某跑步俱乐部档案分类管理制度

某跑步俱乐部档案分类管理制度第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）档案管理工作，提升档案资源利用效率，保障会员权益与俱乐部运营数据的完整性、可追溯性，结合国家档案管理相关法规及俱乐部实际业务需求，制定本制度。第二条本制度所称“档案”，是指俱乐部在运营管理、会员服务、赛事活动、对外合作等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，包括但不限于纸质文件、照片、视频、电子文档、数据库记录等。第三条本制度适用于俱乐部总部及各分支机构（含线下活动站、合作训练点）产生的所有档案资料的分类、收集、整理、归档、保管及利用等全流程管理。第四条档案管理遵循“科学分类、集中管理、动态更新、安全保密、服务发展”原则，旨在通过系统化分类实现档案资源的高效检索与价值挖掘，为会员服务优化、赛事活动复盘、品牌形象建设及战略决策提供数据支撑。第二章档案分类标准与目录第五条俱乐部档案按业务属性与内容特征划分为五大类：会员档案、活动与赛事档案、行政与财务档案、设备与物资档案、荣誉与宣传档案。每大类下设置二级、三级细分目录，具体分类如下：第一节会员档案（A类）A1基础信息档案：会员入会登记表（含姓名、性别、年龄、联系方式、紧急联系人等）、身份证/护照复印件、会员等级（普通会员、VIP会员、荣誉会员）证明文件、入会缴费凭证、会员协议（含服务条款、免责声明等）。A2活动参与档案：会员参加俱乐部日常训练、主题跑活动、公益跑等的签到记录、出勤统计、活动反馈表（含满意度评分、建议内容）、活动积分明细（与会员等级晋升、福利兑换挂钩）。A3健康与成绩档案：会员提交的体检报告（含心肺功能、运动风险评估等关键指标）、过往参赛成绩证明（马拉松、越野跑等赛事完赛证书）、俱乐部组织的体能测试记录（如3公里/5公里计时成绩、体脂率等）。A4特殊服务档案：为高阶会员提供的定制训练计划（含教练指导记录）、运动损伤康复跟踪记录（附医疗证明及康复方案）、会员退会/转会手续文件（含退会申请、费用结算单、转会确认函）。第二节活动与赛事档案（B类）B1活动策划档案：年度活动计划表（含主题、时间、地点、参与对象）、单场活动方案（含预算、流程、人员分工、应急预案）、活动审批文件（需经俱乐部管理层或理事会签字确认）。B2活动执行档案：活动通知（含海报、H5链接、短信/邮件记录）、参与人员名单（含会员编号、签到时间）、现场影像资料（照片、视频，需标注时间、地点、关键场景说明）、合作方协议（与场地提供方、赞助商、医疗保障机构等的合同）。B3活动总结档案：活动数据统计表（参与人数、平均配速、互动次数等）、财务结算单（含收入、支出明细）、效果评估报告（含会员满意度、媒体曝光量、社会影响分析）、改进建议清单（经活动负责人签字确认）。B4赛事专项档案：俱乐部作为主办方/协办方的赛事规程、报名系统后台数据（含选手信息、缴费状态）、赛事执行手册（含路线图、补给站设置、安保方案）、赛事成绩册（含完赛名单、名次、净成绩）、赛事总结报告（含亮点、问题、经验沉淀）。第三节行政与财务档案（C类）C1制度与章程档案：俱乐部章程（含宗旨、组织结构、会员权利义务）、各项管理制度（如考勤制度、考核制度、志愿者管理办法）、上级主管部门批复文件（如社团登记证、赛事备案回执）。C2会议与决策档案：理事会/管理层会议记录（含议题、讨论要点、表决结果）、会员代表大会会议材料（含工作报告、财务报告、提案审议记录）、专题研讨会纪要（如训练技术研讨、品牌推广研讨）。C3人事与培训档案：专职工作人员劳动合同、社保缴纳记录、绩效考核表；志愿者登记表（含服务时长、技能特长）、培训课件（如急救知识、赛事组织培训）、培训考核记录（含通过率、优秀学员名单）。C4财务与资产档案：年度预算表、月度/季度财务报表（含收入、支出、现金流）、原始凭证（发票、收据、银行回单）、固定资产登记台账（含设备名称、购置时间、价值、使用部门）、审计报告（含年度审计、专项审计）。第四节设备与物资档案（D类）D1采购与验收档案：器材/物资采购申请单（含名称、数量、用途）、供应商资质文件（营业执照、产品检测报告）、采购合同（含价格、交货期、质量条款）、入库验收单（需经仓库管理员与使用部门负责人签字确认）。D2使用与维护档案：器材领用登记本（含领用人、领用时间、归还时间）、设备维护记录表（含维护日期、故障描述、维修费用、维修方信息）、损耗物资消耗统计表（如运动水壶、号码布、能量胶等消耗频次）。D3报废与处置档案：设备报废申请单（需附技术鉴定报告，说明报废原因）、物资处置审批表（含处置方式：捐赠、变卖、销毁）、处置结果证明（如捐赠接收函、变卖收款凭证、销毁现场照片）。第五节荣誉与宣传档案（E类）E1荣誉资质档案：俱乐部获得的奖项证书（如“年度最佳跑步俱乐部”“优秀社会组织”）、会员个人荣誉证明（如赛事获奖证书、破纪录认证）、行业认证文件（如中国田径协会认证俱乐部、社会体育指导员培训基地资质）。E2媒体与宣传档案：新闻报道资料（含报纸、杂志、网络媒体的文字/视频报道，需标注发表时间、媒体名称、标题链接）、自媒体运营数据（微信公众号、抖音号的推文阅读量、粉丝增长数、互动率）、宣传物料样稿（海报、宣传单页、视频宣传片的终版文件）。E3品牌合作档案：与企业/机构的合作协议（含赞助金额、权益条款、合作期限）、联合推广活动记录（如品牌主题跑的策划方案、执行成果）、合作方评价反馈（含年度合作满意度调查结果）。第三章档案管理流程第六条收集与整理（一）档案形成部门需在业务事项完成后10个工作日内完成档案初步整理，确保资料完整、签字/盖章齐全、电子文件与纸质文件内容一致。（二）电子档案需采用通用格式（如PDF、JPG、MP4、Excel）存储，命名规则为“分类代码-年度-流水号”（例：A1-2024-001），并同步上传至俱乐部档案管理系统（云盘或专用服务器）。（三）纸质档案需按分类目录排序，使用统一档案盒（标注分类代码、年度、保管期限）存放，重要文件（如会员协议、赛事合同）需单独加装保护封套。第七条归档与保管（一）行政部设专职档案管理员，负责每月25日前接收各部门整理完毕的档案，核对无误后登记《档案归档登记表》（含分类代码、数量、移交人、接收人、归档时间）。（二）档案保管期限分为永久、30年、10年、5年四档：-永久保管：俱乐部章程、会员基础信息、重大赛事成绩册、荣誉证书、审计报告；-30年保管：活动总结报告、财务凭证、人事合同、设备采购合同；-10年保管：日常活动参与记录、会议纪要、志愿者服务记录；-5年保管：临时活动通知、一般性物资领用记录、短期合作协议。（三）纸质档案存放于专用档案室（需配备防火、防潮、防虫设施），电子档案实行“本地服务器+云端”双备份，重要数据每季度异地备份一次。第八条查阅与利用（一）俱乐部内部人员查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，在档案管理员监督下现场查阅；复制档案需额外经行政部负责人批准。（二）会员申请查阅本人档案（如活动参与记录、健康数据），需持有效身份证件到俱乐部前台登记，由档案管理员核对信息后提供查阅服务，不得复制他人档案。（三）外部单位（如合作企业、监管部门）查阅档案需出具公函，经俱乐部理事会批准后，在指定时间、地点由档案管理员陪同查阅，禁止拍照、复制敏感信息（如会员联系方式、财务数据）。第九条鉴定与销毁（一）档案管理员每年度末对到期档案进行初步鉴定，提出销毁或继续保管建议，形成《档案鉴定报告》提交行政部审核。（二）需销毁的档案经行政部负责人、财务负责人（涉及财务档案时）签字确认后，采用粉碎（纸质）或彻底格式化（电子）方式处理，销毁过程需2名以上工作人员监督并填写《档案销毁记录表》。第四章责任分工与监督第十条行政部职责（一）统筹制定、修订档案管理制度，监督制度执行；（二）设立专职档案管理员，负责档案接收、整理、保管及日常查询服务；（三）定期组织档案管理培训（每年至少2次），提升各部门档案意识与操作规范。第十一条各部门职责（一）部门负责人为档案管理第一责任人，需指定1名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理与移交；（二）确保档案资料真实、完整，禁止篡改、隐匿或违规销毁档案；（三）配合行政部完成档案检查与评估工作。第十二条监督与考核（一）行政部每季度对各部门档案管理情况进行抽查，重点检查归档及时性、资料完整性、分类准确性，结果纳入部门季度