提出合理设备需求，配合完成采购申请；（二）严格遵守设备使用规范，妥善保管设备及配件；（三）及时反馈设备故障，配合完成维修与巡检；（四）调离岗位或设备移交时，按规定办理交接手续。第三章设备采购与验收第七条设备采购实行“需求申报、分级审批、集中采购”制度。（一）需求申报：各部门于每年12月底前提交下一年度设备需求计划，注明设备类型、数量、配置要求及用途（如新增岗位、设备替换等）；临时需求需单独提交申请，说明紧急原因。（二）审核审批：行政部汇总需求后，联合IT部评估必要性与技术合理性，形成年度采购预算，按公司审批权限（5000元以下由部门负责人审批，5000元至2万元由分管副总审批，2万元以上由总经理审批）逐级报批。（三）采购执行：经审批后，行政部通过公司合格供应商名录实施采购；单次采购金额超过5万元的，需通过招标或比价程序确定供应商。第八条设备验收须由行政部、IT部及使用部门共同参与，验收内容包括：（一）核对设备型号、配置（如CPU、内存、硬盘、屏幕尺寸等）、数量及配件（如电源适配器、说明书、保修卡等）是否与采购合同一致；（二）测试设备性能（如开机速度、运行流畅度、网络连接等）及功能完整性；（三）检查设备外观是否完好，有无划痕、破损或部件缺失；（四）确认供应商提供的保修服务条款（如保修期、上门维修条件等）。验收合格后，填写《设备验收单》，三方签字确认；验收不合格的，由行政部协调供应商退换货。第四章设备登记与台账管理第九条设备验收合格后，行政部须在3个工作日内完成登记，建立《电脑设备管理台账》（电子台账与纸质台账并行），记录以下信息：（一）设备基本信息：名称、品牌、型号、出厂编号、序列号、配置参数；（二）管理信息：采购日期、采购金额、使用部门、使用人、存放地点；（三）状态信息：正常使用、维修中、闲置、报废等。第十条台账实行动态管理，设备调配、维修、报废等状态变更时，使用部门须在2个工作日内告知行政部，行政部同步更新台账信息。第十一条行政部每季度末组织使用部门开展设备清点，核对台账与实物一致性，形成《设备清点报告》报分管副总；年度终了，结合资产清查工作全面核查设备管理情况。第五章设备使用与操作规范第十二条设备实行“专人专用”制度，使用人须为公司在职员工，禁止转借非公司人员或用于私人事务。因工作需要跨部门临时借用的，须经借用人部门负责人、原使用人部门负责人及行政部审批，借用期限不超过15个工作日，借用期间设备安全责任由借用人承担。第十三条设备使用须遵守以下操作规范：（一）开机与关机：按设备说明书规范操作，避免强行断电；长时间不使用时应关闭电源，减少能耗。（二）软件安装：禁止安装与工作无关的游戏、视频软件等；安装业务所需软件须经IT部审核，通过公司统一软件分发平台下载，防止恶意程序侵入。（三）网络使用：接入公司内网须通过账号密码认证；访问互联网须遵守公司《网络安全管理办法》，禁止访问非法或高风险网站。（四）数据管理：重要业务数据（如客户信息、订单数据等）须定期备份至公司云盘或指定服务器，本地存储数据需设置访问密码；禁止在设备中存储色情、暴力、反动等违规内容。第十四条移动设备（笔记本电脑、平板电脑）使用额外规定：（一）外出携带须填写《移动设备外出审批单》，经部门负责人审批；赴外地出差的，须报分管副总审批。（二）携带设备时须随身携带，禁止放置于无人看管的车辆、酒店房间等场所；乘坐公共交通时注意防盗防抢。（三）返回公司后24小时内，须向IT部报备设备状态，如有损坏或数据异常，立即报告。第六章设备维护与维修第十五条设备维护分为日常维护与专业维护：（一）日常维护由使用人负责，包括保持设备清洁（每周至少清理一次灰尘、污渍）、检查线路连接（如电源、网线）、观察运行状态（如异响、过热）等，发现异常及时报告IT部。（二）专业维护由IT部负责，每季度对设备进行一次全面检查，内容包括硬件性能测试、系统漏洞修复、杀毒软件升级等，形成《设备维护记录表》。第十六条设备故障维修流程如下：（一）报修：使用人发现设备故障后，通过公司OA系统提交《设备维修申请单》，注明故障现象（如无法开机、屏幕花屏等），30分钟内同步告知IT部。（二）诊断：IT部接到申请后，2小时内现场确认故障原因；需拆机检测的，须经使用人签字同意。（三）维修：-小故障（如系统崩溃、软件冲突等）：IT部当场修复，修复时间不超过4小时；-硬件故障（如硬盘损坏、主板烧毁等）：IT部评估后，能更换配件的（如内存、硬盘），使用备用配件维修；需返厂或外修的，填写《外修审批单》，经行政部审核、分管副总批准后送修，维修周期不超过7个工作日（特殊情况除外）。（四）反馈：维修完成后，IT部在《设备维修申请单》中记录维修情况，使用人签字确认；外修设备返回后，IT部须重新测试性能，确认无误后方可交付使用。第十七条禁止使用人擅自拆机维修或委托非公司指定机构维修设备，否则造成的损坏由使用人承担赔偿责任；因使用不当（如进水、摔落）导致设备故障的，使用人须承担50%维修费用（最高不超过设备原值的30%）。第七章设备报废与处置第十八条设备符合以下条件之一的，可申请报废：（一）使用年限超过5年（笔记本电脑、平板电脑超过4年），主要部件老化，无法满足基本办公需求；（二）维修费用超过设备当前残值（原值的30%），无维修价值；（三）因技术淘汰（如操作系统、软件不兼容），无法支持公司业务系统运行；（四）因不可抗力（如火灾、水灾）导致设备严重损毁，无法修复。第十九条设备报废流程如下：（一）申请：使用部门填写《设备报废申请表》，说明报废原因，附设备现状描述（如照片、维修记录等）；（二）鉴定：IT部对设备性能、维修成本进行技术鉴定，出具《报废鉴定意见》；（三）审批：行政部审核报废合理性，按权限审批（原值1万元以下由分管副总审批，1万元以上由总经理审批）；（四）处置：-可回收设备（如外壳、配件）：移交行政部统一管理，用于旧机配件替换；-不可回收设备：委托有资质的环保机构进行拆解或销毁，确保电子垃圾规范处理；-涉密设备（存储客户信息、财务数据等）：IT部须通过专业工具彻底清除数据（如硬盘格式化、物理销毁），留存数据清除记录。第二十条设备处置完成后，行政部须在台账中标注“已报废”，并将处置凭证（如回收协议、销毁证明）存档，保存期限不少于5年。第八章监督与考核第二十一条行政部与IT部联合组成设备管理检查组，每季度对各部门设备使用情况进行抽查，检查内容包括：（一）台账记录与实物一致性；（二）设备操作规范执行情况（如软件安装、数据备份）；（三）维护与维修记录完整性；（四）移动设备外出审批及安全管理情况。第二十二条检查结果纳入部门年度绩效考核（占比5%），同时与个人绩效挂钩：（一）对规范使用设备、主动反馈问题、提出优化建议的部门或个人，给予通报表扬，年度评优时优先考虑；（二）对台账记录混乱、违